4 vantagens de se ter a digitalização de documentos

Você já pensou nas vantagens de se ter a digitalização de documentos? Com a popularização dos computadores caseiros na década de 1970, digitalizar e armazenar documentos virtualmente tornou-se uma alternativa viável. Porém, muitas dúvidas ainda circundam o tema.

O arquivamento de documentos é um aspecto frequentemente negligenciado tanto por pequenas quanto grandes empresas. Os gestores não costumam entender o custo a importância de uma boa gestão documental, o que gera muitas situações complicadas no dia a dia organizacional.

Pensando nisso, vamos apresentar 4 vantagens de se ter a digitalização de documentos. A ideia aqui é apresentar o conceito paperless e como ele pode beneficiar sua empresa.

Custo

Faça as contas: quanto você gasta, em média, para manter um arquivo físico na empresa? Quanto maior a empresa e o número de clientes, maior o volume de papel gerado. Isso gera, invariavelmente, a necessidade de separar uma sala.

Isso significa que há um espaço que está sendo pago e não gera nenhuma produtividade. Além disso, tem o custo atrelado do papel, da impressão, das tintas e equipamentos, que não são baratos e escalam com o tempo.

Aí entra o conceito de paperless, literalmente “sem papel”, que busca diminuir o uso do material dentro de escritórios. Ao transformar seus documentos em arquivos digitais, você:

• Pode acessá-las a qualquer momento
• Tem total controle do acesso às informações
• Contribui para a preservação ambiental

Indexação

A indexação de arquivos é, provavelmente, a maior Vantagens de se Ter a Digitalização de Documentos. Ela permite que você possa separar seus documentos de forma muito mais eficiente do que no meio físico, através de subdivisões de pasta e nomes.

Isso permite, por exemplo, que você consiga consultar um documento de forma muito mais rápida e eficiente. O tempo é o recurso mais escasso dentro de uma empresa, e perder tempo procurando documentos tem impede de produzir como deveria.

Segurança

Pelas leis brasileiras, uma empresa deve guardar uma nota fiscal por pelo menos cinco anos após a negociação. Isso significa que, durante cinco anos, você deve manter as notas emitidas por você intactas e integrais.

Porém, o papel é um produto que resiste muito pouco ao tempo. Um incêndio ou alagamento é o suficiente para destruir boa parte de um arquivo, principalmente pelo acúmulo de todos os papéis num lugar só.

O meio digital serve como uma barreira de segurança a mais para esse tipo de acidente. Claro, um HD ou uma série de computadores tem tanto risco de acidentes quanto o papel, mas é aí que entra a nuvem.

Além das vantagens de se ter a digitalização de documentos, a transformação desses em arquivos na nuvem é a barreira final de segurança da informação. Dessa forma, o arquivo estará armazenado em um servidor dedicado, com baixos riscos de acidentes e manutenção constante.

Hoje em dia, existem empresas, como o Grupo Gerenciar, que permitem que você contrate seus serviços e utilize de servidores dedicados para armazenar seus documentos. Isso facilita não só o armazenamento, mas todo o gerenciamento de conteúdo.

Gerenciamento de conteúdo

Mas afinal, o que é gerenciamento de conteúdo? Esse é um termo que passou a ser utilizado nos últimos anos para se referir às soluções digitais na produção, armazenamento e consulta de informações organizacionais.

Através do gerenciamento de conteúdo, você pode ter acesso não apenas aos documentos, mas a qualquer informação gerada por sua empresa, no momento que você considerar necessário. O Grupo Gerenciar possui atendimento especializado em gerenciamento de conteúdo empresarial.

Portanto, a digitalização de documentos, acima de tudo, permite que você tenha acesso às informações necessárias para sua empresa no momento e onde quiser.