7 passos para organizar e arquivar os documentos

Para facilitar o processo de organização e arquivamento de documentos, algumas etapas foram apontadas para tornar o procedimento eficaz e prático.

Deixando as informações mais seguras e bem arquivadas.

1º Passo – Separe as informações

Primeiramente, procure separar os documentos através das suas informações/ conteúdos mais amplos e relevantes. Assim, quando precisar organizar ou procurar algum documento específico, será mais fácil de ser identificado. Por exemplo, se você for arquivar documentos de uma empresa, separe as pastas principais de acordo com cada departamento existente: administração, departamento financeiro e departamento pessoal. São departamentos específicos de uma empresa, que englobam arquivos e documentos pormenores.

2 º Passo – Use pastas

Crie arquivos com pastas suspensas, que sejam fáceis de serem manuseadas, simplificando o processo de inserir e excluir documentos, além de auxiliar a locomoção em posições diferentes, em relação aos demais arquivos. Como por exemplo, estar entre os primeiros arquivos classificados como prioridade.

3º Passo – Divida em subcategorias

Posteriormente, separe em subcategorias, dentro das pastas principais. Ou seja, arquivos com menor relevância inseridos em subpastas, dentro da pasta principal. Isso facilitará a identificação dos arquivos e a procura dos mesmos, dentro de um arquivo amplo.

Ex: departamento pessoal de uma empresa: ter subpastas com a ficha de cada funcionário.

4º Passo – Datar os documentos

Procure datar os documentos que são arquivados, assim na próxima vez em que fizer o manuseio dos mesmos, poderá verificar com mais detalhes cada arquivo e descartar aqueles que não possuem mais relevância. Isso irá gerar maior organização e atualização de tudo que está arquivado.

5º Passo – Mantenha os documentos atualizados

Faça anotações importantes sobre documentos que estão com alguma pendência. Pois, no momento em que estiver mexendo com eles, atualizando e arquivando, você poderá solucionar a pendência e localizar a pasta exata para arquivá-lo.

6º Passo – Tenha espaço para os arquivos

Sempre que escolher um lugar para arquivar os documentos, opte por um espaço grande e amplo, para que o processo de organização não seja frustrante, e você tenha comodidade e maior praticidade para executar essa tarefa. Além de gerar maior segurança e preservação dos documentos (sem possíveis papéis amassados e rasgados).

7º Passo – Faça anotações importantes

Uma vez você tenha montado seu sistema de arquivo – seja na redação ou em casa, arquive diariamente ou pelo menos semanalmente. Se você deixar seu sistema de arquivos de lado, você vai gastar muito tempo para colocá-lo em ordem novamente e vai perder em produtividade.

O Grupo Gerenciar é uma empresa especializada em digitalização de documentos e no Software GED Gerenciar, bem como no processo de gerenciamento, organização, arquivamento e guarda documental da sua Empresa.