A falta de gestão de documentos pode colocar a empresa ou organização em problemas legais. Embora a segurança seja um problema permanente, os avanços no software e nas novas práticas de gerenciamento podem ajudar a evitar falhas críticas. Ao não organizar e arquivar os documentos corretamente, ou investir no tipo errado de software, os documentos poderão estar em risco de violações de segurança física e digital. E os prejuízos são extensos, podendo afetar a produtividade, os lucros entre outros quesitos. Falta de gestão de documentos – Prejuízos reais Alguns dos prejuízos causados......
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Ao longo da história ocorreram quatro importantes revoluções que resultaram em um grande impacto do desenvolvimento da sociedade. Desde a máquina a vapor até a automação, e agora com a indústria 4.0 que engloba todas as inovações tecnológicas criadas nos últimos anos. Desta forma, para manter a competitividade no cenário industrial, as empresas precisarão se alinhar às mudanças tecnológicas. Entenda melhor o que é a indústria 4.0 A indústria 4.0, é um termo recente, também conhecido como a quarta revolução industrial, um conceito que abrange as inovações tecnológicas desenvolvidas nos últimos anos para......
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Muitas empresas, ao longo do seu desenvolvimento, produzem um crescente volume de informações e documentos importantes que passam a circular dentro das repartições gerando assim uma demanda contínua por ordenamento, controle e segurança de seu patrimônio documental. Independentemente do porte da sua empresa, torna-se indispensável uma boa organização do seu acervo. Para reduzir essa vulnerabilidade, foram desenvolvidas tecnologias que facilitam a organização das informações de maneira mais fácil, como é o caso da digitalização de documentos, que realiza a conversão do formato impresso para o digital. O que é digitalização de documentos?......
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Há 10 anos atrás o Grupo Gerenciar iniciava suas atividades atendendo o seu primeiro cliente, especificamente do ramo de construção civil, onde eram oferecidos os serviços de guarda de documentos, organização, consultoria e criação de Projeto de Gestão de Documentos e Informação. Naquela época a empresa utilizava um software terceirizado por onde eram realizados a consulta dos documentos. Com o passar dos anos, atendendo uma clientela diversificada, como dos ramos hospitalares, cooperativismo de crédito, escolar, imobiliário e industrial, nosso CEO Rodrigo Pangelupi percebeu a necessidade de obter um software que disponibilizasse soluções mais......
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A organização em qualquer tipo de empresa é um dos itens principais para que a mesma cresça de maneira bem-sucedida. A acirrada concorrência faz com que novos métodos e estratégias sejam traçadas, com o objetivo de elevar o nível de desempenho da empresa e seus respectivos resultados. Por isso, a gestão de processos de negócios é tão relevante. Mas, afinal, o que são processos de negócios? Processo de negócios é entendido como o conjunto de atividades que devem ser executadas para cumprir um determinado objetivo. O Gerenciamento de Processos de Negócios também conhecido......
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Além de não ser ecologicamente sustentável, o papel praticamente não faz mais sentido em diversos contextos. Hoje é quase tudo digital. Com o avanço da tecnologia, a escolha por reduzir papéis em rotinas administrativas é motivada não só por razões ecológicas, mas por alguns fatores como, por exemplo, a redução de custos e a facilidade no acesso e organização das informações. Com a enorme quantidade de documentos emitidos diariamente, como prontuários médicos e relatórios de exames realizados é possível entender a necessidade urgente de uma boa gestão documental no contexto das instituições médicas......
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Toda Instituições de Ensino Superior (IES) é responsável pelo registro e conservação de toda a documentação do aluno ao longo da sua trajetória acadêmica. Desde a inscrição no processo seletivo até a formatura. Consequentemente, o crescimento no número de alunos, cursos e professores resultou em um aumento considerável no volume de documentos e arquivos a serem armazenados e controlados. O decreto no 9.235 Em dezembro de 2017 o Governo Federal divulgou um decreto que determina que todas as Instituições de Ensino Superior, públicas ou privadas, desde o bacharelado à pós-graduação, presencial ou à......
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O acervo documental de uma empresa é algo essencial para o pleno funcionamento dos seus negócios. É nele que estão registradas informações legais e confidenciais como contratos, planilhas, relatórios e demais registros. O acumulo desses arquivos é um processo natural ao longo dos anos, porém é preciso ter atenção, uma vez que se guardados de forma equivocada, eles poderão ocupar muito espaço e gerar grandes dificuldades no momento da busca, se tornando desta forma um entrave para a empresa, ocasionando desde atrasos nas atividades, até mesmo burocracia nos processos mais simples. É neste......
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A sustentabilidade está no auge, e faz bem não apenas para o meio ambiente, mas também, para a visibilidade das empresas. A ideia de transição do papel para o virtual já é uma realidade, desse modo, o melhor é adaptar-se a esta nova tendência acessando os documentos no formato digital. Medidas como o paperless são capazes de ajudar sua empresa a se tornar mais competitiva e sustentável. Entenda mais sobre o conceito de paperless e como aplica-lo em sua empresa. Qual é o conceito de paperless? A tradução literal da palavra é “sem......
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Quem trabalha como gestor sabe das dificuldades em administrar equipes de trabalho e ter acesso fácil às informações e aos documentos produzidos no percurso das atividades. Só a quantidade de tarefas a serem realizadas diariamente podem ser suficientes para ocupar todo o seu tempo. Para evitar esse tipo de problema, o ideal é automatizar as rotinas de trabalho de forma que os documentos fiquem acessíveis e os serviços se tornem eficientes. Também conhecido como fluxo de trabalho, o workflow é um conceito muito presente em vários países de economia avançada e que começa......
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