Migração para GED: Como Planejar e Executar a Migração dos Seus Documentos

A transformação digital deixou de ser uma orientação para se tornar uma prioridade estratégica essencial para empresas que buscam não apenas sobreviver, mas prosperar em um mercado altamente competitivo. Em um cenário onde a agilidade, a eficiência e a conformidade regulatória são fatores determinantes para o sucesso, a migração para um Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) surge como um dos passos mais críticos na jornada de digitalização dos negócios.

Ao adotar um sistema GED, sua empresa ganha a capacidade de centralizar, organizar e gerenciar documentos de maneira eficiente, segura e acessível. Mais do que uma ferramenta de armazenamento, o GED transforma a maneira como informações são tratadas, eliminando gargalos, reduzindo custos e promovendo a sustentabilidade corporativa ao minimizar o uso de papel.

Se você está considerando migrar seus documentos físicos e digitais para um sistema GED, este artigo detalhado vai ajudá-lo a planejar e executar essa transição com sucesso. Acompanhe nossas orientações para planejar cada etapa, evitar riscos e garantir uma transição bem-sucedida que traga resultados tangíveis para sua empresa.

Por que migrar para um Sistema GED?

A gestão manual de documentos tem se tornado cada vez mais insustentável no ambiente corporativo moderno, especialmente em empresas que lidam com um grande volume de dados. Ela não só consome tempo e recursos valiosos, como também é altamente suscetível a erros humanos, perdas de informação e dificuldades no acesso a documentos importantes.

A migração para um Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) elimina essas ineficiências, oferecendo uma solução poderosa que transforma a maneira como as organizações lidam com informações. Entre os principais benefícios de adotar um sistema GED estão:

Acessibilidade Avançada

Com um sistema GED, localizar documentos torna-se uma tarefa simples e rápida.

• Busca inteligente: Use palavras-chave, datas ou categorias para encontrar arquivos em segundos.
• Acesso remoto: Permite que documentos sejam acessados de qualquer lugar e a qualquer momento, facilitando o trabalho remoto e híbrido.
• Centralização de dados: Elimine silos de informações ao reunir todos os documentos em uma única plataforma.

Segurança Robusta

A proteção de informações é uma prioridade para qualquer empresa, e o GED oferece:

• Controle de acesso: Restrinja o acesso a documentos confidenciais, garantindo que apenas pessoas autorizadas tenham permissão.
• Criptografia: Protege os dados contra ataques cibernéticos e acessos indevidos.
• Backups automáticos: Reduza os riscos de perda de dados por falhas técnicas ou desastres.

Automação de Processos

A automação oferecida pelo GED elimina tarefas repetitivas e otimizam fluxos de trabalho:

• Fluxos de aprovação: Configure workflows digitais que notificam automaticamente os responsáveis por revisões ou aprovações.
• Economia de tempo: Reduza drasticamente o tempo gasto com atividades manuais, como busca, arquivamento e revisão de documentos.

Conformidade Regulamentar

• O cumprimento de leis e regulamentações, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), é indispensável atualmente. O GED ajuda a:
• Rastrear acessos: Garanta registros detalhados de quem acessou ou alterou documentos.
• Manter a integridade de dados: Implemente controles que protejam informações sensíveis contra alterações indevidas.

Sustentabilidade Corporativa

Em um mundo cada vez mais preocupado com práticas ambientais, o GED contribui diretamente para a sustentabilidade:

• Redução do uso de papel: Digitalize processos, diminuindo a dependência de documentos físicos.
• Economia de espaço físico: Substitua grandes arquivos de papel por armazenamento digital.
• Eficiência energética: Use a tecnologia em nuvem para minimizar o impacto ambiental de servidores locais.

Passo a Passo para Planejar e Executar a Migração dos seus documentos para o Sistema GED

1. Faça um Diagnóstico Inicial

Antes de começar, avalie sua situação atual. Identifique:

• O volume de documentos físicos e digitais que serão migrados.
• Tipos de documentos (contratos, relatórios, prontuários etc.).
• Necessidades específicas, como compliance ou integração com outros sistemas.
• Gargalos atuais na gestão documental.

Essa análise ajudará a entender o escopo do projeto e definir as prioridades.

2. Crie um Plano de Migração

Um plano detalhado é essencial para evitar falhas durante a transição. Ele deve incluir:

• Cronograma: Defina etapas e prazos.
• Orçamento: Identifique os custos da digitalização, implementação do GED e treinamentos.
• Equipe responsável: Monte um time dedicado, incluindo especialistas em TI, gestores e colaboradores-chave.

3. Digitalize Documentos Físicos

A digitalização é um dos passos mais críticos na migração para um sistema GED. Transformar documentos físicos em arquivos digitais não só facilita o acesso, mas também organiza as informações de maneira estruturada, garantindo eficiência e conformidade legal.

Dicas práticas para digitalização eficiente:

• Classifique os documentos por tipo e categoria antes de digitalizar.
• Use OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) para tornar os documentos pesquisáveis.
• Garanta a Qualidade da Digitalização utilizando scanners de alta qualidade e configurando padrões consistentes de resolução.
• Siga as diretrizes do Decreto nº 10.278/2020: utilize formatos como PDF/A, siga a resolução mínima definida e garanta autenticidade e integridade.

Ao adotar essas práticas, sua empresa estará em conformidade com a lei e otimizará a organização documental no sistema GED.

4. Estruture Metadados

Os metadados são as informações que ajudam a classificar e localizar documentos no sistema GED, como data, tipo de documento e palavras-chave. Durante a migração:

• Padronize os campos de metadados.
• Assegure que todas as informações necessárias sejam registradas para facilitar buscas futuras.

5. Implemente o Sistema GED

Escolha uma solução GED que atenda às necessidades específicas da sua empresa. Certifique-se de que o sistema ofereça:

• Interface amigável: Para facilitar a adaptação da equipe.
• Recursos de segurança: Como controle de acesso e backups automáticos.
• Integração com outros sistemas: ERP, CRM ou ferramentas de BI, por exemplo.
• Suporte técnico: Para garantir assistência durante e após a implementação.

6. Treine sua Equipe

Uma migração bem-sucedida depende do engajamento dos colaboradores. Realize treinamentos para:

• Ensinar o uso do sistema GED.
• Explicar novos fluxos de trabalho.
• Ressaltar os benefícios do GED para a rotina diária.

A resistência à mudança pode ser minimizada quando a equipe entende os ganhos em produtividade e organização.

7. Realize Testes e Validações

Antes de concluir a migração, realize testes para garantir que:

• Os documentos foram transferidos corretamente.
• O sistema GED está funcionando conforme esperado.
• Os metadados e as buscas estão otimizados.

8. Monitore e Melhore Continuamente

Após a migração, continue monitorando o desempenho do sistema GED e o uso pelos colaboradores. Ajustes podem ser necessários para otimizar fluxos ou incluir novos recursos.

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