Como Eliminar De Vez Os Gastos Das Impressões Da Sua Empresa

As empresas estão sempre procurando reduzir os custos, afinal, cortar gastos sempre é bom. Uma dos vilões que ainda gera muita despesa é o consumo de papel, com os gastos das impressões sendo relativo em relação ao número de colaboradores.

Mesmo com diversos processos hoje sendo automatizados, a falta de costume com essas novas práticas acaba gerando uma resistência no cotidiano em relação ao assunto e os gastos continuam maiores do que o necessário.

Isso sem contar que o consumo do papel é um dos principais problemas quando se trata de desmatamento. Dessa forma, é importante que ocorra uma conscientização do gestor e colaboradores para que encontrem métodos alternativos de como evitar isso.

Evitando gastos das impressões

Existem várias práticas que podem ser adotadas para diminuir os gastos das impressões de uma empresa. Uma das principais que vem ganhando cada vez mais adeptos é a utilização de uma gestão eletrônica de documentos.

É possível notar que a quantidade de armários de armazenamento de arquivos vem ficando cada vez mais raro e tudo sendo substituído por informações digitais.

A automatização de muitos processos vem se tornando cada vez mais simples quando se encontram armazenadas na nuvem, sem a necessidade de documentos físicos que gerem custos de impressões.

Dessa forma, está cada vez mais comum a utilização de notebooks ou tablets para que o trabalho seja feito de forma segura, inteligente e econômica. Abaixo segue algumas vantagens de se trabalhar nesse método.

• Preservação – Não há como evitar o desgaste de um papel ao longo do tempo, considerando que ele sempre está exposto a incidentes ou pelo próprio desgaste natural.
• Acesso rápido – Em uma situação padrão, a pessoa iria procurar um arquivo específico e perderia muito mais tempo até encontrá-lo, do que alguém que consegue resolver o problema em questão de cliques.
• Padronização e controle – Quando ocorre uma alteração de um documento físico, é importante identificar as informações dessa mudança. Se os arquivos foram alterados digitalmente, o software consegue identificar quem o alterou, data, horário e tudo o que foi mexido.
• Indexação – Trata-se da ação de ordenar os documentos de acordo com o tipo, data e assunto. Em outras palavras, categorizá-los. É mais uma ferramenta que agiliza os processos e aumenta a produtividade.

Outras vantagens da utilização de um GED

Primeiramente, o termo GED significa Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Ou seja, trata-se de um software capaz de oferecer todos os benefícios que foram listados até aqui.

A implementação deste tipo de software é sinal de que a organização está melhorando a qualidade de seus serviços ao diminuir os custos, descomplicando questões burocráticas que são necessárias para um bom funcionamento.

É inegável que a produtividade de um colaborador não vai ser a mesma caso sua meja esteja recheada de papéis. Ele pode ficar perdido, perder algum documento importante ou até mesmo danificá-los caso não haja nenhuma organização.

Caso estes documentos estejam arquivados digitalmente, a prática do backup é outra atividade que deve ser constante para um bom funcionamento. Além de preservar as informações, protege de qualquer ameaça virtual.

Pensando em atividades do dia a dia, a demora que um funcionário pode fazer na consulta de um arquivo, pode gerar uma insatisfação enorme por parte dos clientes, reduzindo assim seu espaço no mercado.

Isso sem contar que quando ocorre uma visita de um funcionário em outro ambiente, é possível ter acesso aos documentos através de dispositivos móveis, com o software sendo facilmente integrado a estes aparelhos.

A empresa precisa escolher um software com credibilidade no mercado e que ofereça todas essas vantagens. No Grupo Gerenciar – http://www.grupogerenciar.com.br, encontra-se este e outros serviços que vão fazer com que os gastos nas impressões sejam cada vez mais raros.