GED para RH: Como Reduzir Papelada e Agilizar Processos de Admissão e Demissão

O setor de Recursos Humanos (RH) lida diariamente com uma grande quantidade de documentos e processos administrativos, o que o torna um dos mais impactados pela burocracia documental dentro das empresas. A gestão de admissões e demissões, em particular, exige um rigoroso controle de arquivos, assinaturas, prazos e conformidade legal, tornando os processos muitas vezes lentos, trabalhosos e sujeitos a erros.

No momento da admissão de um novo colaborador, o RH precisa reunir, arquivar e gerenciar diversos documentos essenciais, como contrato de trabalho, ficha de registro, exames admissionais, comprovante de residência, documentos pessoais, termo de confidencialidade e informações bancárias. Já na demissão, a situação se repete com novos desafios administrativos e jurídicos, como contratos de rescisão, cálculos de verbas rescisórias, homologações e compartilhamento de informações com sindicatos e órgãos reguladores.

Com tantos processos e documentos envolvidos, erros e atrasos são comuns quando a gestão documental do RH ainda é manual ou descentralizada. A falta de um sistema adequado pode levar a dificuldade na localização de arquivos, extravio de documentos e perda de prazos, impactando diretamente a eficiência do setor e a experiência do colaborador.

Para resolver esses desafios, muitas empresas estão adotando Sistemas GEDs (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), que proporcionam mais eficiência, segurança e conformidade com a LGPD. Nesse artigo, abordaremos como um GED pode otimizar os processos de RH, reduzir burocracias e garantir maior organização e segurança na gestão documental.

O impacto da burocracia no RH e como um GED transforma esse cenário

Imagine esta situação: você trabalha no setor de RH de uma empresa com 500 funcionários, e um colaborador solicita uma cópia do seu contrato de trabalho, assinado há mais de três anos. Para encontrá-lo em um arquivo físico, sua equipe precisa se deslocar até o setor de arquivamento, vasculhar pilhas de pastas e fichários e, muitas vezes, reorganizar papéis misturados ou desatualizados. Esse processo pode levar 15 minutos ou mais, considerando que o documento esteja no local correto.

Agora, imagine que essa mesma empresa utiliza um GED para RH. Em vez de revirar arquivos físicos, basta digitar o nome do colaborador ou o número do contrato na ferramenta de busca, e em segundos o documento aparece na tela, pronto para ser visualizado, compartilhado ou assinado eletronicamente.

Com funcionalidades como assinatura digital e assinatura em lote, novos contratos podem ser assinados de forma remota e segura, eliminando a necessidade de impressão e deslocamento. Além disso, com um GED para RH, folhas de ponto, holerites e benefícios também são automatizados e organizados digitalmente, permitindo que os funcionários acessem seus próprios documentos sem precisar solicitar ao RH.

Agora, em vez de perder tempo lidando com papelada, imagine um RH mais ágil, digital e estratégico, onde processos como contratação, gestão de benefícios e desligamentos ocorrem de forma simples e eficiente. Com um GED para RH, esse cenário deixa de ser apenas uma ideia e se torna uma realidade acessível para empresas que desejam modernizar sua gestão documental.

Como armazenar e organizar documentos de funcionários de forma segura

Uma das maiores dores do RH é a organização e o armazenamento de documentos de funcionários. Muitas empresas ainda utilizam arquivos físicos e planilhas para controlar informações, aumentando o risco de extravio, acesso indevido e demora na busca de documentos.

Com um GED para RH, a empresa pode:

• Centralizar todos os documentos dos colaboradores em um único sistema digital.
• Organizar arquivos por categorias, como contratos, exames admissionais, holerites e registros de ponto.
• Controlar permissões de acesso, garantindo que apenas usuários autorizados possam visualizar, editar ou excluir documentos.
• Buscar documentos rapidamente por nome do colaborador, CPF ou palavra-chave.
• Armazenar documentos na nuvem, permitindo acesso remoto para equipes que trabalham em diferentes locais.

Como Digitalizar Contratos e Assiná-los Digitalmente com um GED para RH

A assinatura de documentos é um dos processos mais burocráticos do setor de Recursos Humanos. No entanto, a assinatura digital simplifica diversas etapas, tornando-as mais ágeis e eficientes. Durante a contratação, por exemplo, o novo colaborador pode assinar digitalmente o contrato de trabalho, eliminando a necessidade de documentos físicos. Além disso, políticas internas, como termos e manuais, podem ser formalizadas digitalmente, garantindo que os funcionários tenham acesso rápido e seguro às informações necessárias.

No caso de rescisão de contrato, o desligamento do colaborador ocorre de forma rápida e sem a necessidade de presença física, reduzindo burocracias. Já na admissão remota, as empresas podem contratar profissionais de qualquer lugar, sem depender de papelada ou assinaturas presenciais, o que facilita a gestão de talentos e amplia as possibilidades de recrutamento.

O Processo Tradicional: Burocracia e Demora

Normalmente, a assinatura de contratos no RH segue estas etapas:

• O contrato precisa ser impresso.
• O colaborador e/ou gestor deve assiná-lo fisicamente.
• O documento precisa ser digitalizado para arquivamento eletrônico.
• O original deve ser guardado fisicamente por questões legais.
• RH deve acompanhar manualmente o andamento das assinaturas.

Esse processo pode levar dias ou até semanas, especialmente quando há muitas contratações ou se o colaborador estiver remoto.

O Que Muda com um GED para RH?

