Gerenciar grandes volumes de documentos tornou-se um grande desafio para as organizações empresariais. Reconhecer, analisar e extrair dados vitais de vários documentos ajuda as empresas a tomar as decisões certas. O gerenciamento eletrônico de documentos – que lida com a criação, digitalização, armazenamento e controle de documentos, tornou-se cada vez mais significativo devido à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) que entrou em vigor no Brasil em 2021. Estar em conformidade com a LGPD tornou-se indispensável nas relações de negócios em escala nacional, sobretudo na forma como os dados são armazenados, manipulados e......
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Mais do que qualquer outro ambiente de escritório, o que os planos de saúde, caixas de assistência, operadoras de planos de saúde e administradoras de benefícios têm em comum é o fato de possuírem um volume considerável de documentos e fluxo de informações, tanto referente às demandas dos seus clientes e associados quanto em seus processos internos. Desse modo, essas empresas lutam diariamente para gerenciá-los de maneira eficaz e sem complicações, além de cumprir rigorosos padrões de segurança de dados de saúde. Controlar as atividades, padronizar as tarefas, acompanhar os beneficiários, gerenciar pagamentos, ações dos......
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Os documentos são recursos valiosos para a memória corporativa das empresas. No escopo mínimo de qualquer operação será sempre produzido um arquivo, onde o mesmo deverá ser aprovado dentro da regra do negócio e a ação em si será realizada. Esses documentos são fontes de informações corporativas vitais para o futuro e refletem as atividades e os procedimentos dos trabalhos e se estes são bem executados e estão corretos. Se esse processo não for gerenciado adequadamente, podem gerar complicações que podem ocasionar efeitos críticos aos negócios. Todas as empresas têm necessidade de gerenciar......
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Cooperativas de crédito e instituições financeiras lidam com centenas de milhares de documentos a cada ano, exigindo a alocação crescente de espaço físico para armazenar documentos de membros, cartões de assinatura, formulários de inscrição, documentos de gestão de patrimônio, demonstrações financeiras, contratos de empréstimo entre tantos outros documentos. A maioria dessas informações é tratada por meio de processos manuais que geralmente exigem o manuseio e a movimentação de documentos em papel das filiais para o escritório principal, além do uso e distribuição de cópias de documentos repetidas vezes em diversos locais. Por isso,......
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Organizações de todos os tamanhos estão conduzindo seus negócios em uma variedade de processos diários estruturados para garantir melhor desempenho. Por exemplo, muitos processos que exigiam contratos tradicionais em papel, incluindo diversos outros documentos jurídicos, hoje estão sendo digitalizados com o avanço das assinaturas eletrônicas. A adoção dessa tecnologia está permitindo que documentos comerciais importantes sejam assinados e enviados online, conduzindo a uma melhoria contínua da produtividade, eficiência, fluxos de trabalho aprimorados e economia de custos nos ecossistemas de negócios em escala global. Às vezes, o mais simples recurso faz uma diferença enorme......
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As atividades de uma empresa podem ser divididas em processos, que por sua vez podem ser subdivididos em tarefas. Essas tarefas, desde as mais simples às mais complexas, contribuem para a realização dos objetivos finais da empresa. Isso significa que, quanto melhor eles forem gerenciados, mais bem-sucedidos serão os resultados do negócio. Infelizmente, muitas empresas ainda cometem o equívoco de limitar a agilidade das tarefas que executam, prendendo-se a processos e fluxos de trabalho manuais e pouco práticos. Como consequência, a organização perde produtividade e eficiência. Para evitar a perda de competitividade, é......
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Um dos maiores obstáculos quando se trata de produtividade na maioria das organizações é o manuseio de papéis ou a procura de documentos armazenados em um método de arquivamento manual. Os sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos contribuem muito no aumento da eficiência e proporcionam um melhor ambiente de trabalho. É aqui que entra o recurso da indexação de documentos. A indexação de documentos é crucial para o processo de armazenamento de arquivos. Portanto, saber quais arquivos estão armazenados e exatamente onde estão localizados facilita o gerenciamento de documentos e potencializa a produtividade......
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O gerenciamento de documentos consiste em um conjunto de práticas que visa a organização e controle dos arquivos documentais e a preservação adequada das informações que fazem parte de uma instituição. Como sabemos, todo ambiente corporativo produz uma quantidade considerável de documentos. Organizar todos esses registros de maneira eficiente certamente representará um grande desafio, porém os resultados serão extremamente benéficos e satisfatórios para a sua empresa, proporcionando agilidade na localização dos documentos, segurança jurídica e redução de custos. Para que isso aconteça, entretanto, é necessário estimular boas práticas administrativas, algo inerente a qualquer......
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Frequentemente, os colaboradores de uma empresa gastam muito tempo, tanto no trabalho quanto nos processos que dão suporte às operações. Esse desperdício de tempo se torna ainda mais perceptível quando a empresa precisa lidar com muitos documentos (aprovações, solicitações, contratos, etc.). Graças aos avanços da tecnologia e a ampla aceitação dos sistemas automatizados, a lista de motivos para otimizar os processos de negócios através de uma ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho cresce a cada ano, possibilitando a implementação de uma grande mudança nas rotinas corporativas e essas razões justificam a importância......
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Toda e qualquer empresa necessita de soluções voltadas para o gerenciamento de documentos, a fim de se obter operações eficientes e produtivas. Infelizmente, o gerenciamento dos registros ainda é um procedimento frequentemente esquecido e subestimado no universo corporativo. A ausência de uma estratégia inteligente para solucionar a desordem do acervo documental e do fluxo das informações, faz com que as empresas desenvolvam também problemas de comunicação e perda de dados. A má gestão dos arquivos também pode levar a relacionamentos comerciais danificados e atrasos nas operações de rotina. Portanto, é essencial descobrir os......
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