GED Gerenciar CEDOC

 

GED Gerenciar CEDOC, consiste no gerenciamento dos arquivos no centro de documentação.

GED Gerenciar CEDOC – Através desse sistema é feita a gestão dos documentos físicos e eletrônicos (recebimento, guarda, organização, digitalização, empréstimo, devolução, arquivamento e eliminação da documentação).

A centralização do arquivo físico, facilita o gerenciamento, aumenta a produtividade da empresa e seu fluxo é controlado, evitando desperdícios de tempo no momento de sua localização.

Objetivos do Centro de Documentação

• Organizar de modo eficiente a produção, administração, gerenciamento, manutenção e destinação de documentos;
• Gerenciar empréstimos e devolução de documentos;
• Agilizar a eliminação de documentos que não tenham valor administrativo, fiscal, legal, histórico ou científico;
• Garantir o uso adequado do Gerenciamento Eletrônico de Documentos;
• Assegurar o acesso a informação;
• Garantir a preservação e o acesso aos documentos de caráter permanente, reconhecidos por seu valor legal, histórico e científico.

 

         Responsabilidades do CEDOC

 

• Receber e conferir a documentação;
• Digitar o conteúdo no sistema GED Gerenciar;
• Arquivar a documentação, de acordo com a metodologia estabelecida;
• Prestar orientações aos usuários quanto à forma de arquivamento e tempo de guarda;
• Identificar a documentação para eliminação no sistema e enviar relatório ao Departamento responsável pela documentação;
• Cuidar da autorização para descarte de documentos;
• Orientar os Departamentos, quanto ao correto envio da documentação a ser arquivada no CEDOC;
• Preservar a documentação histórica da empresa;.
• Gerenciar os documentos eletrônicos e físicos;
• Gerar espelho da solicitação para colocar na caixa dos documentos quer foram retirados;
• Protocolar a Entrega do documento;
• Protocolar a Devolução do documento;
• Digitalizar e indexar os documentos no sistema GED GERENCIAR;
• Gerar rótulo para pastas e caixas para devidas identificação;
• Gerenciar relatórios de solicitação, devolução e exclusão;
• Mapear os endereços dos armários e estantes do CEDOC;
• Gerenciar a tabela de temporalidade dos documentos;
• Verificar o Checklist dos documentos desatualizados e pendentes;
• Realizar auditoria nas pastas e caixas se confere com o rótulo;
• Fazer a gestão documental (Criação dos Tipos, Subitem, Adicionais e customizados)
• Controla o acesso por usuário (Filial, Departamento, Tipo Documental);
• Controla o acesso por IP;

Defini permissões de acesso para cada usuário atribuindo restrição de acesso Arquivisticos.

http://grupogerenciar.com.br/gerenciar-goiania-brasilia/