5 Passos para Encontrar Documentos da sua Empresa Rapidamente

Você já precisou de um documento urgente e perdeu um tempo precioso tentando encontrar documentos rapidamente no meio de pastas confusas, arquivos duplicados ou papéis esquecidos? Talvez um contrato assinado com um cliente, uma nota fiscal para conferência, ou até um relatório financeiro essencial para uma reunião. Essa situação acontece todos os dias em empresas que lidam com um grande volume de arquivos, tanto físicos quanto digitais.

O problema se agrava quando os documentos estão desorganizados, espalhados em diversos dispositivos, armazenados em pastas sem padrão, ou ainda em formato físico dentro de gavetas e arquivos. Isso não só dificulta a busca, mas também aumenta os riscos de erros, perda de informações e baixa produtividade.

Já passou por uma dessas situações?

• Precisou de um documento e não sabia onde ele estava salvo?• Encontrou várias versões do mesmo arquivo e ficou confuso sobre qual era a mais recente?

• Gastou muito tempo procurando e teve que pedir ajuda a colegas ou ao setor responsável?

• Perdeu um prazo porque o documento não foi localizado a tempo?

Se você se identificou com algum desses problemas, saiba que você não está sozinho. Empresas de todos os tamanhos enfrentam dificuldades na organização, armazenamento e busca de documentos, mas a boa notícia é que existem formas eficazes de resolver isso.

Neste artigo, você aprenderá como encontrar documentos rapidamente em 5 passos essenciais para estruturar melhor seus documentos, digitalizar de forma inteligente, otimizar a busca e garantir que qualquer arquivo possa ser encontrado em segundos. Confira!

Passo 1: Organize seus documentos com um padrão eficiente

Antes de qualquer automação, a base da gestão documental está na forma como os arquivos são organizados. Sem uma estrutura bem definida, encontrar documentos rapidamente será sempre um desafio, resultando em perda de tempo e retrabalho.

Se os arquivos da sua empresa estão espalhados em dispositivos pessoais, e-mails, pastas desordenadas ou servidores sem padronização, encontrar um documento específico pode se tornar uma missão impossível. Para evitar esse problema, é fundamental seguir um método claro e estruturado para armazenar seus documentos.

Ter uma hierarquia bem definida facilita a navegação e reduz o tempo gasto procurando arquivos. Veja algumas boas práticas para estruturar as pastas da sua empresa:

Separe os documentos por setor ou área:

Crie categorias principais para os documentos da empresa, organizando-os de forma lógica. Alguns exemplos comuns:

• Financeiro: Notas Fiscais, Faturas, Relatórios de Despesas
• Jurídico: Contratos, Acordos, Políticas Internas
• RH (Recursos Humanos): Fichas de Funcionários, Folha de Pagamento, Treinamentos
• Comercial: Propostas, Pedidos, Orçamentos

Dica: Se sua empresa tem diferentes unidades ou filiais, adicione essa informação na hierarquia.

Utilize subtipos para detalhamento:

Depois de definir os tipos principais, use subtipos organizados para segmentar os documentos dentro de cada área. Esse nível de organização permite que qualquer pessoa encontre um documento rapidamente, sem precisar vasculhar dezenas de pastas ou perguntar a um colega.

Boas práticas para nomeação de arquivos:

Mesmo com uma estrutura organizada de pastas, um arquivo mal nomeado pode dificultar a busca. Para evitar confusão, é essencial ter um padrão claro de nomenclatura.

• Evite nomes genéricos que não fornecem nenhuma informação útil sobre o conteúdo do documento e podem gerar duplicidade de arquivos.
• Adote um padrão descritivo e padronizado contendo informações como ano, tipo de documento, cliente/fornecedor e versão. Isso mantém os arquivos ordenados cronologicamente, facilitando a busca.

Erros comuns na organização de documentos (e como evitá-los!):

• Acúmulo de arquivos duplicados: Mantenha apenas uma versão oficial de cada documento.
• Misturar arquivos pessoais com documentos da empresa: Use separação clara entre trabalho e uso pessoal.
• Armazenamento em múltiplos locais: Defina um único repositório central para todos os documentos da empresa.
• Falta de regras para nomeação e estruturação: Crie um manual interno e aplique essa padronização para todos os colaboradores.

