5 dicas para uma organização de documentos eficiente

A organização de documentos de uma empresa pode ser uma tarefa desafiadora para muitos administradores de uma organização. Um ambiente de trabalho organizado promove diversos ganhos na rotina de uma empresa.

Além disso, empresas líderes em seus ramos gerenciam muito bem suas rotinas administrativas, pois entendem que perdas ou extravios de documentos podem comprometer o desempenho nas rotinas e operações, acarretar prejuízos financeiros e até mesmo enfraquecimento de marca no mercado.

Porém, mesmo tendo conhecimento dessa importância é comum que muitas empresas ainda encontrem dificuldades em executar essa tarefa de maneira correta, principalmente no caso das empresas de médio ou grande porte.

Qual a importância da organização de documentos para uma gestão eficiente?

Quando os documentos estão desorganizados, o acesso às informações é difícil e lento, algo que, pode comprometer as operações do dia a dia, seja no trabalho com dificuldades em encontrar documentações ou até atrasos no tempo do atendimento ao cliente e as solicitações internas da empresa.

Instituir uma técnica para a documentação estar sempre organizada é uma forma eficaz de manter o controle de todos os departamentos, por meio de um centro de informações ativo e bem estruturado. Com um sistema de organização correto é possível estabelecer um fluxo de documentos dinâmico e fluído garantindo vantagens para sua empresa.

5 dicas práticas para organização de documentos eficiente

1. Nomenclatura e padronização de arquivos

Os documentos devem ser arquivados de acordo com sua natureza, através de categorias relacionadas conforme o seu setor seguindo critérios e padrões de classificação e nomeação de arquivos.

A utilização de uma padronização de procedimentos possibilita que qualquer colaborador localize um documento sem dificuldades.

2. Defina um local adequado

O local de armazenamento é um dos pontos principais da organização de documentos. Além de ser um espaço físico amplo, limpo e organizado, também é de extrema importância que ele seja seguro, arejado e adequadamente iluminado.

Um espaço seguro também consiste em um local com acesso restrito somente para pessoas autorizadas de forma que garanta a segurança das informações da sua empresa.

3. Acondicionamento correto

Além do espaço físico, é importante que os papéis sejam cuidadosamente dispostos em um acondicionamento correto como em pastas e caixas. Esses recursos devem ser adequados ao tamanho e tipo do papel que se deseja arquivar, o que evitará que os documentos sejam amassados ou fiquem disformes a ponto de dificultar o manuseio e legibilidade das informações.

A utilização de um acondicionamento correto e devidamente identificado irá garantir um acesso mais prático e eficiente na localização e manuseio dos documentos.

4. Digitalize seus documentos

A digitalização de documentos veio para revolucionar a forma como as empresas armazenam seus registros. Além de reduzir o tamanho do arquivo físico, não sofrem com o acúmulo de poeira, diminui o risco de extravio e garante mais segurança às informações.

A digitalização é uma estratégia inteligente que garante o acesso e compartilhamento rápido e prático das informações evitando o manuseio excessivo e inadequado dos arquivos preservando o documento original. Por isso, considere sempre a possibilidade de digitalizar seus documentos.

5. Use a tecnologia como aliada

O uso da tecnologia por meio de softwares de gestão e armazenamento em nuvem como GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos, tem sido cada vez mais adotado pelas empresas na gestão de seus documentos. Esta opção aliada a digitalização de documentos pode se tornar ainda mais poderosa.

Dessa forma, é possível acessar os documentos e informações por meio de um login e senha, de qualquer lugar que disponha de acesso à internet, garantindo mais eficiência na organização e consulta de documentos com total segurança.

Garanta a organização de documentos eficiente

A Gerenciar é uma empresa especializada em gestão documental capaz de facilitar ainda mais o processo de organização dos seus documentos, pois conta com um software GED completo que permitem a gestão inteligente de documentos ou arquivos.

Além disso é possível realizar a digitalização de documentos através do próprio sistema, criando padrões de organização associados a índices para pesquisa e recuperação que permitem localizar rapidamente qualquer documento.

O sistema GED da Gerenciar permite também a automatização das rotinas de trabalho das empresas, viabilizando a tramitação online dos documentos entre os departamentos, em ambiente inteiramente digital, seguindo o conceito paperless (sem papel), garantindo economia, produtividade, acessibilidade e segurança sem a necessidade de impressão e manuseio de papéis.

Garanta uma melhor gestão de suas atividades, apresentando serviços com mais qualidade e gerando maior produtividade. Tenha um diferencial na sua empresa, entre em contato conosco agora mesmo e confira nossas soluções.

Gerenciar, a inteligência documental que a sua empresa precisa.

Continue lendo:

• DIGITALIZAÇÃO E GED – GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS: A COMBINAÇÃO IDEAL PARA A SUA EMPRESA
• DETERIORAÇÃO DE DOCUMENTOS: COMO EVITAR?
• GED: POR QUE SUA EMPRESA PRECISA DE UM?