Por que Implementar Controle de Documentos na sua Empresa

O controle de documentos é uma ferramenta extremamente importante para o crescimento empresarial. Mesmo assim, ainda é uma das mais negligenciadas, tanto em pequenas como em grandes empresas. Você sabe o que é controle de documentos?

É muito comum que empresários, principalmente mais novos no ramo, se esqueçam do quanto é importante o acesso aos documentos gerados pela empresa. Apenas se destacar no ramo não é o suficiente, é necessário construir bases para um crescimento saudável.

Neste artigo, vamos explicar o que é controle de documentos e por que implementá-lo na sua empresa. De quebra, você vai entrar em contato com os maiores avanços do mercado no assunto de gestão documental.

A gestão de documentos: uma história antiga

Gestão de documentos refere-se a todo tipo de ação que busca facilitar o controle dos registros de uma empresa. No Brasil, toda empresa deve armazenar  as notas fiscais emitidas para os clientes por pelo menos cinco anos.

É de se pensar que, com o passar do tempo, o crescimento da empresa e o aumento do volume de clientes, gerenciar toda essa informação torna-se um desafio. No passado, os arquivos físicos foram amplamente utilizados para esse fim.

Porém, arquivos físicos tem a desvantagem de serem caros demais. Primeiro, porque é necessário um espaço dentro da empresa ou uma sala alugada unicamente para esse fim. Segundo, porque quanto mais registros, mais complicado de indexá-los de forma eficiente.

É aí que a informática entra na equação. Através da revolução informacional, tornou-se possível consultar e armazenar esses documentos numa praticidade nunca antes vista.

 

A era da informação

 

Quando nos referimos à “era da informação”, estamos falando da grande revolução na indústria que começou a partir do final dos anos 1990. Ou seja, é o surgimento da internet, e com ela, a facilidade de acesso à informação.

Hoje em dia, um servidor localizado em qualquer parte do mundo, tem a capacidade de armazenar em si um volume de informação que antes era impensável até mesmo para governos.

E onde entra o controle de documentos nisso? Afinal, estamos falando de informações que são geradas dentro de uma empresa e que, no geral, só tem serventia para ela. Exato, mas dessa forma, o acesso a esses registros é imediato.

Por que implementar o controle de documentos na sua empresa

• Praticidade

Esqueça as horas passadas procurando notas fiscais de dois anos atrás em uma papelada desorganizada. Através do controle de documentos, principalmente do meio digital, todos os registros da sua empresa estão sempre a um clique de distância.

Isso facilita para os setores de gestão terem informações sobre seus clientes e transações muito mais ao seu alcance. Não apenas isso, mas colocar todos eles numa ferramenta só facilita sua indexação.

• Agilidade

O tempo é, de longe, o recurso mais escasso dentro de uma organização. Você precisa estar sempre buscando negócios melhores, clientes melhores e funcionários qualificados. Em meio a isso, não dá pra ficar perdendo tempo buscando documentos.

Com o controle de documentos, você tem uma clareza melhor sobre o que deve ser procurado, bem como onde aquilo se localiza. Esqueça as horas perdidas prestando contas. Seu tempo pode ser utilizado para coisas mais produtivas.

• Preço

A resistência aos serviços online, na ânsia de querer que os serviços de uma empresa estejam em casa, é um passo em direção ao abismo. A contratação de empresas especializadas é a alternativa mais barata para o controle de documentos.

Isso porque você não precisa gastar recursos em armazenamento físico (e nem mesmo digital), diminuindo todos os dividendos para um. Isso, inclusive, facilita as contas.