5 Perguntas Comuns na Digitalização de Documentos
Grupo Gerenciar A digitalização de documentos não é um processo recente, longe disso. A diferença atualmente é que este processo não está mais somente ao alcance de grandes corporações. Hoje em dia, usuários domésticos, pequenas e médias empresas também podem se beneficiar das vantagens da digitalização principalmente devido ao avanço da tecnologia tanto de software (programas que permitem digitalizar e indexar os documentos) quanto de hardware (scanners portáteis ou de alto desempenho) acessíveis ao público em geral.
1-Porque devemos considerar a digitalização de documentos e arquivos
Existem vários motivos que levam as pessoas e empresas a considerarem a digitalização de documentos. Dentre eles, separamos os mais comuns:
a) Produtividade: funcionários gastam em média 40% do seu tempo apenas procurando por informações para que possam tomar as melhores decisões. Com a digitalização de documentos e seu consequente processo de indexação, esse tempo de pesquisa das informações é dramaticamente reduzido sobrando mais tempo para a efetiva análise e tomada das decisões, o ganho de produtividade é praticamente imediato;
b) Espaço físico: Não importa a localidade que sua empresa se encontra, espaço utilizado para guardar papéis sempre poderia ser aproveitado de melhor forma. O custo por metro quadrado no país disparou nos últimos tempos e deixar uma sala em seu escritório apenas para guardar papéis que poderiam estar em outro local mais apropriado (e muito mais barato) é injustificável, sob qualquer ótica;
c) Prevenção e recuperação de desastres: Ninguém gosta de pensar nisso, mas, quando acontece, os melhores preparados são aqueles que se planejaram antecipadamente. Dependendo do tipo de negócio em que se atua, isso pode fazer a diferença entre continuar aberto ou fechar as portas após um desastre como incêndios, inundações ou até mesmo roubo. Tendo seus documentos digitalizados e armazenados na nuvem em datacenters confiáveis traz à sua empresa não somente agilidade na busca dessas informações, mas também um backup de toda a sua informação ou base de conhecimento que pode ter levado anos para ser produzida;
d) Economia, segurança e meio ambiente: com a digitalização de documentos e seu consequente compartilhamento controlado de informações, torna-se claro que a necessidade de cópias em papel é reduzida ao extremo, com isso se economiza papel, tinta/tonner, menor desgaste de equipamentos, você carrega menos peso, a informação não é extraviada, não há custos com correios ou motoboys, os seus milhares de papeis “caberão” em um pendrive ou até mesmo no seu celular. Com isso, todos ganhamos, inclusive o meio ambiente.
2-Documentos digitalizados tem valor legal?
A resposta curta até há pouco tempo seria, geralmente não. Isso está mudando agora, com a adoção do peticionamento eletrônico por exemplo, onde toda a documentação de um processo é enviada de forma eletrônica, não mais em papel. Com a ajuda da assinatura digital, encontrou-se uma forma ao menos de se atribuir responsabilidade ao produtor do conteúdo digital. Isso ainda não faz com que documentos digitalizados possam ser descartados pois, neste caso, ainda pode ser exigida prova material no caso de suspeita de fraude, fazendo com que o documento em papel seja necessário. Mas, certamente, é uma evolução.
Agora, para documentos eletrônicos como por exemplo aquele comprovante fornecido pelo sua internet banking, ele pode sim ser armazenado em seu formato digital sem problemas pois ele foi gerado eletronicamente.
O melhor é sempre procurar o auxílio de especialistas legais para isso, pois passamos por tempos de transição e cada ramo de atividade pode ter uma regulamentação específica para os documentos com que lida rotineiramente.
3-A digitalização de documentos deve ser feita por minha própria empresa ou por empresas especializadas contratadas?
Isso vai depender principalmente da quantidade, qualidade e natureza dos documentos, se são sigilosos ou não ou ainda, qual o nível de sigilo.
