6 Sinais de Que Sua Empresa Precisa de Um Sistema GED

No ambiente empresarial moderno, a gestão eficiente de documentos é fundamental para o sucesso e a sustentabilidade dos negócios. Com a crescente digitalização e a demanda por maior agilidade e segurança, um Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) surge como uma solução indispensável.

Empresas de todos os tamanhos enfrentam desafios relacionados à gestão de documentos. Desde a dificuldade em localizar rapidamente um arquivo específico até a luta para manter a conformidade com as regulamentações de proteção de dados, a falta de um sistema estruturado pode resultar em perda de tempo, aumento de custos e riscos significativos para a segurança da informação.

A implementação de um GED pode reduzir esses problemas, permitindo que as empresas se concentrem em suas atividades principais, ao invés de se preocupar com a gestão de documentos.

Neste artigo, abordaremos os principais sinais que indicam que sua empresa precisa de um GED. Identificar esses sinais pode ser o primeiro passo para uma transformação digital que trará benefícios perceptíveis, como aumento da produtividade, redução de custos, maior segurança e conformidade regulatória. Se sua empresa enfrenta desafios na gestão de documentos, continue lendo para descobrir como um GED pode ser a solução ideal para você.

O que é um Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)?

Um Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é um software que automatiza a captura, armazenamento, gerenciamento e rastreamento de documentos. Ele transforma a maneira como os documentos são geridos, oferecendo uma plataforma centralizada para armazenar, organizar, controlar e acessar documentos eletrônicos.

Com funcionalidades como indexação, pesquisa avançada e acesso em tempo real, um GED converte documentos desorganizados em um recurso valioso e gerenciável.

Na era digital, as empresas precisam ser ágeis e adaptáveis para competir e crescer. A capacidade de acessar informações rapidamente, garantir a segurança dos dados e manter a conformidade com as regulamentações são fatores críticos para o sucesso. Um GED oferece essas vantagens e muito mais:

• Aumento da Produtividade: Reduz o tempo gasto na busca de documentos, permitindo que os funcionários se concentrem em tarefas mais estratégicas.
• Redução de Custos: Diminui os custos de armazenamento físico e impressão, além de reduzir a necessidade de espaço para arquivos.
• Segurança e Conformidade: Protege documentos sensíveis com controles de acesso e criptografia, além de ajudar a manter a conformidade com normas e regulamentos.
• Facilidade de Acesso: Permite o acesso remoto a documentos, suportando o trabalho remoto e a mobilidade.

Ao reconhecer os sinais de que sua empresa precisa de um GED, as empresas podem tomar medidas proativas para implementar uma solução que não apenas resolve problemas atuais, mas também prepara o caminho para um futuro mais eficiente e seguro.

Sinais de que sua empresa precisa de um Sistema GED

1. Dificuldade em Localizar Documentos e Riscos de Extravios

Imagine perder horas procurando um contrato específico ou uma fatura entre pilhas de papéis ou arquivos desorganizados no computador. Essa situação é um dos sinais de que sua empresa precisa de um GED. A perda de tempo não apenas diminui a produtividade, mas também pode atrasar processos críticos e gerar prejuízos. Quando os funcionários gastam tempo procurando documentos, outras tarefas importantes ficam em espera, afetando o fluxo de trabalho e a capacidade de cumprir prazos.

Além disso, a perda de documentos críticos pode ter consequências graves para uma empresa, como a perda de contratos importantes, dados de clientes ou informações financeiras. Documentos em papel são particularmente vulneráveis a danos físicos e extravio, resultando em interrupções nos negócios, problemas legais e financeiros, e danos à reputação da empresa.

Um GED permite que você encontre qualquer documento em segundos, utilizando recursos de busca avançada por palavras-chave, datas ou outros critérios. Com essa tecnologia, a localização de documentos se torna rápida e precisa, eliminando a frustração e aumentando a eficiência.

A busca rápida por documentos também melhora a satisfação do cliente, pois as respostas e serviços são fornecidos de forma mais ágil. Com backups regulares e medidas de segurança robustas, um GED assegura que os documentos críticos estejam sempre protegidos e disponíveis quando necessário, reduzindo significativamente os riscos associados à perda de informações importantes.

