3 Dúvidas Sobre a Digitalização do Acervo Acadêmico

Trabalha ou gerencia uma universidade? Você já começou a se preparar para a digitalização do acervo acadêmico? O assunto surgiu em 2018 graças a um decreto do MEC, exigindo que as faculdades brasileiras implementassem um sistema eletrônico de gerenciamento informacional.

As instituições de ensino superior estão entre as organizações que mais geram registros e documentos sobre seus clientes. Muitas vezes, uma mesma faculdade acompanha o aluno do bacharelado até a pós-graduação. Assim, deve-se manter o registro dele sempre em mãos.

Por causa disso, separamos, neste artigo, 3 dúvidas frequentes sobre a digitalização do acervo acadêmico e que vantagens ela pode ter para o aluno e para a instituição.

O que diz o decreto do MEC?

 

O decreto n° 9.235 do MEC determinou que todas as instituições de ensino superior no Brasil devem, até abril de 2020, migrar seus documentos do meio físico para o digital. O prazo para a adequação era de aproximadamente dois anos.

Na data de publicação deste artigo, faltam apenas três meses para que a adequação passe a ser cobrada. A obrigatoriedade dessa transição acabou gerando certo descontentamento em algumas universidades, pelo alto custo de investimento inicial na transição.

A digitalização do acervo acadêmico, apesar de possuir um alto custo inicial, gera grandes benefícios a longo prazo. Além disso, uma vez feita, o custo de manutenção de arquivos digitais é muito menor do que o de arquivos físicos.

 

Benefícios da digitalização

 

• Redução dos custos de armazenamento

 

As entidades de ensino são comumente reconhecidas pelo alto volume de registros que geram. Isso porque elas trabalham com um grande número de alunos, que se renovam constantemente com o passar dos anos ou semestres.

Além disso, elas devem manter registros de ex-alunos, além de funcionários, professores e produção acadêmica. Se todos esses registros forem armazenados em papel, o custo de se manter tamanho volume de informações seria (e é) enorme.

Tendo isso em vista, a transição dos documentos para o meio digital reduz muito os custos de operação. Isso porque é muito mais barato armazenar arquivos no meio digital do que no meio físico, sem custos de impressão e locação

 

• Integridade das informações

 

Arquivos físicos estão frequentemente sujeitos a perdas, acidentes e ao erro humano. O meio eletrônico, principalmente aliado a algum serviço de armazenamento em nuvem, reduz muito tais riscos, sendo uma das grandes vantagens da digitalização do acervo acadêmico.

Guardar esses documentos em um servidor remoto garante que eles estejam salvos de perda ou vazamento. Além disso, a visibilidade que sua instituição possui no meio acadêmico depende muito de quantos pesquisadores dela são citados em artigos de terceiros.

A digitalização do acervo acadêmico permite que a produção acadêmica da sua universidade se mantenha visível para o mundo. Não estamos falando apenas de gestão, mas da massificação e divulgação do ensino e pesquisa.

 

• Automatização

 

Uma das maiores vantagens da digitalização do acervo acadêmico é a automatização dos processos. A criação e modificação de registros e informações no meio digital é muito mais rápida e eficaz do que no meio físico.

A indexação de novos registros, por exemplo, é muito mais prática quando feita no computador. Encontrar dados dos alunos, informações de pagamento e produtividade dos funcionários pode ser feito com poucos cliques.

 

E quanto ao aluno?

 

O aluno é quem mais se beneficia com essa transição. Isso porque ele terá acesso aos seus dados de matrícula e evolução do curso acessível a todo momento. Dessa forma, ele economiza tempo, que pode ser revertido nos estudos.

Além disso, com a digitalização do acervo acadêmico, o aluno pode consultar materiais para pesquisa mais facilmente.