Com as recentes mudanças na forma de trabalho, causadas pela pandemia, as empresas têm repensado o seu espaço de trabalho e seus processos de negócios, especialmente em relação à digitalização e gerenciamento dos documentos e informações. Existem muitos motivos pelos quais a digitalização e o gerenciamento de documentos são importantes e muitos riscos associados ao não gerenciamento adequado dos arquivos. Encontrar uma maneira descomplicada que potencialize o acesso, armazenamento e proteja os documentos é fundamental para garantir o bom andamento de todos os processos de uma empresa. Se uma empresa não gerencia bem......
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As atividades de uma empresa podem ser divididas em processos, que por sua vez podem ser subdivididos em tarefas. Essas tarefas, desde as mais simples às mais complexas, contribuem para a realização dos objetivos finais da empresa. Isso significa que, quanto melhor eles forem gerenciados, mais bem-sucedidos serão os resultados do negócio. Infelizmente, muitas empresas ainda cometem o equívoco de limitar a agilidade das tarefas que executam, prendendo-se a processos e fluxos de trabalho manuais e pouco práticos. Como consequência, a organização perde produtividade e eficiência. Para evitar a perda de competitividade, é......
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Um dos maiores obstáculos quando se trata de produtividade na maioria das organizações é o manuseio de papéis ou a procura de documentos armazenados em um método de arquivamento manual. Os sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos contribuem muito no aumento da eficiência e proporcionam um melhor ambiente de trabalho. É aqui que entra o recurso da indexação de documentos. A indexação de documentos é crucial para o processo de armazenamento de arquivos. Portanto, saber quais arquivos estão armazenados e exatamente onde estão localizados facilita o gerenciamento de documentos e potencializa a produtividade......
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O gerenciamento de documentos consiste em um conjunto de práticas que visa a organização e controle dos arquivos documentais e a preservação adequada das informações que fazem parte de uma instituição. Como sabemos, todo ambiente corporativo produz uma quantidade considerável de documentos. Organizar todos esses registros de maneira eficiente certamente representará um grande desafio, porém os resultados serão extremamente benéficos e satisfatórios para a sua empresa, proporcionando agilidade na localização dos documentos, segurança jurídica e redução de custos. Para que isso aconteça, entretanto, é necessário estimular boas práticas administrativas, algo inerente a qualquer......
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Durante séculos, os documentos em papel sustentaram o mundo quando se tratava de manutenção de registros e comunicação empresarial. Cinquenta anos atrás, simplesmente não havia alternativas aos documentos em papel. As empresas armazenavam registros vitais em pilhas de arquivos de papel. À medida que avançamos no século 21, percebemos que controlar pilhas cada vez maiores de registros em papel não é apenas cansativo e complicado, é insustentável. Nós nos inclinamos para esse crescente aborrecimento com o papel à medida que as tecnologias digitais se moviam para o local de trabalho e logo para......
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A organização e controle de documentos são cuidados que devem existir em qualquer empresa ou instituição, independente do seu porte. Ao lidar com documentos digitais ou físicos, é essencial organizar seus arquivos no ambiente de trabalho de modo que ofereça suporte a sua produtividade e aumente sua eficiência. Se você está constantemente procurando por documentos perdidos ou tendo que voltar para encontrar informações necessárias para concluir um projeto, você está perdendo um tempo crucial que poderia ser utilizado para realizar outas atividades do trabalho. A diminuição da produtividade pode significar prazos perdidos e......
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Frequentemente, os colaboradores de uma empresa gastam muito tempo, tanto no trabalho quanto nos processos que dão suporte às operações. Esse desperdício de tempo se torna ainda mais perceptível quando a empresa precisa lidar com muitos documentos (aprovações, solicitações, contratos, etc.). Graças aos avanços da tecnologia e a ampla aceitação dos sistemas automatizados, a lista de motivos para otimizar os processos de negócios através de uma ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho cresce a cada ano, possibilitando a implementação de uma grande mudança nas rotinas corporativas e essas razões justificam a importância......
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Toda e qualquer empresa necessita de soluções voltadas para o gerenciamento de documentos, a fim de se obter operações eficientes e produtivas. Infelizmente, o gerenciamento dos registros ainda é um procedimento frequentemente esquecido e subestimado no universo corporativo. A ausência de uma estratégia inteligente para solucionar a desordem do acervo documental e do fluxo das informações, faz com que as empresas desenvolvam também problemas de comunicação e perda de dados. A má gestão dos arquivos também pode levar a relacionamentos comerciais danificados e atrasos nas operações de rotina. Portanto, é essencial descobrir os......
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Vivemos em uma era em que a tecnologia desempenha um papel fundamental no cotidiano das pessoas, empresas e instituições. Diante de um cenário cada vez mais digital, hiperconectado e competitivo, impulsionar a transformação digital nos negócios não se trata apenas de uma mera opção e sim de uma questão de sobrevivência. Setores empresariais de todo o mundo adentraram em um ritmo acelerado de atualização tecnológica para garantir o controle estratégico de dados, documentos, métricas, operações e instalações. A tendência atual é tornar os processos de negócio cada vez mais inteligentes, incorporando os conceitos......
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A cada dia avança a produção de documentos eletrônicos e digitalização de documentos físicos com sua migração para o ambiente virtual. Por se tratar de um caminho sem volta, dadas as incontáveis vantagens, a informatização atingiu os processos judiciais[1]. Dos documentos físicos, até então considerados o “normal” em processos judiciais, na última década houve um avanço sem volta rumo aos processos judiciais eletrônicos. Novos processos judiciais foram propostos já na forma eletrônica e houve uma corrida pela digitalização e virtualização dos processos já existentes em meio físico como forma de melhor adequação ao......
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