2. Armazenamento Físico Excessivo

À medida que a empresa cresce, o volume de documentos também aumenta, sobrecarregando métodos tradicionais de gestão. Isso pode levar a atrasos, erros e dificuldades na organização de informações. O crescimento exponencial de documentos pode dificultar a manutenção da ordem e a eficiência nos processos de gestão de documentos.

Armários cheios de documentos em papel ocupam espaço valioso que poderia ser melhor utilizado. Além disso, o armazenamento físico envolve custos contínuos de manutenção e risco de danos por incêndios, inundações ou deterioração ao longo do tempo. Esse espaço poderia ser reaproveitado para funções que agreguem mais valor ao negócio, como áreas de trabalho colaborativo ou expansão de departamentos.

Com um GED, todos os documentos são digitalizados e armazenados eletronicamente, liberando espaço físico e eliminando os custos associados ao armazenamento de papel. A digitalização permite um acesso mais rápido e seguro aos documentos, além de reduzir os riscos de danos físicos. A economia gerada pela redução do espaço de armazenamento e dos custos de manutenção pode ser significativa, contribuindo para a melhoria dos resultados financeiros da empresa.

Além disso, as atuais regulamentações, como o Decreto nº 10.278/2020, estabelecem os critérios e procedimentos para a digitalização de documentos públicos e privados, equiparando legalmente documentos digitalizados aos originais em papel. Esse decreto assegura que documentos digitalizados têm a mesma validade jurídica dos documentos físicos, desde que a digitalização siga os padrões técnicos definidos pela legislação. Dessa forma, as empresas podem confiar na digitalização e gerenciamento de documentos não apenas como uma medida de eficiência e economia, mas também como uma prática segura e juridicamente válida.

3. Problemas de Segurança e Conformidade

A segurança da informação é uma prioridade para qualquer empresa. Documentos desprotegidos podem ser facilmente acessados por pessoas não autorizadas, aumentando o risco de fraudes e vazamentos de informações sensíveis. Além disso, garantir conformidade com regulações como a LGPD é um desafio constante. A não conformidade pode resultar em multas severas e danos à reputação da empresa.

Um GED oferece mecanismos robustos de segurança, como controle de acesso, criptografia e auditoria, garantindo que apenas pessoas autorizadas possam acessar documentos sensíveis e que a empresa esteja em conformidade com as normas vigentes. Além disso, um GED pode registrar todas as atividades relacionadas aos documentos, criando uma trilha de auditoria detalhada que pode ser essencial para verificações de conformidade e auditorias internas.

4. Colaboração Ineficiente

Colaborar com documentos pode ser um desafio quando cada membro da equipe trabalha em uma cópia diferente ou quando os arquivos são trocados por e-mail. Isso não apenas é ineficiente, mas também aumenta o risco de erros e perda de informações. A falta de um sistema centralizado pode levar a duplicação de esforços e dificuldades em sincronizar as contribuições de diferentes membros da equipe.

Um GED centraliza o acesso aos documentos, permitindo o acesso simultâneo e o compartilhamento em tempo real, facilitando a colaboração e melhorando a eficiência da equipe. Com uma plataforma centralizada, todos os colaboradores podem trabalhar juntos de maneira mais coesa, o que melhora a produtividade e a qualidade do trabalho colaborativo.

5. Dificuldades em Acessar Documentos Remotamente

Com o aumento do trabalho remoto e equipes distribuídas, a capacidade de acessar documentos de qualquer lugar se tornou fundamental. Métodos tradicionais de armazenamento, como servidores locais, não oferecem a flexibilidade necessária para o acesso remoto seguro. A falta de acesso remoto pode limitar a capacidade de resposta e a produtividade dos funcionários que trabalham fora do escritório.

Um GED baseado em nuvem permite que os funcionários acessem documentos de qualquer lugar e a qualquer momento, com segurança e facilidade, suportando o trabalho remoto e a mobilidade. Essa flexibilidade permite que os colaboradores continuem produtivos, independentemente de sua localização, e facilita a colaboração entre equipes distribuídas, promovendo um ambiente de trabalho mais dinâmico e ágil.