Pode-se adotar soluções mistas em diversos casos, onde a própria empresa passa a digitalizar seus documentos produzidos de agora em diante e contrata-se uma empresa especializada para a digitalização de todo o arquivo já existente. Existem casos onde a própria empresa prefere digitalizar tudo, sendo o que se produz atualmente feito de imediato e os documentos que estão no arquivo em fases paralelas com tempo maior ou ainda, conforme o uso.
Se os documentos exigem sigilo absoluto, neste caso, é recomendado que a própria empresa faça a digitalização de seus documentos, mesmo com a existência de acordos de confidencialidade, visto que a informação uma vez disseminada não pode mais ser controlada. Tais contratos de confidencialidade existem, devem ser respeitados e existe punição para seu descumprimento, mas a punição vale a pena depois que a informação sigilosa foi revelada? Tem-se que pensar.
Outro ponto que se deve levar em consideração é o custo. Se o arquivo documental for muito grande, pode ser economicamente mais vantajoso contratar uma empresa especializada para digitalizar todo o passado e a sua empresa se responsabiliza pela digitalização do presente em diante.
4-Só a digitalização de documentos é suficiente?
Não, não é. Ao menos se você deseja usufruir de todos os ganhos desta tecnologia. A digitalização dos documentos é apenas o primeiro passo neste processo. Comumente, quando se fala “digitalização de documentos” as pessoas querem se referir ao processo completo que é composto basicamente pelas etapas:
a) Digitalização de documentos: engloba a separação dos documentos em papeis, retirada de clips e grampos deixando o papel apto a ser digitalizado em um scanner. Em alguns casos, pode ser que a ordenação prévia dos documentos seja interessante pois pode facilitar os processos seguintes, inclusive a guarda final dos originais de forma organizada;
b) Tratamento e controle de qualidade das imagens: após cautelosa análise documental, devem ser definidos os padrões de qualidade mínimos que serão aceitos. Neste caso, esta verificação pode ser feita por amostragem, utilizando-se programas que podem ser automatizados para o tratamento das imagens melhorando a sua qualidade ou em último caso, uma redigitalização de alguma página ou documento pode ser necessária;
c) Indexação: é nesta etapa que informamos ao sistema de gestão os índices de pesquisa que serão utilizados na busca futura dos documentos. Este processo pode ser manual onde um operador, visualizando a imagem ou mesmo o papel informa os campos necessários ou ainda automatizado através da leitura de códigos de barras ou reconhecimento de caracteres OCR/ICR. O método utilizado vai depender muito do estado de conservação do documento original, da forma com que ele foi digitalizado e se possui os requisitos necessários para a automação do processo. Devemos ter cautela na automação quando se trata de OCR/ICR (reconhecimento de caracteres) pois ainda não existe tecnologia com nível de acerto de 100% o que nos obriga a conferir tudo o que foi reconhecido. Em alguns casos, é mais rápido e produtivo fazer a digitação manual dos índices do que corrigir o que foi reconhecido incorretamente;
d) Armazenamento e disponibilidade: Agora que seus documentos foram digitalizados (convertidos para arquivos digitais), com qualidade garantida e indexados, eles devem ser armazenados em sistemas que permitam a sua consulta de forma ágil e simples, bem como deve haver mecanismos de backup (preferencialmente em tempo real) e redundância no acesso.
O ambiente de nuvem é o ideal para esta etapa. Não tenha dúvidas, para ter um ambiente tecnológico em sua empresa ao menos parecido com o que é atualmente disponível em fornecedores de nuvem de primeira linha, o custo facilmente excede R$ 70.000,00 apenas com equipamentos e softwares para pequenas demandas, sem contar a contratação e manutenção de pessoal especializado para administrar tal ambiente e links redundantes de internet. A nuvem permite ainda o acesso aos seus documentos e informações praticamente de qualquer lugar com acesso a internet, a qualquer hora.
5-A nuvem é segura?
Esta não é uma questão unicamente referente à digitalização de documentos, mas devido à forte tendência de se armazenar praticamente tudo em nuvem, torna-se relevante.
