Guia Completo Para Uma Boa Consultoria Arquivística

Um sistema de gerenciamento de documentos pode melhorar de maneira mensurável a produtividade e eficiência de uma empresa, já que ajuda a gerenciar informações de forma rápida e objetiva. Para determinar o melhor método é necessária uma consultoria arquivística de qualidade.

Alguns métodos de gerenciamento podem ser muito complicados, inchados e desorganizados. Por isso, é sensato entender como o sistema será utilizado, quais recursos serão os mais importantes, o que já existe e o que deve ser aprimorado ou implementado do zero.

A consultoria arquivística permite isso através do reconhecimento dos gargalos no fluxo documental.

Consultoria arquivística – Como é realizada

A primeira fase de qualquer consultoria arquivística de qualidade é a identificação do nível de maturidade da gestão documental na organização e das necessidades de melhorias.

Feito isso é possível identificar as mudanças que deverão ser implementadas para que o empreendimento e os processos alcancem as metas de eficiência desejadas.

A consultoria arquivística, quando realizada de forma objetiva e por profissional capacitado, resulta na implantação das ferramentas apropriadas e que poderão auxiliar no desenvolvimento das atividades diárias e aperfeiçoamento das tarefas.

É importante entender as necessidades individuais

Se alguém pudesse acenar com uma varinha mágica e ajudar a empresa a alcançar uma coisa, o que seria? Melhor governança do projeto? Conformidade regulatória? Compartilhamento de informações críticas seguras e controladas com terceiros? Um modelo de negócios mais enxuto?

Ao esclarecer o que deseja alcançar, é possível entender melhor como cada uma das ferramentas e recursos de uma empresa ou de um fornecedor em potencial se ajustará aos objetivos da empresa que está sendo alvo da consultoria arquivística.

Também é preciso reconhecer o que não se quer de um sistema de arquivamento. Às vezes, os recursos vêm com “efeitos colaterais” indesejáveis.

Por exemplo, para obter um bom controle de documentos, alguns sistemas de gerenciamento de documentos exigem que os usuários alterem a maneira como trabalham.

Quaisquer ganhos obtidos com um melhor controle podem ser compensados ​​pela necessidade de modificar todos os seus processos e fluxos de trabalho. É preciso ter um consultor profissional e que saiba equilibrar essas demandas.

 

Avaliar o consultor

O relacionamento que com o fornecedor do sistema de gerenciamento de arquivos provavelmente será de longo prazo; por isso é importante verificar seu histórico, depoimentos de clientes e até teste o sistema e as equipes de suporte.

Um sistema de gerenciamento de documentos é algo com o qual a empresa todos os dias. Nas primeiras semanas após a implementação, provavelmente haverá uma curva de aprendizado, mas se o fornecedor estiver disponível e for útil, será um valor agregado difícil de encontrar em outro lugar.

Além disso, qual será a capacidade de resposta às necessidades? Os recursos necessários desde o início não são essencialmente os que serão necessários daqui a um ou cinco anos. Qual é a capacidade deles de serem flexíveis?

Não é um caso de procurar o provedor de gerenciamento de arquivos com a lista de recursos mais longa ou o site mais sofisticado. É preciso pensar estrategicamente sobre como isso será usado nas operações diárias.

Como o Grupo Gerenciar pode ajudar

O Grupo Gerenciar é uma empresa de tecnologia com soluções voltadas para processos de negócios em gestão documental.

O Grupo Gerenciar tem como principal objetivo ajudar as empresas a armazenarem seus dados de forma segura e o mais próximo possível do conceito paperless, reduzindo ao máximo o desperdício de papel e recursos.

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