Com essa estrutura bem definida, será muito mais fácil utilizar ferramentas tecnológicas para otimizar a busca, indexação e segurança dos documentos. Isso cria uma base sólida para encontrar documentos rapidamente com eficiência e precisão.

Passo 2: Digitalize e Converta Documentos Físicos

Se sua empresa ainda lida com documentos físicos, a digitalização é um passo essencial para reduzir espaço, evitar perdas e facilitar o acesso às informações. Porém, para que esses documentos sejam realmente úteis no dia a dia, é importante garantir que possam ser localizados rapidamente.

Digitalização com Validade Legal

O Decreto nº 10.278/2020 define que documentos digitalizados podem ter o mesmo valor legal dos originais físicos, desde que sigam alguns critérios:

• Resolução mínima de 200DPI para garantir qualidade.
• Formato PDF/A ou outro adequado para arquivamento.
• Certificação Digital ICP-Brasil, quando necessário, para assegurar autenticidade.

Além disso, quanto mais organizado e acessível for o arquivo digitalizado, melhor será sua usabilidade na empresa. Uma forma de otimizar a digitalização é o uso do OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres). Essa tecnologia transforma o conteúdo dos documentos escaneados em texto pesquisável, tornando a busca muito mais rápida e eficiente.

• Sem OCR, é possível encontrar um documento pelo nome do arquivo ou pela pasta/tipo documental onde ele está salvo.
• Com OCR, basta digitar uma palavra-chave e localizar exatamente o conteúdo desejado dentro dos documentos.

Embora não seja obrigatório, o OCR pode economizar tempo e facilitar a recuperação de informações importantes dentro de contratos, notas fiscais, relatórios e outros arquivos.

A digitalização bem feita melhora o acesso, a segurança e a usabilidade dos documentos da empresa. Com o auxílio de ferramentas como o OCR, a busca por informações pode se tornar ainda mais eficiente. Essa é uma etapa crucial para empresas que buscam encontrar documentos rapidamente, mesmo em arquivos digitalizados.

Agora que seus arquivos estão digitalizados e organizados, o próximo passo é centralizá-los em um sistema seguro e inteligente. Vamos ao próximo passo.

Passo 3: Centralize os Documentos em um Software Especializado

Ter arquivos organizados e digitalizados já é um grande avanço, mas o verdadeiro diferencial está na forma como esses documentos são armazenados e acessados. Muitas empresas ainda dependem de pastas em servidores locais, e-mails ou drives compartilhados, o que pode levar a problemas como:

• Dificuldade na busca: É preciso abrir várias pastas até encontrar o documento certo.
• Risco de perda de dados: Um erro humano ou falha no servidor pode resultar na exclusão de arquivos importantes.
• Problemas de segurança:  Documentos confidenciais podem ser acessados por pessoas não autorizadas.

A solução ideal é centralizar todos os documentos em um software especializado, garantindo organização, segurança e acesso rápido às informações.

Por que um software de gestão documental faz a diferença?

Um software de gestão documental é uma ferramenta digital projetada para ajudar empresas a organizar, armazenar, buscar e compartilhar documentos de forma eficiente e segura. Ele permite centralizar todos os arquivos digitais e físicos em um único sistema, facilitando o acesso, controle e a colaboração entre equipes.

Adotar uma plataforma especializada muda completamente a forma como sua empresa lida com documentos. Com um sistema inteligente de gestão eletrônica de documentos, é possível encontrar qualquer arquivo em segundos, utilizando palavras-chave, filtros ou metadados, sem precisar abrir pasta por pasta. Além disso, é possível controlar quem acessa ou edita cada documento, aumentando a segurança e garantindo conformidade com políticas internas e legislações como a LGPD.

Outro grande diferencial está na mobilidade: os documentos podem ser acessados de qualquer lugar, a qualquer momento, sem depender de servidores físicos. E para tornar tudo ainda mais eficiente, o sistema oferece recursos que facilitam a organização e a indexação dos arquivos, com o apoio de boas práticas, padronização e envolvimento da equipe, o processo se torna muito mais ágil e estruturado.

Imagine ter acesso instantâneo a qualquer documento da sua empresa, com apenas alguns cliques de forma segura, organizada e sem perder tempo em buscas demoradas. Isso é exatamente o que um bom software de gestão documental oferece a quem deseja como encontrar documentos rapidamente.

