Atualmente, empresas e organizações lidam diariamente com uma enorme quantidade de documentos e dados à medida que operam e se relacionam com clientes, parceiros e outras partes interessadas. Diante disso, para garantir que o compartilhamento e o armazenamento de arquivos sejam eficientes, as empresas devem contar com o gerenciamento de documentos. Criar e reunir documentos é relativamente fácil. Organizá-los e armazená-los para que sejam acessíveis e seguros é onde a maioria das equipes enfrenta problemas. Por isso, realizar a implementação de processos e ferramentas para organizar e gerir os documentos e suas informações garantirá......
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A digitalização invadiu todos os aspectos de nossas vidas e negócios. Tornar-se um negócio digital não é mais uma opção. A pandemia do COVID-19 nos ensinou que devemos ser extremamente ágeis para nos adaptarmos a ocorrências disruptivas. Embora muitas empresas tenham migrado para o modelo digital de negócios, a grande maioria tem seus processos internos ainda na era do papel. Para todas essas organizações, agilizar o fluxo de informações, otimizar a gestão de documentos e agilizar a coordenação das rotinas administrativas representa uma mudança fundamental. Essas medidas os ajudam a melhorar a qualidade do......
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Gerenciar grandes volumes de documentos tornou-se um grande desafio para as organizações empresariais. Reconhecer, analisar e extrair dados vitais de vários documentos ajuda as empresas a tomar as decisões certas. O gerenciamento eletrônico de documentos – que lida com a criação, digitalização, armazenamento e controle de documentos, tornou-se cada vez mais significativo devido à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) que entrou em vigor no Brasil em 2021. Estar em conformidade com a LGPD tornou-se indispensável nas relações de negócios em escala nacional, sobretudo na forma como os dados são armazenados, manipulados e......
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Mais do que qualquer outro ambiente de escritório, o que os planos de saúde, caixas de assistência, operadoras de planos de saúde e administradoras de benefícios têm em comum é o fato de possuírem um volume considerável de documentos e fluxo de informações, tanto referente às demandas dos seus clientes e associados quanto em seus processos internos. Desse modo, essas empresas lutam diariamente para gerenciá-los de maneira eficaz e sem complicações, além de cumprir rigorosos padrões de segurança de dados de saúde. Controlar as atividades, padronizar as tarefas, acompanhar os beneficiários, gerenciar pagamentos, ações dos......
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Os documentos são recursos valiosos para a memória corporativa das empresas. No escopo mínimo de qualquer operação será sempre produzido um arquivo, onde o mesmo deverá ser aprovado dentro da regra do negócio e a ação em si será realizada. Esses documentos são fontes de informações corporativas vitais para o futuro e refletem as atividades e os procedimentos dos trabalhos e se estes são bem executados e estão corretos. Se esse processo não for gerenciado adequadamente, podem gerar complicações que podem ocasionar efeitos críticos aos negócios. Todas as empresas têm necessidade de gerenciar......
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Cooperativas de crédito e instituições financeiras lidam com centenas de milhares de documentos a cada ano, exigindo a alocação crescente de espaço físico para armazenar documentos de membros, cartões de assinatura, formulários de inscrição, documentos de gestão de patrimônio, demonstrações financeiras, contratos de empréstimo entre tantos outros documentos. A maioria dessas informações é tratada por meio de processos manuais que geralmente exigem o manuseio e a movimentação de documentos em papel das filiais para o escritório principal, além do uso e distribuição de cópias de documentos repetidas vezes em diversos locais. Por isso,......
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Organizações de todos os tamanhos estão conduzindo seus negócios em uma variedade de processos diários estruturados para garantir melhor desempenho. Por exemplo, muitos processos que exigiam contratos tradicionais em papel, incluindo diversos outros documentos jurídicos, hoje estão sendo digitalizados com o avanço das assinaturas eletrônicas. A adoção dessa tecnologia está permitindo que documentos comerciais importantes sejam assinados e enviados online, conduzindo a uma melhoria contínua da produtividade, eficiência, fluxos de trabalho aprimorados e economia de custos nos ecossistemas de negócios em escala global. Às vezes, o mais simples recurso faz uma diferença enorme......
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A privacidade de dados se tornou uma preocupação de estrema relevância para empresas, funcionários, clientes e partes interessadas. Violações de privacidade podem evidenciar problemas com práticas de gerenciamento de documentos e segurança de documento. Por que é importante garantir a segurança dos documentos da sua empresa? A falha em proteger documentos e informações confidenciais pode causar uma série de complicações para as organizações: • Perda de negócios: quando documentos com informações sigilosas são alvos de exposição indevida, pode criar uma sensação de desconfiança em clientes e parceiros, o que prejudica os resultados financeiros......
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Você ainda depende de papel e caneta, ou até mesmo de planilhas, para gerenciar seus documentos? Se sua empresa gerencia manualmente seus documentos, está vulnerável a uma série de erros que apesar de comuns são prejudiciais para os negócios. Muitas empresas se deparam com problemas na gestão de documentos muito comuns, principalmente porque carecem de ferramentas e tecnologia adequadas. O gerenciamento efetivo e seguro de documentos é essencial para que as empresas evitem os erros habituais, adquiram eficiência e produtividade em suas atividades. Sem uma estratégia de gerenciamento de documentos assertiva, as empresas......
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Qualquer empresa e organização é direcionada por documentos e informações. Na fase inicial de um negócio, o arquivamento manual e o manuseio de documentos podem ser rotinas relativamente fáceis e rápidas, pois o volume de arquivos ainda é mínimo. No entanto, conforme a empresa começa a crescer, é fundamental que você consiga arquivar, localizar e distribuir os documentos requisitados nas atividades corporativas de forma rápida e eficiente. O processo de gerenciamento de documentos da empresa pode ser demorado, tedioso e às vezes até improdutivo. Como a gestão documental é parte integrante do desempenho......
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