Legalidade e Conformidade Documental: As Vantagens do GED Com Assinatura Digital

A legalidade e a conformidade na gestão documental são pilares essenciais para o funcionamento ético e eficiente de uma empresa. Esses princípios não apenas refletem um compromisso com a integridade e responsabilidade, mas também fortalecem a reputação e credibilidade no mercado.

Além disso, estar em conformidade com regulamentações específicas, como as relacionadas à proteção de dados e requisitos contábeis, não apenas assegura a sustentabilidade e ética nos negócios, mas também alinha os interesses de todas as partes interessadas, desde clientes e funcionários até acionistas e autoridades regulatórias.

Ao priorizar a legalidade e conformidade na gestão documental, as empresas não apenas evitam penalidades legais e financeiras, mas também cultivam um ambiente de trabalho mais seguro e justo. Esse compromisso pode resultar em maior confiança e lealdade por parte dos clientes e funcionários, promovendo uma cultura organizacional positiva e resiliente.

Neste contexto, duas ferramentas se destacam como pilares para potencializar esses resultados: GED (Gestão Eletrônica de Documentos) e Assinatura Digital. Neste artigo, exploraremos como essas ferramentas funcionam, sua importância e como podem ajudar a estabelecer maior legalidade e conformidade documental nas empresas.

GED e Assinatura digital como funcionam e quais os benefícios?

A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é um sistema que permite às empresas armazenar, organizar e gerenciar documentos de forma eletrônica. Isso inclui a digitalização de documentos físicos, o armazenamento em formato digital e a implementação de processos automatizados para gerenciar o ciclo de vida dos documentos, desde sua criação até seu eventual arquivamento ou descarte.

Já a Assinatura Digital é uma técnica criptográfica que garante a autenticidade e integridade de documentos eletrônicos. Por meio da utilização de chaves criptográficas, a Assinatura Digital permite que o signatário prove sua identidade e assegure que o documento não foi alterado desde a sua assinatura.

Quando unimos o GED com a Assinatura Digital, criamos um ambiente altamente seguro e eficiente para a gestão de documentos eletrônicos. Isso porque o GED oferece os recursos necessários para armazenar e gerenciar documentos de forma eletrônica, enquanto a Assinatura Digital garante a autenticidade e integridade desses documentos, conferindo-lhes validade jurídica. Essa união traz inúmeros benefícios, como:

Validade Legal: As assinaturas digitais têm validade equiparada à das assinaturas manuscritas com firma reconhecida em cartório, conferindo aos documentos assinados digitalmente pleno valor jurídico.

Autenticidade e Integridade: As assinaturas digitais garantem não apenas a autenticidade da identidade do signatário, mas também a integridade do documento, protegendo-o contra alterações não autorizadas.

Redução de Custos e Tempo: Ao eliminar a necessidade de impressão, escaneamento e envio físico de documentos, as assinaturas digitais gerenciadas por um GED reduzem custos com papel, burocracias e tempo, agilizando o processo de assinatura e aprovação.

Segurança e Confiança: A infraestrutura de chaves públicas da ICP-Brasil oferece um ambiente seguro para transações eletrônicas, promovendo a confiança entre as partes envolvidas e reduzindo o risco de fraudes ou manipulações de documentos.

Sustentabilidade Ambiental: A adoção de assinaturas digitais contribui para a redução do consumo de papel e recursos naturais, bem como para a diminuição da emissão de carbono associada ao transporte e descarte de documentos físicos, fortalecendo a responsabilidade ambiental das empresas.

Como as Assinaturas Digitais garantem legalidade e conformidade na gestão documental?

As assinaturas digitais são uma representação eletrônica e legal de uma assinatura manuscrita, usada para autenticar a identidade de uma pessoa e validar a integridade de um documento eletrônico. No Brasil, as assinaturas digitais são regulamentadas pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), criada pela Medida Provisória nº 2.200-2/2001.

A ICP-Brasil estabelece os padrões e requisitos técnicos para garantir a segurança, autenticidade e validade jurídica das assinaturas digitais. Isso é alcançado por meio da emissão de certificados digitais por Autoridades Certificadoras credenciadas, que atestam a identidade do signatário e garantem a integridade do documento assinado.

Além disso, essa legislação é complementada pelo Decreto nº 10.278, publicado em 2020, que desempenha um papel crucial na digitalização de documentos. Ele estabelece diretrizes e parâmetros para a digitalização de documentos públicos ou privados, permitindo que os documentos físicos sejam descartados após a digitalização, desde que sejam seguidas as diretrizes estabelecidas, garantindo a autenticidade, integridade e confiabilidade dos documentos digitais.