Agora que você entende a importância de uma plataforma para gestão de documentos, no próximo passo vamos explorar como configurar e utilizar a busca avançada para encontrar qualquer arquivo em segundos.

Passo 4: Como usar a busca avançada para encontrar documentos rapidamente

Atualmente, muitos sistemas de gerenciamento de documentos contam com recursos de busca avançada, que permitem localizar arquivos de forma muito mais rápida e precisa. Esses sistemas vão além da simples pesquisa por palavras-chave e oferecem filtros inteligentes, como data, autor, tipo de documento, tags e até metadados.

Saber usar esses recursos pode fazer toda a diferença no dia a dia, especialmente em ambientes com grande volume de documentos. Eles são um dos principais aliados para quem quer encontrar documentos rapidamente de maneira prática e eficiente.

Pesquisa Simples vs. Pesquisa Avançada

• Pesquisa Simples: Digite um termo e o sistema retorna os arquivos correspondentes.
• Pesquisa Avançada: Permite refinar a busca por critérios específicos, como data de criação, autor, categoria e outros metadados.

Dicas para otimizar suas buscas

✓ Utilize filtros para segmentar resultados e encontrar documentos mais rapidamente.

✓ Aproveite os metadados: sistemas modernos indexam informações como autor, data de criação e categoria.

✓ Nomeie arquivos de forma estratégica para facilitar sua localização futura.

Se sua empresa lida com um grande volume de arquivos, investir em um software com esse tipo de recurso pode representar uma economia significativa de tempo e esforço.

Passo 5: Mantenha uma rotina de limpeza e atualização dos documentos

Para que a busca inteligente funcione de maneira eficiente, é fundamental que o banco de documentos esteja sempre organizado e atualizado. Um dos erros mais comuns nas empresas é o acúmulo de arquivos desnecessários, o que dificulta a localização de documentos importantes e compromete a performance do sistema.

Para evitar esse problema, é essencial adotar boas práticas de manutenção documental. Isso inclui definir políticas claras de retenção, estabelecendo prazos para arquivamento ou exclusão de documentos antigos. Também é recomendável realizar auditorias periódicas para revisar e eliminar arquivos obsoletos ou duplicados, garantindo que apenas o que realmente importa permaneça ativo no sistema. Outro ponto de atenção é evitar múltiplas versões do mesmo documento salvas em locais diferentes, o que pode gerar confusão e retrabalho.

Algumas plataformas de gestão documental oferecem recursos que auxiliam nesse processo, como o arquivamento automático de documentos inativos e ferramentas de controle de versões. Essas funcionalidades ajudam a manter a base de dados sempre otimizada, melhorando a experiência de busca e contribuindo para uma gestão mais eficiente.

A solução definitiva para encontrar documentos rapidamente

Agora que você já aprendeu como encontrar documentos rapidamente, sua empresa está pronta para transformar a forma como gerencia arquivos, reduzindo buscas manuais, ganhando agilidade e garantindo mais segurança. Esses cinco passos são fundamentais para melhorar a organização e o acesso à informação, mas para realmente otimizar esse processo, é essencial contar com uma solução que vá além da simples digitalização.

O Sistema Gerenciar é um software completo de gestão documental, desenvolvido para empresas que buscam eficiência, automação e controle. Ele permite digitalizar documentos físicos, tornando-os acessíveis em segundos. Além disso, oferece recursos de workflow digital, que automatizam processos de aprovação e reduzem a dependência de papéis no dia a dia. Com funcionalidades de assinatura digital e eletrônica, inclusive com assinatura em lote, o sistema acelera a formalização de contratos e documentos internos com validade jurídica.

A poderosa busca avançada do Sistema Gerenciar garante que qualquer arquivo seja localizado com facilidade, economizando tempo e evitando retrabalho. Ele também se destaca pela sua capacidade de integração com outras ferramentas corporativas e sistemas internos, criando um fluxo de trabalho mais conectado e eficiente.

A segurança é outro diferencial do Sistema Gerenciar. Com controle de acessos e conformidade com a LGPD, sua empresa garante a proteção dos documentos contra acessos não autorizados ou perdas acidentais.

Se você busca uma gestão documental inteligente, com agilidade, segurança e automação, o Sistema Gerenciar é a solução ideal. Elimine processos manuais, ganhe tempo, encontre documentos rapidamente e tenha total controle sobre os documentos da sua empresa.

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