Ao longo dos anos, otimizar os processos de gestão documental em empresas tem se tornado cada vez mais crucial. Essa importância inicialmente decorria do constante crescimento no volume de documentos gerados, que incluem contratos, relatórios e comunicações internas, entre outros. Com o avanço da tecnologia digital, a necessidade de acessar rapidamente informações relevantes tornou-se essencial para a competitividade empresarial. Além disso, o aumento dos requisitos regulatórios e de conformidade impôs às empresas a necessidade de uma gestão documental mais eficiente, a fim de garantir a conformidade e evitar penalidades legais. Da mesma forma,......
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Você ainda depende de papel e caneta, ou até mesmo de planilhas, para gerenciar seus documentos? Se sua empresa gerencia manualmente seus documentos, está vulnerável a uma série de erros que apesar de comuns são prejudiciais para os negócios. Muitas empresas se deparam com problemas na gestão de documentos muito comuns, principalmente porque carecem de ferramentas e tecnologia adequadas. O gerenciamento efetivo e seguro de documentos é essencial para que as empresas evitem os erros habituais, adquiram eficiência e produtividade em suas atividades. Sem uma estratégia de gerenciamento de documentos assertiva, as empresas......
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Qualquer empresa e organização é direcionada por documentos e informações. Na fase inicial de um negócio, o arquivamento manual e o manuseio de documentos podem ser rotinas relativamente fáceis e rápidas, pois o volume de arquivos ainda é mínimo. No entanto, conforme a empresa começa a crescer, é fundamental que você consiga arquivar, localizar e distribuir os documentos requisitados nas atividades corporativas de forma rápida e eficiente. O processo de gerenciamento de documentos da empresa pode ser demorado, tedioso e às vezes até improdutivo. Como a gestão documental é parte integrante do desempenho......
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É impossível ignorar o fato de que a tecnologia impactou definitivamente as relações humanas, os estudos e o mercado de trabalho em toda a sociedade. O enfrentamento da pandemia de Covid-19, por exemplo, despertou a necessidade urgente de mudanças tanto na forma de envio de documentos quanto na comunicação entre o cidadão e o poder público. A legislação brasileira atualmente vem impulsionando uma série de mecanismos para simplificar as atividades públicas e privadas com foco na digitalização, segurança jurídica e a garantia da qualidade e eficiência dos serviços prestados ao cidadão, pelo uso......
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Mais do que nunca a digitalização de documentos tem se tornado fundamental para as empresas que desejam garantir mais agilidade, segurança no acesso às informações e transformar o seu local de trabalho mais produtivo e eficiente. São inúmeros os benefícios que a digitalização de documentos pode trazer para um negócio, porém, algumas empresas ainda têm dúvidas de como garantir a validade jurídica dos documentos digitalizados. Respaldo da lei para a digitalização de documentos Recentemente foi publicado o Decreto nº 10.278/2020 para estabelecer a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos......
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Nos últimos anos a tecnologia vem revolucionando o cotidiano das pessoas e os processos de negócios das empresas. O meio pela qual as pessoas, hoje adquirem informações, executam trabalhos e até mesmo se relacionam mudou drasticamente e continua em um processo acelerado de transformação. Os novos conceitos de negócios, consumo e comportamento vem ganhado força graças a transformação digital, onde empresas de todos os tamanhos vem ingressando em uma corrida frenética e sem volta, rumo a revolução digital, adotando estratégias para a digitalização dos seus negócios de modo a melhorar a experiência do......
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Na atualidade a transformação digital vem promovendo uma série de mudanças estruturais nas organizações, na qual a tecnologia tem desempenhado um papel fundamental. Sendo assim, o mercado corporativo vem disponibilizando alternativas para a formalização eletrônica de documentos ou mais especificamente para a sua assinatura. Essas alternativas tecnológicas, no entanto, ainda podem ocasionar dúvidas. Pensando nisso trouxemos informações que julgamos essenciais para auxiliá-lo a obter uma melhor compreensão sobre os tipos de assinaturas existentes e suas características. Assinatura Eletrônica e Assinatura Digital são a mesma coisa? Apesar de parecer referir-se ao mesmo tipo de......
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A tecnologia transformou as regras de negócios jurídicos ao redor do mundo, introduzindo soluções inovadoras para diversas situações por meio da internet, como software de gerenciamento e a digitalização de documentos, que atualmente vem facilitando a troca de informações de maneira mais rápida. Entretanto, diante desse avanço tornou-se preciso a criação de meios que garantem a segurança e autenticidade das informações. A partir de então os órgãos reguladores adotaram tecnologias que possuem recursos comprobatórios da autenticidade dos dados que constam nesses documentos através da certificação digital e assinatura digital. Mas, o que é......
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Muitas empresas do Século 21 recebem, compartilham, processam e armazenam informações diariamente. Elas confiam nas informações contidas nestes documentos, para que seus negócios funcionem. Por isso, as soluções de gerenciamento da informação e a gestão de documentos precisam estar sempre se atualizando e criando novas possibilidades para agilizar e facilitar o acesso a essas informações, ao mesmo tempo em que torna esse processo cada vez mais seguro. No artigo a seguir, você vai conhecer algumas das tendências futuras do gerenciamento de informações e vai descobrir como o avanço da tecnologia vai afetar a......
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A gestão documental em uma organização é indissociável do cumprimento das leis tributária, fiscal e trabalhista. Consequentemente, quanto maior o trânsito deste tipo de informação dentro da empresa, mais apurado deverá ser o seu controle. Neste texto apresentaremos quais as consequências de uma má administração de documentos. Os resultados podem ser de ordem operacional, financeira e até mesmo legal. Quanto aos reflexos, eles têm potencial para se estenderem por um longo tempo. Algo do qual a organização pode não conseguir se recuperar por completo. Atenção aos problemas seguintes para evitar um resultado como......
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