O Que Significa Consultoria Documental?

Com uma consultoria documental os negócios podem evitar com que muitos erros acontecem devidos a má administração dos documentos e arquivos da empresa.

Diante da evolução da tecnológica, os serviços de gerenciamento de documentos e consultorias surgiram para otimizar os processos de um negócio.

Assim, os papéis que são muito usados para anotar e guardar informações sobre clientes, compra de serviços e muito mais, diminuem cada vez mais devido ao armazenamento eletrônico de documentos.

Isso fará uma empresa seguir para um lado mais sustentável que vem sendo aderido por diversos outros negócios atualmente – isso faz a empresa não ficar de fora e bater de frente com os concorrentes!

Dessa forma, um escritório que trabalha com documentos confidenciais e que necessitam de segurança podem contar com esse serviço de consultoria para gerenciar melhor seus arquivos! Conheça mais a respeito dessa solução!

Por que usar um serviço de consultoria documental?

A digitalização e administração de documentos parece fácil, mas não podemos esquecer que existem papéis e arquivos que são antigos e muitas vezes são difíceis de serem recuperados.

Porém, com uma empresa que oferece o gerenciamento eletrônico de documentos será possível recuperar arquivos antigos e evitar futuros erros, como a perda de documentos importantes.

Além do mais, uma consultoria proporcionará a análise os conteúdos que serão arquivados, a fim de identificar um bom critério de armazenamento para garantir uma gestão e organização de qualidade.

Dessa forma, ao contratar um serviço de gerenciamento de documentos eletrônicos, os papéis serão todos armazenados online pela nuvem e em um software específico que proporcionará segurança para qualquer arquivo.

Como funciona a consultoria de gerenciamento de documentos?

O processo de consultoria exige os seguintes passos para chegar a uma boa administração e organização dos arquivos de uma empresa:

• Pesquisa organizacional: no estágio inicial, é realizado uma pesquisa aprofundada sobre os processos atuais da organização para determinar uma linha de base para que a partir dela medir o desempenho. O objetivo é chegar ao cerne de onde estão seus processos de documentos.
• Análise de processos de negócios: em seguida, é combinada as descobertas da análise acima com as tendências atuais dos processos de negócios para otimizá-los. Essas práticas recomendadas são vindas dos profissionais que possuem grande conhecimento do setor.
• Depois de concluir toda essa análise e sugestões dos processos é comunicado a empresa que contratou o serviço sobre o que será realizado para gerenciar os documentos da maneira correta

Nossa etapa final envolve a equipe traçando o curso de ação correto sobre como proceder com os documentos que dependerá do plano final de automação de processos.

• Isso pode envolver a implementação de softwares, novas tecnologias ou apenas um processo geral que inclui métodos internos para o gerenciamento.

Benefícios do gerenciamento eletrônico de documentos

Ao entender as necessidades que uma consultoria de documentos e o gerenciamento dos arquivos promove para um negócio, entenda seus benefícios:

• Serviços de armazenamento dos arquivos na nuvem.
• Redução de espaço no ambiente de trabalho, evitando armários, caixas e pastas.
• Otimização na pesquisa e recuperação dos documentos.
• Segurança e confidencialidade dos arquivos.
• Backup de dados e recuperação de documentos.

Conheça o Grupo Gerenciar!

Diante de tantos benefícios de um sistema de gerenciamento de documentos e do avanço da tecnologia a empresa Grupo Gerenciar oferece esses serviços para as empresas que querem reduzir seus custos com papéis físicos.

Além disso, ela conta com um sistema GED e consultorias para direcionar o gerenciamento dos documentos da maneira que eles ficarão mais organizados para os funcionários da empresa encontrarem, como também o próprio chefe.

Portanto, conte com um serviço de consultoria documental para sua empresa se posicionar melhor no mercado e oferecer para seus clientes serviços com maior qualidade e eficiência.