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GED Gerenciar CEDOC

GED Gerenciar CEDOC
27 abr 2017
Digitalização, Documentos, Gestão documental, Organização
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GED Gerenciar CEDOC, consiste no gerenciamento dos arquivos no centro de documentação.

GED Gerenciar CEDOC – Através desse sistema é feita a gestão dos documentos físicos e eletrônicos (recebimento, guarda, organização, digitalização, empréstimo, devolução, arquivamento e eliminação da documentação).

A centralização do arquivo físico, facilita o gerenciamento, aumenta a produtividade da empresa e seu fluxo é controlado, evitando desperdícios de tempo no momento de sua localização.

Objetivos do Centro de Documentação

  • Organizar de modo eficiente a produção, administração, gerenciamento, manutenção e destinação de documentos;
  • Gerenciar empréstimos e devolução de documentos;
  • Agilizar a eliminação de documentos que não tenham valor administrativo, fiscal, legal, histórico ou científico;
  • Garantir o uso adequado do Gerenciamento Eletrônico de Documentos;
  • Assegurar o acesso a informação;
  • Garantir a preservação e o acesso aos documentos de caráter permanente, reconhecidos por seu valor legal, histórico e científico.

 

         Responsabilidades do CEDOC

 

  • Receber e conferir a documentação;
  • Digitar o conteúdo no sistema GED Gerenciar;
  • Arquivar a documentação, de acordo com a metodologia estabelecida;
  • Prestar orientações aos usuários quanto à forma de arquivamento e tempo de guarda;
  • Identificar a documentação para eliminação no sistema e enviar relatório ao Departamento responsável pela documentação;
  • Cuidar da autorização para descarte de documentos;
  • Orientar os Departamentos, quanto ao correto envio da documentação a ser arquivada no CEDOC;
  • Preservar a documentação histórica da empresa;.
  • Gerenciar os documentos eletrônicos e físicos;
  • Gerar espelho da solicitação para colocar na caixa dos documentos quer foram retirados;
  • Protocolar a Entrega do documento;
  • Protocolar a Devolução do documento;
  • Digitalizar e indexar os documentos no sistema GED GERENCIAR;
  • Gerar rótulo para pastas e caixas para devidas identificação;
  • Gerenciar relatórios de solicitação, devolução e exclusão;
  • Mapear os endereços dos armários e estantes do CEDOC;
  • Gerenciar a tabela de temporalidade dos documentos;
  • Verificar o Checklist dos documentos desatualizados e pendentes;
  • Realizar auditoria nas pastas e caixas se confere com o rótulo;
  • Fazer a gestão documental (Criação dos Tipos, Subitem, Adicionais e customizados)
  • Controla o acesso por usuário (Filial, Departamento, Tipo Documental);
  • Controla o acesso por IP;

Defini permissões de acesso para cada usuário atribuindo restrição de acesso Arquivisticos.

http://grupogerenciar.com.br/gerenciar-goiania-brasilia/

 

 

 

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