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Por que a Gestão de Arquivos é importante para a minha empresa?

Por que a Gestão de Arquivos é importante para a minha empresa?
12 out 2018
Arquivamento, Gestão documental
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As atividades diárias de uma empresa, independentemente do seu ramo de atuação, necessitam da manipulação e gerenciamento de muitas informações, de modo que, na maioria das situações, a cada tarefa são criados novos documentos. Nesse contexto surge o questionamento da importância de realizar a gestão de arquivos para melhorar a performance das tarefas.

Se esse é o seu questionamento, você está no lugar certo! Nós do Grupo Gerenciar preparamos este artigo que vai lhe ajudar a entender os motivos de adotar essa prática.

Organização

A organização é um dos principais pilares do gerenciamento de arquivos – não é possível falar de gestão sem que haja um padrão organizacional. É como um movimento sinérgico: a organização proporciona a efetividade na gestão e a boa gestão condiciona a organização dos arquivos.

O Grupo Gerenciar pode prestar a consultoria para ajudar a sua empresa a ter melhor produtividade com a gestão eficiente dos arquivos e adequar de acordo com o Manual de Gestão Documental — MGD.

Precisa melhorar organização dos seus arquivos digitais? Então leia o artigo “3 dicas para organizar seus arquivos digitais de forma estratégica”.

Melhor aproveitamento do espaço físico

O gerenciamento de arquivos de forma eficiente trará ao seu negócio o benefício do melhor aproveitamento do espaço físico, um dos ativos mais vitais de qualquer empreendimento.

Ao adotar essa solução na sua empresa, não somente o espaço físico será melhor aproveitado como a organização e a disposição do espaço proporcionarão melhor circulação de pessoas e acesso ao que se precisa.

Gestão das informações

A gestão das informações e a gestão de arquivos caminham lado a lado, de modo que, para que sua empresa tenha sucesso na gestão das informações é preciso que, paralelamente, ela tenha um bom gerenciamento dos arquivos.

A gestão de arquivos proporcionará a devida classificação e catalogação (indexação) das informações contidas nos documentos, sempre com foco nas necessidades e características da sua empresa. Desse modo, seu empreendimento terá à disposição o melhor da gestão das informações.

Acesso às informações e gestão de arquivos

Velocidade de acesso às informações é um fator determinante para o sucesso das operações de toda empresa. Mas para que a velocidade de acesso seja otimizada é preciso ter uma gestão de arquivos moderna e com foco na produtividade.

Nesse contexto, o software GED Gerenciar pode ser fundamental para proporcionar o melhor acesso às informações contidas em seus arquivos, de forma fácil e ágil.

Não podemos falar de gestão de arquivos sem abordarmos o tema da implantação e uso da tecnologia, situação que impõe às empresas a necessidade de se adequarem e enquadrarem ao novo modelo de negócios. Mas essa mudança na gestão surgiu da necessidade de melhorias nos processos das empresas e, em consequência, vêm proporcionando a essa atividade, mais agilidade e a redução da probabilidade de erros.

Diante dos vários benefícios apresentados nesse artigo, fica evidente que sua empresa será mais produtiva ao adotar as melhores práticas de gestão de arquivos e controle das informações.

Tenha um diferencial na sua empresa: entre em contato conosco agora mesmo e confira nossas soluções.

Gerenciar, a inteligência documental que a sua empresa precisa.

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