Com o uso de plataformas diferenciadas cada vez mais frequente na internet, o número de ataques cibernéticos aumentou consideravelmente. O que antes era apenas um facilitador para a comunicação e para o armazenamento de dados diversos, agora também é sinônimo de perigo para a integridade dessas informações. Por isso, fazer o backup dos dados mais importantes da empresa ou pessoais é de suma importância para a segurança dos mesmos. Porém, saber como fazer esse backup e em qual mídia armazená-los de forma mais segura são dúvidas ainda frequentes entre as pessoas e instituições.......
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É de conhecimento geral que o uso de arquivos em papéis nas empresas é grande, e apesar das buscas pela diminuição do uso do papel e aumento de documentos digitalizados ainda é difícil ver uma mudança significativa e relevante nas organizações. As salas de arquivo, até este momento, continuam sendo alimentadas pelos diversos setores existentes e este hábito não parece ter uma previsão de diminuir. Mas primeiro, por que a redução de arquivos em papéis é interessante? Problemas causados por arquivos documentos em papéis Primeiramente, documentos impressos podem ser perdidos de maneira muito......
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Não há empresa hoje em dia que não mantenha arquivos digitais como parte de sua rotina. Seja ao guardar apenas alguns documentos essenciais, seja ao digitalizar toda sua papelada para preservá-la. É inevitável ter que lidar com inúmeros registros virtuais, que podem estar em um computador, um HD externo ou na nuvem. Mas não é porque esse meio é considerado mais seguro para proteger esses documentos tão essenciais que não deve agir com cautela. Por isso, conheça os principais cuidados que deve ter no armazenamento de seus arquivos digitais: Use um software de......
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Realizar a gestão das notas fiscais em sua empresa é um fator determinante para que se possa evitar muitos problemas e transtornos. Essa gestão deve englobar tanto as notas de entradas, quanto as de saídas. Por isso, é importante saber quais erros devem ser evitados na gestão de notas fiscais e, desse modo, ter mais tranquilidade e produtividade. Veja, neste artigo, quais são os erros mais cometidos e como evitá-los! Achar que a DANFE é o documento fiscal É muito comum as pessoas acharem que o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE)......
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A gestão de documentos em uma empresa é sempre um processo que demanda muita atenção. Tanto mais quando falamos de elementos que têm valor de registro e comprovação de atividades financeiras. A nota fiscal é um bom exemplo disso. O grande volume e a necessidade de organização constante, no entanto, tendem a tornar o gerenciamento de notas fiscais burocrático. Com isso o processo é tido por muitos empreendedores como algo maçante e que toma muito do seu tempo. Um recurso que atenua muito esta situação é a nota fiscal eletrônica (NF-e). Afinal, o......
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No trabalho diário de uma empresa são produzidas grandes quantidades de documentos, que devem ser geridos de acordo com o ciclo vital, do momento da produção até sua destinação final. O ciclo de vida dos documentos possui três idades. Três idades do arquivo A gestão de documentos conta com procedimentos bem definidos para todas as etapas do ciclo de vida dos documentos, que envolve as idades do arquivo, sendo elas: corrente, intermediária e permanente. A frequência de uso e seu valor são considerados na hora de definir em qual idade está o documento.......
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As atividades diárias de uma empresa, independentemente do seu ramo de atuação, necessitam da manipulação e gerenciamento de muitas informações, de modo que, na maioria das situações, a cada tarefa são criados novos documentos. Nesse contexto surge o questionamento da importância de realizar a gestão de arquivos para melhorar a performance das tarefas. Se esse é o seu questionamento, você está no lugar certo! Nós do Grupo Gerenciar preparamos este artigo que vai lhe ajudar a entender os motivos de adotar essa prática. Organização A organização é um dos principais pilares do gerenciamento......
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Estabelecer uma rotina de excelência é imprescindível para toda e qualquer empresa, e para isso é necessário que seus documentos sejam armazenados de maneira inteligente e inovadora. O que isso quer dizer? Quer dizer que você deve ficar atento a algumas dicas para efetuar o arquivamento correto dos documentos de sua empresa. No momento de fazer o arquivamento, é imprescindível que os documentos sejam guardados de forma correta. Existem inúmeras de maneiras de poder arquivar os documentos de uma empresa, como armários, gavetas e caixas – ou, claro, em arquivos nos computadores de......
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Os arquivos de uma empresa são elementos de extrema importância, uma vez que reúnem todas as atividades, serviços executados e dados financeiros de clientes e da empresa em si, entre muitas outras informações relevantes para a história do negócio. Realizar a gestão de arquivos é essencial para mantê-los sempre em ordem, e otimizar a busca e o manuseio desses documentos, a fim de facilitar a rotina dos funcionários nesse setor. Apesar de ser considerado como de importância secundária na empresa, o arquivo é fonte de informações importantes para a empresa, já que são......
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Para algumas empresas, gerenciar os seus próprios arquivos muitas vezes pode representar um grande dilema. Por esse motivo, é cada vez mais comum que essas organizações optem pela terceirização de guarda física de documentos. Esse tipo de serviço garante a conservação dos variados arquivos da empresa, evitando problemas como perdas de parte do documento, papéis sujos ou amassados ou deteriorados e até mofo, umidade e pragas. Além do mais, é uma forma prática de mantê-los organizados e pode, inclusive, ajudar os funcionários a economizar tempo na hora de procurar um documento. Contratar um......
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