Preservação Digital de Documentos Corporativos: Como Fazer e Quais os Benefícios?

A preservação e o cuidado com documentos ao longo do tempo são fundamentais para o sucesso e a sustentabilidade de qualquer empresa. Em um cenário empresarial cada vez mais digitalizado, a importância de preservar documentos não se limita à gestão física tradicional, mas se estende à preservação digital de documentos corporativos.

Enquanto muitas empresas se dedicam à organização de arquivos físicos, a transição para a preservação digital é crucial para garantir a acessibilidade contínua, segurança e integridade dos registros empresariais em um ambiente tecnologicamente fluido.

A preservação digital não só aproveita os benefícios tradicionais da gestão documental, como eficiência operacional e conformidade regulatória, mas também oferece vantagens adicionais. Ao digitalizar documentos, as empresas mitigam riscos associados a perdas físicas, como incêndios ou desastres naturais, enquanto melhoram a capacidade de acesso remoto e colaboração entre equipes distribuídas geograficamente.

Essa abordagem facilita o cumprimento de prazos regulatórios e auditorias, fortalecendo a resiliência organizacional ao proteger o conhecimento histórico e a memória corporativa. Isso é crucial em um ambiente competitivo, onde a rapidez e precisão na recuperação de informações podem diferenciar empresas líderes de seus concorrentes.

Portanto, investir na preservação digital de documentos corporativos não é apenas uma medida preventiva inteligente, mas uma estratégia proativa para garantir a sustentabilidade e continuidade dos negócios a longo prazo. Neste artigo, exploraremos como funciona a preservação digital de documentos corporativos, como implementá-la e quais benefícios ela traz para as empresas.

O Que é Preservação Digital de Documentos e Qual Sua Importância?

A preservação digital de documentos refere-se ao conjunto de práticas e estratégias utilizadas para garantir que documentos eletrônicos permaneçam acessíveis, legíveis e autênticos ao longo do tempo.

Essa abordagem vai além da simples digitalização de documentos físicos, pois envolve a implementação de medidas específicas para proteger a integridade dos dados e garantir sua utilização contínua e eficaz.

Enquanto a digitalização transforma documentos em papel em formatos eletrônicos, o processo de preservação digital vai além, concentrando-se em proteger esses documentos ao longo do tempo. Isso inclui armazenamento seguro em sistemas protegidos contra perda de dados e acesso não autorizado, prevenção de perdas por falhas de hardware ou desastres naturais.

A preservação digital também incorpora o gerenciamento de metadados, que são informações adicionais como datas, autores e palavras-chave, facilitando a organização e a recuperação eficiente dos documentos. A indexação é outra prática importante, permitindo a atribuição de termos de busca para facilitar a localização rápida e precisa das informações necessárias.

Além disso, a gestão do ciclo de vida dos documentos garante que eles sejam mantidos conforme necessidade regulatória e operacional, evitando retenção desnecessária e garantindo conformidade com políticas internas e externas.

Basicamente, fazer a preservação digital não apenas protege documentos contra perdas e danos, mas também promove eficiência operacional, conformidade regulatória e sustentabilidade ambiental ao reduzir o uso de papel. É um componente crucial da estratégia de gestão de informações de qualquer empresa moderna, assegurando que seu patrimônio informacional seja protegido e acessível a longo prazo.

Como fazer a Preservação Digital dos Documentos da sua empresa?

Realizar a preservação digital de documentos envolve uma série de passos fundamentais para garantir que as informações sejam protegidas, acessíveis e íntegras ao longo do tempo. Aqui estão os principais passos para implementar eficazmente a preservação digital, considerando também as diretrizes estabelecidas pelo Decreto nº 10.278, publicado em 2020, que regulamenta a digitalização de documentos no Brasil:

1. Avaliação e Planejamento: Antes de tudo, é essencial realizar uma avaliação detalhada do estado atual dos documentos da organização. Isso inclui identificar quais documentos são críticos, sua relevância operacional e legal, e como estão atualmente armazenados e protegidos. O planejamento adequado envolve definir objetivos claros para a preservação dos documentos, como melhorar a acessibilidade, reduzir custos operacionais ou garantir conformidade regulatória.

2. Escolha de um Sistema de Gestão de Documentos: A escolha de um sistema de gestão de documentos é crucial para a preservação digital. Um bom sistema de gestão documental deve oferecer armazenamento seguro, conformidade regulatória e funcionalidades de recuperação. Além disso, é importante que ele assegure o gerenciamento de metadados, indexação e pesquisa avançadas, automação de fluxos de trabalho e acessibilidade remota. Esses recursos garantem que os documentos sejam protegidos, organizados e facilmente acessíveis, atendendo às necessidades da organização a longo prazo.

3. Digitalização de Documentos Físicos: Para documentos físicos existentes, o próximo passo é digitalizá-los conforme os padrões estabelecidos pelo Decreto nº 10.278. Isso envolve utilizar scanners de alta qualidade para capturar imagens claras e legíveis dos documentos. É importante escolher formatos de arquivo adequados para preservação a longo prazo, que garantem a integridade dos dados ao longo do tempo. Durante a digitalização, metadados devem ser atribuídos aos documentos para facilitar a indexação e recuperação futuras, incluindo informações como data de criação, autor e palavras-chave relevantes.

