A importância de terceirizar a gestão de documentos

O gerenciamento de documentos desempenha um papel fundamental no controle das informações de qualquer negócio. A eficácia do sistema de gerenciamento de documentos pode influenciar os processos no dia a dia e por isso, terceirizar a gestão de documentos pode trazer benefícios palpáveis.

No clima empresarial moderno, a organização de volumes crescentes de informações e o compromisso de gerenciá-las pode ser um desafio para funcionários e empreendedores.

Desde a redução de riscos, melhorando a eficiência dos funcionários até os protocolos compatíveis, terceirizar a gestão de documentos para um provedor profissional de gerenciamento de registros pode atender a várias prioridades de negócios.

 

Terceirizar a gestão de documentos – quais os benefícios?

Terceirizar a gestão de documentos pode agregar diversos benefícios no desempenho das operações diárias. Pode-se destacar:

1. Maior segurança

A terceirização do gerenciamento de documentos para profissionais ajuda a aliviar os riscos, garantindo que a empresa esteja em conformidade com os regulamentos governamentais.

As leis de privacidade que envolvem informações pessoais e roubo de identidade variam, tornando difícil acompanhar as novas diretrizes.

Ao trabalhar com um fornecedor confiável que fornece software de gerenciamento de documentos projetado com conformidade, os documentos particulares são armazenados e estão em conformidade com os regulamentos e os requisitos de retenção.

2. Redução no acúmulo de papel

Independentemente do tamanho de uma empresa, a maioria delas tem uma coisa em comum: uso de papel. O conceito de empreendimentos paperless aumentou mas a realidade é que é possível fazer mais.

Com a empresa média produzindo grandes quantidades de documentos regularmente, o armazenamento de registros no local usa imóveis de escritórios principais que podem ser dedicados a operações orientadas a receita.

Além disso, a bagunça de papel cria uma infraestrutura de negócios desorganizada. E se uma visita ao cliente exigir acesso imediato a um registro específico, mas não for possível encontrá-lo? Ou se organização recebe uma auditoria surpresa, e as informações necessárias estão mal localizadas?

Isso não apenas aumenta o estresse dos funcionários, mas também aumenta a insatisfação do cliente.

Terceirizar a gestão de documentos para um provedor com serviços e tecnologias de digitalização atualizadas, transformando os registros físicos em arquivos digitais acessíveis pode sanar esse tipo de problema.

3. Melhora a eficiência dos funcionários

Os funcionários podem passar inúmeras horas arquivando, procurando documentos, digitalizando ou destruindo papéis. Cada uma dessas tarefas pode reduzir a produtividade.

Então, qual é a solução? Ao terceirizar a gestão de documentos com armazenamento seguro e serviços de digitalização sob demanda, é possível capacitar a equipe a gastar seu tempo com mais eficiência, com acesso instantâneo a informações pertinentes.

Grupo Gerenciar – Solução em gestão documental

Toda empresa tem desafios únicos quando se trata da exigência de gerenciamento de documentos. Se a empresa precisa de retenção de registros a longo prazo e digitalização, converter todos os arquivos de uma só vez pode não ser uma opção viável.

Uma ótima alternativa é fazer parceria com um provedor de gerenciamento de documentos terceirizado qualificado com espaços de armazenamento externos para guardar arquivos em papel em um ambiente com clima controlado, além de digitalizá-los sob demanda.

Esta solução de armazenamento híbrido fornece aos funcionários acessos aos dados digitais de maneira oportuna e segura, economizando espaço valioso para o escritório.

O Grupo Gerenciar pode ajudar empresas a implementar soluções que ajudam a reduzir custos, aumentar a produtividade e automatizar processos de negócios.

A abordagem centrada no cliente garante que as necessidades comerciais específicas sejam atendidas, ajudando diferentes tipos de negócios a obterem mais valor de suas informações. Para saber mais sobre como terceirizar a gestão de documentos entre em contato.