5 mitos sobre GED que ainda impedem sua empresa de evoluir
Grupo Gerenciar Mesmo com tantos avanços em tecnologia, muitas empresas ainda enfrentam um grande obstáculo silencioso: a resistência à digitalização dos seus processos documentais. Em pleno cenário de transformação digital, é surpreendente ver quantas organizações continuam presas a papéis, planilhas e rotinas manuais.
A raiz desse problema, na maioria das vezes, não está na falta de recursos, mas na desinformação. Mitos antigos sobre a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) ainda circulam no mercado e impedem gestores de enxergar o verdadeiro potencial dessa solução.
Neste artigo, vamos desvendar 5 mitos comuns sobre GED que podem estar atrasando a evolução da sua empresa. Se você ainda tem dúvidas sobre essa tecnologia ou acredita que ela “não é para você”, continue a leitura: talvez esteja a um passo de transformar completamente a forma como sua equipe lida com documentos.
Mito 1: “GED é só para grandes empresas”
Muita gente ainda acredita que a gestão eletrônica de documentos é algo reservado às grandes corporações, com estruturas complexas e milhares de arquivos circulando todos os dias. Essa visão, porém, não reflete mais a realidade.
Hoje, empresas de todos os tamanhos, sejam pequenas, médias ou em expansão, precisam lidar com contratos, notas fiscais, aprovações internas, arquivos confidenciais e prazos que não podem ser perdidos. E é justamente aí que o GED faz toda a diferença.
Implementar uma solução de gestão documental desde cedo evita o acúmulo de problemas no futuro. Além disso, negócios menores têm a vantagem da agilidade, o que torna a implantação ainda mais rápida e os benefícios mais visíveis em pouco tempo. Organizar processos desde o início não é só uma questão de eficiência, é uma escolha estratégica para crescer com solidez e segurança.
Mito 2: “Implantar GED é caro e demorado”
Muitos gestores acreditam que implementar um sistema GED exige altos investimentos e um processo lento e complexo. Mas o que geralmente passa despercebido é o custo silencioso de não ter um controle documental estruturado.
Retrabalho, perda de prazos, arquivos extraviados, informações duplicadas e tempo gasto procurando documentos são prejuízos reais que afetam diretamente a produtividade e os resultados financeiros da empresa.
Hoje, soluções de Gerenciamento de Documentos são acessíveis, personalizáveis de acordo com o porte da empresa e possuem implantação rápida, com suporte especializado. Em vez de ser um gasto, o GED representa um investimento com retorno imediato e visível na rotina da equipe.
Mito 3: “Vai ser difícil adaptar a equipe”
A preocupação com a adaptação da equipe é legítima, especialmente quando há o receio de que um novo sistema complique ainda mais a rotina. Mas essa é uma percepção que costuma desaparecer nos primeiros dias de uso.
Soluções modernas de GED são desenvolvidas justamente para facilitar, e não dificultar, o dia a dia do usuário. Elas contam com interfaces amigáveis, fluxos visuais simples e automatizações que eliminam tarefas repetitivas. Isso significa menos cliques, menos erros e mais tempo livre para o que realmente importa.
Por exemplo, em vez de enviar documentos por e-mail para aprovação e ficar aguardando respostas, o GED automatiza esse fluxo: o responsável é notificado, aprova com um clique e o sistema registra tudo com data, hora e usuário. Outro exemplo: encontrar um contrato antigo que antes levava minutos (ou horas) revirando pastas, agora leva segundos com uma simples busca por palavra-chave.
Na prática, o que parecia complexo se revela libertador. Colaboradores deixam de gastar tempo com tarefas operacionais e passam a focar em decisões estratégicas. Com um bom treinamento inicial e suporte contínuo, a adaptação se torna rápida e o ganho de produtividade, visível. Desmistificar os mitos sobre GED é essencial para uma adoção tranquila e bem-sucedida.
Mito 4: “Armazenar na nuvem já é suficiente”
Muitas empresas acreditam que utilizar plataformas de armazenamento em nuvem como um Drive já resolve a gestão dos seus documentos. Mas essa ideia gera uma falsa sensação de organização e pode esconder riscos importantes. Esse é um dos mitos sobre GED que mais atrasa a digitalização real nas empresas.