4. Armazenamento Seguro: Após a digitalização, os documentos digitais devem ser armazenados de maneira segura conforme planejado no sistema de gestão de documentos escolhido, em conformidade com o Decreto. Isso pode envolver o armazenamento em servidores locais protegidos por firewalls, antivírus e políticas de acesso restrito, ou em plataformas de armazenamento em nuvem que ofereçam segurança avançada.

5. Monitoramento e Manutenção Contínuos: Por fim, a execução bem-sucedida da preservação digital requer monitoramento contínuo e manutenção dos documentos digitais ao longo do tempo. Isso inclui verificar regularmente a integridade dos arquivos digitais, realizar auditorias de segurança, atualizar sistemas conforme necessário e revisar políticas de retenção de documentos para garantir conformidade contínua com regulamentações e melhores práticas do setor.

Realizar a preservação digital dos documentos não é apenas uma questão de adotar tecnologias modernas, mas também de estabelecer processos e políticas que garantam a segurança e a acessibilidade dos documentos críticos da organização, preparando-se para os desafios futuros e promovendo a eficiência operacional e a conformidade regulatória.

Benefícios da Preservação Digital de Documentos

A preservação de documentos oferece uma série de benefícios significativos para organizações e instituições que buscam melhorar a gestão de documentos e dados. Aqui estão alguns dos principais benefícios:

Acessibilidade a Longo Prazo: Documentos digitalizados e adequadamente preservados estão disponíveis de forma contínua e acessível ao longo do tempo, independentemente das mudanças tecnológicas ou físicas.

Redução de Espaço e Custos: Elimina a necessidade de espaço físico extenso para armazenamento de documentos em papel, reduzindo custos associados a manutenção de arquivos físicos.

Segurança e Integridade dos Documentos: Protege os documentos contra perda, danos físicos e acesso não autorizado.

Eficiência Operacional: Facilita a recuperação rápida e eficiente de documentos, reduzindo o tempo gasto na busca física de arquivos e melhorando a produtividade dos funcionários.

Conformidade Regulatória: Ajuda as organizações a cumprir regulamentos e requisitos legais relacionados à preservação e retenção de documentos, evitando penalidades e problemas legais.

Sustentabilidade Ambiental: Reduz o consumo de papel e recursos naturais associados à produção e armazenamento de documentos físicos, promovendo práticas sustentáveis.

Facilidade de Colaboração e Compartilhamento: Permite o compartilhamento rápido e seguro de documentos entre equipes e departamentos, facilitando a colaboração e a tomada de decisões baseadas em informações atualizadas.

Investir em soluções que promovam a preservação digital dos documentos não só prepara as organizações para o futuro digital, mas também as capacita a responder de forma ágil e eficaz às demandas do mercado e às exigências regulatórias em constante evolução.

Transformação e Preservação Digital de Documentos Com o Sistema Gerenciar

Compreender a importância da preservação digital de documentos de maneira eficiente e garantir uma gestão eficaz é fundamental para o sucesso das empresas modernas. Para alcançar esses objetivos, é essencial contar com as ferramentas certas. Por isso, o Grupo Gerenciar desenvolveu o Sistema Gerenciar, uma solução 100% web de gestão de documentos e processos, oferecendo funcionalidades completas para atender às mais exigentes necessidades de gestão documental.

O Sistema Gerenciar é a melhor opção para garantir a preservação digital de documentos nas empresas devido às suas funcionalidades robustas e integradas. Projetado para atender às normas e regulamentos aplicáveis, incluindo o Decreto nº 10.278, que regula a digitalização de documentos no Brasil, o sistema assegura que os documentos sejam mantidos em conformidade. Isso proporciona tranquilidade às empresas em termos de auditorias e inspeções.

Além disso, o Sistema Gerenciar facilita a organização, busca e recuperação de documentos através de seu gerenciamento de informações altamente eficaz. Com indexação avançada e capacidades de pesquisa robustas, os usuários podem localizar rapidamente os documentos necessários, economizando tempo e aumentando a eficiência operacional.

O Sistema Gerenciar também possui uma ferramenta workflow para fluxos de trabalho digital, melhorando a eficiência dos processos documentais. Através da automação, tarefas como aprovação de documentos, revisões e arquivamento são realizadas de maneira mais rápida e com menos intervenção manual, aumentando a produtividade e reduzindo a possibilidade de erros.

Inclusive, o Sistema Gerenciar conta com uma ferramenta de assinatura digital e eletrônica, permitindo enviar e coletar assinaturas de maneira rápida e digital. Isso garante a autenticidade e a integridade dos documentos eletrônicos, proporcionando segurança jurídica e validade probatória, essenciais para processos empresariais e transações eletrônicas.

Essas e outras funcionalidades permitem que empresas e organizações garantam a gestão e preservação digital de documentos com eficiência e segurança. Não perca mais tempo. Entre em contato conosco agora mesmo e descubra como o Sistema Gerenciar pode transformar a gestão documental de sua empresa.