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Como elaborar uma consultoria documental?

Como Elaborar Uma Consultoria Documental?
09 abr 2020
Documentos, Gestão documental, Organização
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Que atire a primeira pedra quem nunca precisou urgentemente de um documento e simplesmente não conseguiu localizar. Isso acontece com frequência, e uma consultoria documental pode ajudar a diminuir o problema.

Durante toda a nossa vida acumulamos documentos diversos. Eles vão desde os mais simples e menos relevantes até aqueles que são de extrema importância. Isso é ainda mais intenso quando estamos falando de documento empresarial.

A desorganização documental pode se tornar um fardo para uma empresa. Ela pode desencadear, entre outras coisas, atrasos nas tarefas e demandas, e pode comprometer consideravelmente a rotina de trabalho.

É nesse cenário que uma consultoria documental pode aparecer como uma excelente opção.

Através desse serviço terceirizado você encontrará soluções e estratégias que ajudem a manter os documentos e arquivos de sua empresa em plena ordem.

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Como Elaborar Uma Consultoria Documental?

Como Uma Consultoria Documental Pode Ajudar A Sua Empresa?

Existem diversas situações em que uma consultoria documental pode ser necessária. Mas, uma das razões que sempre está incluída é a procura por maior organização e maior agilidade nos processos.

  • Como elaborar uma consultoria:

A consultoria deve ser elaborada a partir da necessidade de sua empresa. Então, primeiramente defina um objetivo: por que você precisa que a consultoria seja realizada?

É importante ter isso muito claro. Sem uma meta fica difícil realmente chegar a um resultado satisfatório. Entenda, portanto, quais problemas uma boa consultoria pode solucionar.

Consultoria terceirizada: Quais são os benefícios?

Você vai logo perceber que contratar uma consultoria terceirizada é muito mais prático e interessante do que tentar elaborar uma consultoria documental por conta própria.

  • Experiência:

O fator-chave é que uma consultoria especializada traz a experiência que é fundamental para identificar problemas e propor soluções que sejam adequadas para o seu modelo de negócio.

Além disso, você lidará com um profissional com visão neutra, sem envolvimento emocional com a empresa. Assim também fica mais fácil perceber os pontos falhos nos arquivos, e pontos que podem ser melhorados.

  • Quando contratar?

Um serviço de consultoria documental precisa ser contratado o quanto antes. Quanto mais tempo os arquivos de sua empresa passa sem a devida organização, mais caótica a situação se torna.

Afinal de contas, os documentos não escolhem nem hora, nem momento para chegar. Eles se acumulam aos montes, e se você não pensar em organizá-los rapidamente logo se tornam um problema.

Veja alguns problemas que a desorganização pode trazer 

São diversos os problemas que a desorganização documental pode trazer. Eles, inclusive, incluem problemas relacionados às suas estratégias, já que os documentos muitas vezes são fundamentais para as tomadas de decisões.

A falta de organização faz com que pequenas decisões levem mais tempo, você corre o risco de atrasar demandas e até tributos por conta da ausência de documentos essenciais.

Então, elaborar uma consultoria documental não somente é importante para que a sua empresa se torne mais organizada, mas também para que se torne muito mais competitiva no mercado e capacitada para o embate.

  • Grupo Gerenciar:

O Grupo Gerenciar se destaca no mercado como sendo a melhor opção para consultoria documental, guarda de documentos, digitalização, entre outros serviços.

A equipe especializada sabe trabalhar com arquivos e é capaz de identificar a possibilidade de melhorias para tornar a rotina de trabalho mais fluida, ágil e eficiente.

Além da consultoria, o Gerenciar também trabalha com outros serviços voltados para organização de documentos e arquivos. Como por exemplo softwares para digitalizar documentação.

A consultoria documental precisa não apenas propor soluções, mas também orientar sobre como manter esses sistemas funcionando a longo prazo. É preciso agregar valor e estimular novos hábitos que melhorem a rotina.

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