A importância do Decreto nº 10.278 na gestão de documentos é significativa, pois fornece uma estrutura legal que orienta as organizações sobre como realizar a digitalização de documentos de forma segura e eficiente.

Dessa forma, o Decreto não apenas complementa, mas também fortalece a aplicação das assinaturas digitais, garantindo a validade e a legalidade dos documentos digitais, e alinhando-se perfeitamente com os objetivos da ICP-Brasil. Isso permite que empresas e órgãos públicos modernizem seus processos, reduzam o uso de papel e promovam a eficiência na gestão documental, ao mesmo tempo em que garantem a validade e a legalidade dos documentos digitais.

Melhores práticas para implementar um sistema GED com Assinatura Digital e garantir legalidade e conformidade

Implementar um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) com Assinatura Digital requer um planejamento cuidadoso e a adoção das melhores práticas para garantir legalidade e conformidade documental. Vamos explorar essas práticas:

1. Entendimento das Regulamentações: Antes de iniciar a implementação, é essencial que a empresa compreenda as regulamentações relevantes que se aplicam aos seus documentos e setor de atuação. Isso inclui leis de proteção de dados, regulamentos específicos das atividades econômicas dos negócios e requisitos legais para a validade das assinaturas digitais.

2. Escolha de Fornecedores Confiáveis: Selecionar fornecedores confiáveis de soluções de GED e Assinatura Digital é fundamental. Certifique-se de que eles atendam aos padrões de segurança estabelecidos pela legislação brasileira e possuam um assinador digital reconhecido pelo ICP-Brasil.

3. Implementação de Políticas de Segurança: Desenvolva e implemente políticas de segurança robustas para proteger os documentos e informações sensíveis. Isso inclui controle de acesso, criptografia de dados, monitoramento de atividades e procedimentos de gerenciamento de incidentes.

4. Treinamento e Conscientização dos Funcionários: Eduque os funcionários sobre as políticas e procedimentos relacionados ao sistema GED e Assinatura Digital. Eles devem entender a importância da conformidade com as regulamentações e como utilizar corretamente as ferramentas disponíveis.

5. Gestão de Documentos e Rastreabilidade: certifique-se de contar com uma ferramenta GED com práticas de gestão de documentos eficientes, incluindo classificação e indexação. Garanta a rastreabilidade completa de todas as ações realizadas nos fluxos de documentos, desde a assinatura e o arquivamento.

Ao seguir essas melhores práticas, as empresas podem implementar um sistema de GED com Assinatura Digital de forma segura e eficaz, garantindo legalidade, conformidade e segurança dos documentos eletrônicos.

A ferramenta certa de GED e Assinatura digital para garantir Legalidade e Conformidade dos documentos da sua empresa

Quando se trata de garantir a legalidade e conformidade dos documentos da sua empresa, escolher a ferramenta certa de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) e Assinatura Digital é essencial. Uma solução eficaz não apenas simplifica os processos, mas também oferece segurança e confiabilidade em todas as etapas do gerenciamento documental.

Nesse contexto, o Sistema Gerenciar se destaca como a escolha ideal para atender às necessidades específicas de legalidade e conformidade das empresas. Por meio do Sistema Gerenciar, é possível digitalizar documentos, armazená-los de forma segura em um ambiente virtual, rastrear todas as atividades relacionadas aos documentos e criar fluxos de trabalho personalizados para otimizar os processos internos.

O que torna o Sistema Gerenciar a ferramenta certa para garantir legalidade e conformidade? Primeiramente, sua capacidade de digitalizar documentos físicos e armazená-los de forma segura em um repositório eletrônico, ou mesmo inserir um documento nato digital, em ambos os casos eliminando a necessidade de espaço físico para arquivamento e reduzindo o risco de perda ou extravio de documentos.

Além disso, com o GSign, a ferramenta de Assinatura Digital e Eletrônica do Sistema Gerenciar, é possível coletar assinaturas digitais, bem como criar fluxos de assinaturas, facilitando a validação de documentos de forma rápida e segura.

O Sistema Gerenciar também oferece recursos avançados de rastreamento e trilha de registro, permitindo que as empresas acompanhem todas as alterações e acessos aos documentos, garantindo transparência e conformidade com regulamentações internas e externas.

Tudo isso com foco na segurança, com recursos de controle de acesso garantindo que os documentos estejam protegidos contra acessos não autorizados e manipulações indevidas, garantindo a integridade e confiabilidade das informações.

Não perca mais tempo, entre em contato conosco agora mesmo e descubra como as soluções do Sistema Gerenciar podem beneficiar a sua empresa e garantir legalidade e conformidade nos processos documentais.