Esses serviços foram criados para guardar arquivos, não para gerenciá-los. Eles oferecem praticidade no compartilhamento e acesso remoto, mas não possuem ferramentas específicas para controle documental corporativo. Faltam recursos como controle de acesso por níveis de permissão, trilhas de auditoria, histórico de alterações, fluxos automatizados de aprovação e integrações com outros setores da empresa.
Além disso, documentos sensíveis e juridicamente relevantes exigem mais do que um local de armazenamento. Eles precisam de segurança, rastreabilidade e conformidade legal, elementos que apenas um sistema GED completo pode oferecer.
Ao confiar apenas no armazenamento em nuvem, a empresa pode até estar “guardando” arquivos, mas está longe de garantir uma gestão eficiente, segura e integrada. O GED transforma arquivos soltos em informações controladas e acessíveis, com visibilidade total sobre o ciclo de vida de cada documento.
Em resumo, guardar documentos é fácil. Gerenciá-los com estratégia, segurança e inteligência é o que diferencia empresas que apenas armazenam daquelas que realmente evoluem.
Mito 5: “Meu processo funciona bem do jeito que está”
É comum ouvir que “se está funcionando, não precisa mexer”. Mas o que muitos não percebem é que processos manuais, baseados em papel, e-mails e planilhas, funcionam até certo ponto e depois se tornam gargalos invisíveis.
Esse tipo de estrutura é mais vulnerável a erros, retrabalho, perdas de informação e dificuldade de escala. E mais importante: consome tempo e energia da equipe com tarefas repetitivas que poderiam ser automatizadas.
Melhorar o que já funciona é justamente o que diferencia empresas acomodadas daquelas que querem evoluir. Com um sistema GED, o que antes era apenas funcional se torna estratégico, abrindo espaço para mais eficiência, controle e crescimento. Romper com os mitos sobre GED pode ser o passo que falta para alcançar novos níveis de produtividade.
Deixe os mitos para trás e evolua a sua Gestão Documental
A gestão documental não precisa ser complicada, cara ou limitada a grandes empresas. Muitas das resistências que ainda existem em relação ao GED estão baseadas em mitos antigos, que não refletem a realidade das soluções modernas disponíveis no mercado.
Hoje, ferramentas como o Sistema Gerenciar oferecem tudo o que sua empresa precisa para organizar documentos de forma digital, segura e eficiente, independentemente do tamanho ou segmento. Com funcionalidades completas e uma implantação simples, é possível transformar rotinas operacionais e reduzir drasticamente o uso de papel.
O Sistema Gerenciar reúne diversos recursos em uma única plataforma. Entre eles, está a digitalização direta de documentos físicos, que permite transformar arquivos em papel em versões digitais com rapidez, utilizando scanners ou multifuncionais. Além disso, o workflow digital possibilita a criação de fluxos automáticos de aprovação, eliminando a necessidade de e-mails manuais e acelerando processos internos.
Outra ferramenta essencial é a assinatura eletrônica e digital com validade jurídica, que facilita a formalização de contratos, relatórios e autorizações de forma segura e prática. O controle de acesso por usuário garante que cada colaborador visualize apenas os documentos pertinentes à sua função, aumentando a segurança da informação.
A trilha de auditoria completa permite o registro detalhado de todas as movimentações feitas nos documentos, promovendo transparência e rastreabilidade em cada etapa. E para empresas que já utilizam outros sistemas, o Sistema Gerenciar oferece a possibilidade de integração com ferramentas que a sua empresa já utiliza, otimizando a gestão e evitando retrabalho.
Na prática, isso significa menos papel, mais produtividade, mais segurança jurídica e total controle sobre os documentos. As informações passam a ser centralizadas, organizadas por categorias e acessadas de forma rápida e segura, tanto no escritório quanto remotamente.
Empresas que desejam crescer com inteligência e eficiência já entenderam que a gestão eletrônica de documentos não é um luxo, mas uma necessidade estratégica. O Sistema Gerenciar contribui para a redução de custos, a eliminação de gargalos operacionais e o aumento da competitividade no mercado.
Se sua empresa está pronta para evoluir, o Sistema Gerenciar é a solução ideal. Pronto para transformar a forma como sua empresa lida com documentos? Fale com a nossa equipe, agende uma demonstração gratuita e veja como implantar GED pode ser mais simples, rápido e vantajoso do que você imagina.