O GED (Gestão Eletrônica de Documentos) digitaliza e automatiza todo esse fluxo, eliminando a necessidade de papel e tornando o processo mais eficiente. Com ele, a assinatura de contratos ocorre da seguinte forma:

• Criação digital do contrato: O RH gera o documento digital.
• Envio para assinatura digital: O contrato é enviado online para o colaborador e gestores assinarem.
• Assinatura digital: Dependendo da ferramenta utilizada, a assinatura pode ser feita individualmente ou em lote, quando há vários documentos.
• Armazenamento automático: Após a assinatura, o GED salva o contrato automaticamente na pasta do colaborador, sem necessidade de digitalização manual.
• Acompanhamento em tempo real: O RH pode visualizar quem já assinou e enviar lembretes, acelerando o processo.

Com a adoção de um GED para RH, a empresa ganha em eficiência, segurança e economia, eliminando a burocracia dos processos tradicionais e modernizando a gestão documental.

Como usar o GED para gerenciar folhas de ponto e benefícios

O controle de folhas de ponto, benefícios e holerites gera uma enorme quantidade de documentos no RH. No modelo tradicional, esses documentos são armazenados em pastas físicas ou em servidores locais, dificultando o acesso e aumentando o risco de perda.

Com o GED para RH, é possível:

• Automatizar o arquivamento de folhas de ponto e holerites.
• Configurar alertas para controle de vencimentos de benefícios, como planos de saúde e vales-alimentação.
• Facilitar auditorias, garantindo que os documentos estejam sempre acessíveis.
• Permitir que os funcionários acessem seus próprios documentos, sem precisar solicitar ao RH.

Como Garantir Conformidade com a LGPD na Gestão de Dados de Colaboradores

Desde a implementação da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), as empresas passaram a ter a obrigação legal de proteger os dados pessoais dos funcionários. Isso inclui desde a coleta e armazenamento até o compartilhamento e descarte dessas informações. No contexto de Recursos Humanos, onde há grande volume de dados sensíveis, como documentos pessoais, contratos e registros de desempenho, é essencial adotar práticas seguras para garantir a conformidade com a lei.

Um dos principais aliados nesse processo é o GED para RH (Gestão Eletrônica de Documentos), que automatiza a proteção e o gerenciamento de dados, garantindo que a empresa siga as diretrizes da LGPD.

Principais Medidas para Garantir Conformidade com a LGPD:

1. Controle de Acesso: Um GED para RH permite restringir o acesso a dados sensíveis apenas a pessoas autorizadas, definir níveis de permissão e registrar tentativas de acesso não autorizado, garantindo mais segurança e conformidade com a LGPD.
2. Trilhas de Auditoria e Rastreabilidade: Com um GED para RH, é possível manter um registro detalhado de quem acessou ou alterou os documentos, quando isso ocorreu e quais modificações foram feitas, assegurando transparência e preparação para auditorias.
3. Retenção e Descarte: A LGPD exige que os dados sejam armazenados apenas pelo tempo necessário. Um GED para RH permite configurar prazos de retenção e eliminar automaticamente documentos vencidos, evitando o armazenamento indevido de informações pessoais.
4. Integração com Sistemas de RH: O GED para RH pode ser conectado a outras ferramentas, como folha de pagamento e gestão de benefícios, garantindo um fluxo seguro de informações, centralização de dados e maior controle sobre o ciclo de vida dos documentos dos colaboradores.

A LGPD trouxe desafios para a gestão de dados, mas com as ferramentas certas, como um GED especializado para RH, a empresa pode não apenas cumprir a lei, mas também tornar a gestão documental mais segura, ágil e eficiente.

Sistema Gerenciar: A Melhor Solução para Gestão Documental no RH

A digitalização dos processos de RH por meio de um GED não é mais uma tendência, mas uma transformação fundamental para empresas que buscam reduzir custos, aumentar a eficiência e garantir conformidade com a LGPD. Pensando nisso o Grupo Gerenciar criou o Sistema Gerenciar, com ferramentas completa para a gestão de documentos como os do departamento de Recursos Humanos.

Além de agilizar admissões e demissões, o Sistema Gerenciar elimina a papelada, organiza documentos com segurança e facilita auditorias e consultas. Dessa forma, o setor de RH se torna mais estratégico, produtivo e digital.

Se a sua empresa deseja reduzir o uso de papel e agilizar processos de admissão e desligamento, o Sistema Gerenciar é a solução ideal. Ele oferece:

• Digitalização de documentos, eliminando arquivos físicos e otimizando a organização.
• Workflow digital, automatizando o fluxo de aprovação de documentos.
• Assinatura digital e assinatura em lote, acelerando a formalização de contratos e rescisões.
• Gestão segura e em conformidade com a LGPD, garantindo proteção total aos dados.
• Integração com outros sistemas de RH, como folha de pagamento e controle de ponto.

A segurança da informação é um dos principais diferenciais do Sistema Gerenciar, garantindo controle total de acessos e conformidade com a LGPD. Com permissões configuráveis e trilhas de auditoria, o RH pode restringir o acesso a documentos sensíveis, como dados pessoais, registros financeiros e exames admissionais, garantindo que apenas usuários autorizados possam visualizá-los ou editá-los.

Além disso, o sistema poder ser integrado a outros softwares de RH, como folha de pagamento e controle de ponto, proporcionando uma gestão documental ainda mais eficiente e automatizada.

Ao adotar o Sistema Gerenciar, as empresas reduzem drasticamente a burocracia, economizam tempo e garantem mais eficiência na gestão de documentos do RH. Além de facilitar admissões e demissões, o sistema proporciona mais segurança e organização, eliminando falhas humanas e otimizando a produtividade da equipe.

Se sua empresa ainda enfrenta dificuldades com processos manuais e gestão de papelada, o Sistema Gerenciar é a solução ideal para levar o seu RH a um novo nível de digitalização e eficiência. Entre em contato e descubra como o Sistema Gerenciar pode transformar a forma como seu RH trabalha.