FALE CONOSCO
FALE CONOSCO
FALE CONOSCO
FALE CONOSCO

A importância de uma gestão documental eficaz na sua empresa

Você sabe qual a importância da digitalização e do gerenciamento de documentos em uma empresa? Conheças os benefícios e saiba como aplicar em seus negócios.
25 set 2018
Arquivamento, Arquivar, Arquivo Digital, Digitalização, Documentos, GED/ECM, Gestão documental, Organização
Nenhum comentário

Avatar for Grupo Gerenciar Grupo Gerenciar

Produzir e receber diversos tipos de documentos faz parte da rotina diária de qualquer organização. Esses arquivos, no entanto, muitas vezes não recebem a devida atenção dos gestores e empreendedores, os quais acabam por ignorar a importância de uma gestão documental eficaz na sua empresa.

Ignorar a gestão dos documentos pode gerar uma série de problemas para a empresa, inclusive financeiros. Além disso, de nada adianta reunir tantas informações se elas não estiverem devidamente organizadas e seguras.

Para que você entenda a importância de uma gestão documental eficaz na sua empresa, preparamos esse artigo com as principais informações sobre o assunto. Confira a seguir!

O que é gestão documental?

Quando falamos em gestão documental, estamos nos referindo a diversos procedimentos que possibilitam a organização e o armazenamento seguro dos arquivos de uma empresa. Além de ser uma forma prática de conservar a integridade física dos documentos, é uma ferramenta administrativa eficiente e inteligente que pode agilizar os processos organizacionais.

Qual a importância de uma gestão documental eficaz?

O gerenciamento de documentos de uma empresa é extremamente importante, desde que o serviço seja feito corretamente. Medidas e atitudes equivocadas, como armazenamento incorreto e desorganização, podem comprometer a segurança, a busca por informações específicas e, por vezes, a confidencialidade dos arquivos.

Por isso, a melhor maneira de garantir que a gestão de documentos seja eficaz é investir em consultoria especializada, e em uma GED (Gestão Eletrônica de Documentos), uma solução eletrônica que permite o correto gerenciamento dos arquivos de uma empresa.

Uma gestão de documentos eficaz pode causar um impacto bastante positivo na sua empresa, evitando, inclusive, problemas perante a lei. Isso porque é obrigação de toda organização guardar documentos fiscais e trabalhistas por um determinado período, sendo passível de multa caso descumpra essa regra.

Além do mais, investir no gerenciamento de documentos garante a conservação dos seus arquivos e, consequentemente, das informações valiosas que eles contêm. Os papeis ficam armazenados em um local adequado, o que evita sua exposição a problemas como mofo, umidade, ataque de pragas, incêndios, enchentes e até perda de partes do documento.

Quais os benefícios da gestão de documentos?

Para que você se convença de uma vez por todas sobre a importância de uma gestão documental eficaz na sua empresa, listaremos os principais benefícios que esse investimento pode trazer:

– Libera o espaço físico destinado ao armazenamento dos arquivos;
– Garante maior eficiência no desenvolvimento e controle de documentos;
– Melhora a produtividade;
– Restringe o acesso a funcionários autorizados;
– Elimina o risco de perdas e extravios;
– Facilita o processo de busca por informações;
– Mantém seguros arquivos confidenciais e sigilosos;
– Assegura o descarte correto de arquivos obsoletos;
– Auxilia no gerenciamento do negócio e reduz os custos.

Afinal, por que investir na gestão documental?

Sem uma gestão documental correta e eficiente, sua empresa corre o risco de não apresentar resultados satisfatórios. Perda de tempo, informações sigilosas em mãos erradas, extravio de arquivos e multas exorbitantes são apenas alguns dos problemas que a sua organização pode enfrentar se ignorar essa importante ferramenta administrativa.

Quer investir em uma gestão de documentos eficaz ?

Tenha um diferencial na sua empresa, entre em contato conosco agora mesmo e confira nossas soluções.

Gerenciar, a inteligência documental que a sua empresa precisa.

Recommended Posts

Powered by  GDPR Cookie Compliance
Visão geral da privacidade

Cookies e Sua Privacidade

Este site usa cookies para que possamos oferecer a melhor experiência de usuário possível. Quando você visitar qualquer site da web, pode armazenar ou recuperar informações em seu navegador, principalmente na forma de cookies. Esta informação pode ser sobre você, suas preferências ou o dispositivo e é usado principalmente para fazer funcionar o site como você espera que ele. A informação não costuma identificá-lo diretamente, mas pode dar-lhe uma experiência web mais personalizada.

Porque nós respeitamos seu direito à privacidade, você pode optar por não permitir alguns tipos de cookies. Clique nas categorias ao lado para saber mais e mudar as nossas configurações padrão. No entanto, alguns tipos de bloqueio de cookies pode afetar sua experiência no site e os serviços que são capazes de oferecer.