Como a gestão documental eletrônica pode reduzir os custos da sua empresa?

A Gestão Documental pode facilitar na realização de inúmeros processos dentro de uma empresa. No entanto, ela não facilita apenas em aspectos operacionais. Em muitos casos, ela pode implicar em uma redução de custos dentro do estabelecimento. Por esse motivo, os investimentos em tecnologia aliada à gestão de documentos têm sido cada vez mais procurados, pois proporcionam retornos que frequentemente são bastante superiores ao valor aplicado.

Uma tendência tecnológica que influencia em aspectos como a organização e a segurança dos arquivos de uma empresa é a Gestão Eletrônica de Documentos (GED).

Gestão Documental Eletrônica: como ela pode reduzir os custos na empresa?

As vantagens da implementação da GED vão muito além da realização de atividades nas empresas: essa dinâmica implica em mais economia de recurso dentro da corporação. E é por isso que nesse post falaremos mais sobre como a gestão documental pode reduzir custos dentro da sua empresa.

Gastos com materiais

O primeiro resultado direto e o mais óbvio de todos é a economia de materiais que a digitalização dos documentos proporciona. Sem a necessidade de arquivá-los de forma impressa, o escritório poupa recursos, pois não precisa gastar com impressão – o que demanda, além de papel, gastos com tinta, compra e manutenção de impressoras, e até mesmo estrutura para guardar esses arquivos, como pastas, móveis e prateleiras.

Gastos com pessoal

Além dos gastos diretos com a impressão do material, a utilização de um sistema de gestão documental pode reduzir os custos da empresa com pessoal. Isso porque a plataforma oferece uma organização eficiente e automática, o que dispensa a gestão manual por parte dos funcionários em relação aos documentos impressos, por exemplo.

Desta forma, mesmo que não exista um funcionário destinado apenas à organização dos documentos, o tempo despendido por ele nessa atividade pode ser aproveitado em outra função que ofereça mais retorno ao trabalho da empresa e, logo, mais lucro. Ou seja, mesmo que indiretamente, a gestão documental pode reduzir custos devido à eficiência da plataforma eletrônica.

Produtividade

A Gestão Eletrônica Documental pode proporcionar um aumento de produtividade considerável dentro da empresa. Considere que, dentro de um escritório, cada funcionário perde cerca de uma hora diariamente procurando documentos para realizar o seu trabalho. Caso essas horas sejam calculadas de acordo com a remuneração do colaborador, o gasto para a busca de documentos num montante anual, por exemplo, pode expressar um valor significativo para a empresa.

Em um sistema onde o colaborador encontra rapidamente os documentos necessários, ele passa a produzir no tempo antes utilizado para realizar a busca do arquivo. Desta forma, a empresa passa a produzir mais e a receber mais retorno.

Portanto, a gestão documental pode reduzir custos dentro da empresa agindo diretamente nas atividades desempenhadas por ela. Ainda que esse retorno seja visualizado de forma indireta, basta que o gestor compare os resultados anteriores à implementação do sistema e os posteriores para perceber a evolução.

Portanto, são inúmeras as vantagens financeiras que a Gestão Eletrônica Documental pode oferecer a sua empresa. Para saber mais sobre soluções neste âmbito entre em contato conosco.

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