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3 Motivos para Contratar uma Empresa de Gerenciamento

3 Motivos para Contratar uma Empresa de Gerenciamento
30 jan 2020
Terceirização de documentos
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Problemas com o alto volume de documentos gerados pela sua empresa? Já pensou em contratar uma empresa de gerenciamento? São empresas como o Grupo Gerenciar que vêm mudando a interação das organizações com suas informações e documentos.

É muito comum que empresas, tanto de pequeno quanto grande porte, negligenciam o armazenamento e gerenciamento de documentos e informações. Isso faz com que, a longo prazo, eles se tornem ainda mais caros e complicados do que já são.

Separamos, neste artigo, 3 motivos para você contratar uma empresa de gerenciamento para auxiliar sua organização. Esperamos esclarecer algumas dúvidas quanto ao modelo de negócios, para tranquilizar as pessoas em relação a esses serviços.

Preço do serviço: esqueça o papel

 

Poucos gestores pensam no quão custoso é o armazenamento e a indexação de documentos empresariais. Por menor que seja essa preocupação no começo, quanto mais anos no mercado, maior o volume de informações que deve ser armazenado pela organização.

A maioria das pessoas pensam, inicialmente, que a criação de um arquivo físico seja a única solução para esse problema. Porém, o arquivo físico exige um alto custo (com locação e armários), além de dificultar a indexação de documentos.

Ao contratar uma empresa de gerenciamento, você terá todo esse custo reduzido para um: a contratação de seus serviços. Depois disso, todos os custos de manutenção, indexação e até mesmo digitalização desses arquivos serão feitos por ela.

 

Praticidade

 

Em um mercado tão competitivo quanto o que temos hoje, é muito inviável perder tempo procurando documentos perdidos. A indexação no meio físico, invariavelmente terá de ser feita por ordem alfabética ou pela data dos arquivos.

Isso faz com que, querendo ou não, seja necessário algum tempo procurando-os em armários e gavetas. Além disso, será preciso a contração de um ou mais funcionários para trabalharem na organização dessa papelada.

O arquivo digital, nesse sentido, tem uma vantagem enorme sob o físico. Isso porque, com ferramentas de busca, separação de pastas e hashtags, os arquivos digitais possuem inúmeras maneiras de serem encontrados.

Se você contratar uma organização terceirizada para o gerenciamento de arquivos, como é o caso do Grupo Gerenciar, todo o processo de indexação será realizado por ela. Isso faz com que você tenha muito mais facilidade em encontrar seus documentos.

Além disso, com o acesso remoto, é possível que você consulte os registros da sua empresa a hora que você quiser, do local em que você estiver.

 

O poder da informação na era digital

 

Não dá para negligenciar o poder de ter uma informação privilegiada em mãos. Empresas como o Facebook, cresceram vendendo informações de seus usuários para empresas dos quais eles sejam possíveis clientes.

Tanto as internas quanto externas à organização, as informações são extremamente úteis para o sucesso do seu negócio. Contratando uma empresa de gerenciamento, você terá acesso rápido a informações sobre:

  • Workflow

O workflow se refere aos processos rotineiros que acontecem dentro de uma organização. Ou seja, refere-se ao trabalho diário de todos os seus funcionários e gestores. Tendo noção do workflow da empresa, você pode facilmente encontrar os gargalos na produção.

 

  • Processos de negócios

 

As análises e dados recolhidos por uma empresa são imprescindíveis para a tomada de decisão. Tendo acesso ao conteúdo de registros e documentos a qualquer momento, fica mais fácil para os gestores tomarem decisões baseadas em dados, não em especulações.

 

  • Informações de clientes

 

Saber quem você atende é essencial para atender melhor e sempre esta pessoa ou organização. Através dos serviços de uma empresa de gerenciamento, como o Grupo Gerenciar, essas informações estarão sempre da forma mais conveniente disponíveis a você.

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