5 Benefícios de se ter GED Acadêmico

Você já ouviu falar de GED acadêmico? Esse é um assunto que entrou em voga em 2018, a partir de um decreto do MEC para que as faculdades brasileiras implementassem um sistema eletrônico de gerenciamento de documentos.

As instituições de ensino superior guardam, em seus sistemas, todo o registro do aluno, do bacharelado à pós-graduação. Pensando nisso, é de se imaginar que o volume de informações gerado por elas sejam muito grande.

Neste artigo, você vai entender um pouco mais sobre o que é GED Acadêmico e porque ele deve ser implementado. Além disso, separamos 5 dos principais benefícios de se adotar o GED na gestão de documentos nas universidades.

O decreto do MEC e o prazo para a adequação

O decreto nº 9.235 do MEC determinou que as instituições de ensino superior no Brasil devem, obrigatoriamente, migrar seus documentos para o meio digital. As universidades têm, portanto, até abril de 2020 para se adequarem a essa proposta.

Apesar do caráter obrigatório da lei, a mudança do acervo acadêmico para o meio digital é, sem dúvida, benéfica. Isso porque é uma das instituições que mais acumula documentos e registros. Portanto, quais os benefícios de se ter GED acadêmico?

Benefícios de se ter GED acadêmico

• Diminuição de custos de armazenamento

Um dos maiores problemas de se armazenar um grande número de documentos é o espaço necessário para tal. É comum em grandes centros universitários o uso de salas inteiras para guardar esse tipo de informação.

A transferência para o meio digital, portanto, reduz muito os custos de locação. Isso porque as plataformas eletrônicas requerem pouco (ou nenhum) espaço interno na instituição para serem salvas. Dependendo do serviço, os arquivos podem ser armazenados remotamente.

• Segurança e integridade das informações

Arquivos físicos, tal qual os digitais, estão sujeitos à perda. Porém, o meio eletrônico reduz muito esse tipo de problema, visto que está menos sujeito a acidentes causados pelo erro humano.

Guardar as informações em um servidor remoto garante que elas estejam seguras de perda ou vazamento. Além disso, o controle de quem pode ou não acessar esses dados é muito maior quando estamos falando de plataformas online.

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• Automatização

Uma das maiores vantagens do GED acadêmico é a automatização dos processos. Isso porque a criação e modificação de registros e informações no meio digital é muito mais rápida do que no meio físico.

Isso faz com que alguns processos possam ser automatizados, como a indexação de novos registros. Dessa forma, os funcionários podem se dedicar às suas funções sem a necessidade de se preocupar com processos burocráticos, facilitando todo o processo.

• Benefícios da nuvem

A computação em nuvem é a grande transformação tecnológica da atualidade. Ela consiste em produtos, serviços e processos sendo executados remotamente, transferidos para o usuário através da internet. Os benefícios da computação em nuvem são inúmeros, e o GED não fica de fora.

Com o Gerenciamento Digital de Documentos Acadêmicos, as faculdades podem ter acesso aos seus documentos importantes de qualquer lugar, sem a necessidade de recursos internos para geri-los.

• Agilidade dos processos

Por fim, o meio digital garante que os processos burocráticos sejam agilizados. A produção de relatórios ou a consulta de documentos por parte da instituição ou do aluno podem ser feitas com poucos cliques, de qualquer momento, em qualquer lugar.

Mas o prazo de adequação é justo?

A grand verdade é que a adequação para o GED acadêmico exige um custo inicial para a digitalização de todos os documentos. Porém, uma vez que esse processo termine, todo o resto da instituição se beneficia. Portanto, os prazos são bem adequados.