Microfilmagem é uma metodologia utilizada para a preservação da informação e dos arquivos. Consiste na captação da imagem através de processo fotográfico. Esse sistema ainda permite a conversão do microfilme em imagem digital, possibilitando rapidez no acesso a partir do gerenciamento eletrônico de documentos, ou seja, a consulta diretamente no seu computador. É importante ressaltar que a microfilmagem é a única mídia amparada por lei (Nº 5.433/1968 e Decreto nº 1.799/1996). Sendo considerada a única tecnologia reconhecida como cópia fiel do documento original. O Centro de Produção é credenciado pelo Ministério da Justiça para a......
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Digitalização – Dedicar um tempo maior, no início, para melhorar processos futuros é uma decisão estratégica que refletirá positivamente para a expansão da empresa. Digitalização – Muitas pessoas consideram o trabalho de digitalização difícil de aplicar, isso porque faz parte da cultura brasileira atuar com processos manuais. Porém, a evolução tecnológica está trazendo benefícios mensuráveis e dedicar um tempo maior, no início. Para assim, melhorar processos futuros é uma decisão estratégica que refletirá positivamente para a expansão da empresa. Vamos tentar ilustrar uma movimentação de documentos na forma manual e digitalizada. Para......
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Lucro com a digitalização de documentos. Lucro – A empresa do futuro já tem uma tendência definida. A integração de dados corporativos como ferramenta para gerar valor econômico. Digitalizar os documentos ativos, como contratos, vendas, prontuários e a imensa papelada. Gerada pelo cumprimento das leis trabalhistas, tributária e fiscal, tornou-se uma importante fonte de lucros. Para as empresas que descobriram fazer novos negócios por meio do uso de informações estratégicas graças às novas ferramentas analíticas. Surgiram inúmeras demandas com a chegada de novas tecnologias analíticas que exigem rapidez na gestão de documentos,......
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organização de arquivo escolar costuma gerar muitas dúvidas. Organização de arquivo – Mas afinal, o que fazer com as pilhas de papéis que se acumulam nas estantes, gavetas e prateleiras da escola? Os procedimentos dependem de cada tipo de documento, cada um com seu prazo de prescrição legal. As empresas especializadas são pouco procuradas pelas administrações que ainda tratam o arquivo de forma doméstica. Fique atento aos riscos Algumas administrações agem por conta própria e, na maioria dos casos “pecam” por excesso, guardam documentos desnecessariamente, gerando custo com ocupação de espaço e tempo......
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A gestão de documentos através do armazenamento digital é uma questão que pode ser levantada como estratégia. Armazenamento digital – É um procedimento empregado por meio de um bom plano para o acervo de documentos de uma organização que busca vantagens através deste processo. Define-se armazenar como um sinônimo de depositar, guardar ou reunir informações ou objetos. Isso em um espaço físico para finalidade de conserva-los para o caso de necessita-los futuramente. Trazendo esta definição para as empresas, logo se pode pensar nos tradicionais “arquivos”, salas ou armazéns onde se depositam determinados......
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Vantagens da Automação de Workflow Workflow facilita o processo de comunicação Workflow – Um dos principais motivos para o mal desempenho de uma empresa é a falta de comunicação entre seus funcionários e até mesmo entre os gestores. A automação dos fluxos de trabalho evitará que seja necessário ficar lembrando as pessoas o que precisa ser feito. A utilização de formulários, ou mesmo o boca a boca, não serão mais precisos. Pois o sistema mostra automaticamente o status, ou seja, o andamento do trabalho, de forma que cada um saberá que aquela parte do......
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Terceirizar o arquivo – Para facilitar a localização de documentos sempre que necessário e também por ocasião da declaração do imposto de renda ou em caso de malha fiscal. Terceirizar o arquivo – Muitas empresas estão contratando o serviço terceirizado de organização, acondicionamento e gerenciamento de documentos. Focadas em sua especialidade ou atividade, as empresas não se concentram em organizar documentos de forma correta, estão mais focadas em seu trabalho e função, porém todo processo gera documento. Muitas companhias, no entanto, encaram isso apenas como um ‘arquivo morto’ colocado em um local......
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Automatizar documentos usando ECM? Será que é uma solução? ECM – A maioria das empresas busca com o uso da tecnologia da informação, aumentar receitas, reduzir custos, melhorar o atendimento aos seus clientes e fornecedores e principalmente obter um diferencial competitivo que gere uma fidelidade e satisfação nos seus clientes preferenciais. A maioria das empresas busca também, com o uso da tecnologia da informação, estruturar e automatizar seus processos internos. De forma que possa realizar negócios virtuais, 24 horas por dia, 7 dias da semana. Sem a necessidade de uma pessoa do outro......
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Benefícios da digitalização de documentos – Em plena Era Digital, muitas empresas seguem armazenando documentos exclusivamente da forma tradicional. Benefícios da digitalização – Dispondo seus arquivos em estantes e caixas dentro de uma sala, deixando-os sujeitos às ações do tempo e correndo o sério risco de perder informações valiosas. E justamente para reduzir a níveis mínimos esse risco e também eventuais prejuízos. Decorrentes da deterioração de arquivos que muitas empresas apostam hoje no processo de digitalização de documentos. O conceito é simples e consiste, basicamente, em passar os arquivos em papel por......
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A digitalização consiste em fotografar o papel original, gerando um arquivo eletrônico, capaz de reproduzir com fidelidade os detalhes e as dimensões contidas no impresso original, esses podem ser indefinidamente guardados, preservando suas características naturais. Os arquivos podem ser gravados em diversos tipos de mídia segura como CDs, DVDs, memórias, mídias magnéticas e etc. O documento pode ser utilizado e administrado por meio de modernos programas de GED (gerenciamento eletrônico de documentos). Tais arquivos podem ser gerados como imagem ou como texto alterável, desde que passe por um processo de reconhecimento de caracteres,......
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