Qual o melhor software workflow?

Se for traduzir literalmente para o português, o termo workflow significa fluxo de trabalho. Na prática, é um grupo de ferramentas e tecnologias que permitem que ocorra um bom fluxo em uma empresa. Mas qual o melhor software workflow?

Em um universo corporativo cada vez mais disputado, há uma crescente automatização de processos. E é neste momento que o workflow aparece. Através dele, as organizações conseguem atingir uma eficiência operacional e garantir sua sobrevivência.

Em outras palavras, trata-se da automação de processos de um negócio, nos quais as tarefas, documentos e informações percorre colaboradores seguindo uma hierarquia.

Na teoria, essa gestão pode acontecer de forma manual, mas atualmente a maioria do workflow é todo sistematizado no contexto das tecnologias de informação.

O que é workflow e sua importância?

As empresas utilizam workflow para ordenar tarefas entre seus colaboradores e alinhar os dados entre os sistemas e departamentos, com o intuito de optimizar a eficácia organizacional, lucratividade e capacidade de resposta.

É através dos fluxos de trabalho que se automatizam a ordem das tarefas a serem cumpridas e por quais funcionários relacionados no processo.

Dessa forma, reduz o tempo gasto no processo como todo, assim como os erros causados e falta de comunicação que pode acontecer pela interação entre pessoas.

Um gerente pode apresentar dificuldades no gerenciamento na hora de definir as atividades de cada funcionário. Por isso, é importante que exista uma ajuda tecnológica capaz de ajudá-lo na organização das funções.

Quando se usa um software de gerenciamento de workflow, pode-se documentar informações que são importantes para concluir cada tarefa, além de deixar de forma mais prática e automatizada. Confira algumas outras vantagens:

• Visibilidade – Um sistema workflow apresenta aos gerentes uma visão ampliada das atividades. Dessa forma, é possível ver o andamento de cada projeto em qualquer momento.
• Produtividade melhorada – É óbvio, já que reduz o tempo gasto com tarefas manuais.
• Responsabilidade – Outra função que a ferramenta permite é o controle de tempo gasto em cada atividade, permitindo a criação de metas a serem cumpridas e futuras melhoras nos processos.

Qual a diferença de workflow e BPM?

Apesar de servirem ao mesmo propósito, o workflow e BPM (Business Process Management), são coisas diferentes. O BPM quer dizer Gerenciamento de Processos de Negócios.

A ferramenta utilizada por ele é o BPMBS (Business Process Management System, que é um software que organiza e simplifica os processos de negócios mais complexos.

O grande intuito do BPM é analisar e melhorar os processos de uma organização, o que faz com que os custos sejam reduzidos e aumento da produtividade.

Já o workflow, refere-se à tecnologia que coloca em prática a automação dos fluxos de trabalho. Em outras palavras, o BPM é mais abrangente, porém ambos permitem a automação de processos de negócios.

Qual é o melhor? Não existe resposta certa e errada. A ideia é pensar em quais processos precisam de gerenciamento e a partir disso, analisar e identificar qual das duas ferramentas utilizar.

As vantagens de um software de workflow na WEB

A tecnologia e transformação digitou alterou a forma como as empresas e pessoas vivem e trabalham. O home office vem se tornando uma prática cada vez mais adotada, o que gera uma necessidade de um software de workflow.

Nele, é possível trabalhar não somente no conforto de casas, mas quando uma viagem for necessária, visitando clientes ou até mesmo dentro do trânsito, aliado a outro benefício, que é a da utilização do sistema em dispositivos móveis.

Além disso, permite um compartilhamento de ideias e sugestões muito maiores. Assim, é mais fácil identificar futuros problemas e melhorias a serem feitas nos processos.

No Grupo Gerenciar – http://www.grupogerenciar.com.br -, os clientes encontram ótimos softwares workflow, como também BPM. Além disso, a empresa tem outras soluções voltadas para os processos de negócios em gestão documental.