6. Desorganização e Inconsistência na Gestão de Documentos

A falta de um sistema padronizado para a gestão de documentos pode levar à desorganização e inconsistências, dificultando o acesso e a utilização de informações importantes. Sem uma estrutura clara, documentos podem ser salvos em locais errados, nomeados de forma inconsistente ou até mesmo duplicados. Isso não só complica a localização dos documentos, mas também pode causar confusão e erros operacionais.

Um Sistema GED organiza todos os documentos de maneira lógica e estruturada, aplicando regras de nomenclatura e armazenamento consistentes, facilitando a gestão e a localização de documentos. A padronização dos processos de gerenciamento de documentos melhora a eficiência, reduz o risco de erros e garante que todos os colaboradores saibam exatamente onde encontrar e como manusear os documentos necessários.

Elimine os Sinais de Alerta com o Sistema Gerenciar

Reconhecer os sinais de que sua empresa precisa de um GED é o primeiro passo para melhorar a eficiência, segurança e produtividade na gestão de documentos.

Se você identificou um ou mais desses sinais em sua empresa, não espere mais para agir. Investir em um GED pode transformar a maneira como você gerencia seus documentos, proporcionando benefícios duradouros.

Pensando em levar sua operação para o próximo nível o Grupo Gerenciar criou o Sistema Gerenciar, a ferramenta ideal para enfrentar esses desafios. Com um conjunto robusto de funcionalidades, o Sistema Gerenciar é projetado para simplificar e otimizar a gestão documental, oferecendo soluções práticas para cada um dos sinais de alerta que você possa estar enfrentando.

• Busca Avançada e Indexação: Localize qualquer documento em segundos usando palavras-chave, datas e outros critérios, eliminando a frustração e economizando tempo valioso.
• Digitalização de Documentos e Armazenamento Seguro: Converta documentos físicos em digitais e armazene-os de forma segura, liberando espaço físico e reduzindo riscos de danos.
• Workflow Digital: Automatize e otimize seus processos internos com fluxos de trabalho digitais, garantindo que os documentos sejam revisados, aprovados e processados de forma eficiente e coordenada. Isso não apenas melhora a eficiência operacional, mas também reduz o tempo de ciclo de processos e elimina etapas manuais que podem levar a erros.
• Assinatura Digital e Eletrônica – GSign: Adicione uma camada extra de segurança e autenticidade com assinaturas digitais e eletrônicas do Sistema Gerenciar. Essas assinaturas não apenas validam a identidade dos signatários, mas também garantem a integridade do documento, tornando-o juridicamente vinculativo. Com isso, você pode realizar transações e formalizar acordos com confiança, sem a necessidade de documentos em papel.
• Segurança da Informação: Proteja seus documentos com sistemas avançados de segurança que incluem controle de acesso por usuários, criptografia de dados e auditoria de atividades. O Sistema Gerenciar assegura que apenas pessoas autorizadas possam acessar informações sensíveis, minimizando riscos de fraudes e vazamentos.
• Integração com Outros Sistemas: o Sistema Gerenciar possibilita a capacidade de se integrar com outros sistemas operacionais* da empresa, como ERP, CRM e sistemas financeiros. Essa integração garante que os documentos sejam sincronizados automaticamente com outras plataformas, facilitando o fluxo de informações e melhorando a consistência dos dados.

O Sistema Gerenciar não apenas resolve os problemas de gestão de documentos, mas também promove uma abordagem mais eficiente, segura e econômica. Ao adotar o Sistema Gerenciar, sua empresa poderá melhorar a produtividade, reduzir custos e assegurar a conformidade com regulamentações vigentes, como LGPD e o Decreto nº 10.278/2020. Assim, você não apenas elimina os sinais de alerta, mas também prepara sua organização para um futuro mais organizado e bem-sucedido.

Não perca mais tempo, transforme a maneira como sua empresa lida com documentos e aproveite ao máximo as oportunidades que um sistema GED eficaz pode oferecer. Com o Sistema Gerenciar, a gestão de documentos nunca foi tão simples e eficaz. Entre em contato conosco agora mesmo e saiba mais.