Digitalização de documentos para escritório de contabilidade

Os escritórios de contabilidade do passado possuíam inúmeros armários, caixas, pastas e fichários e um tipo de arquivamento que foi elaborado por alguém responsável do setor, e provavelmente somente essa pessoa saberia localizar um determinado documento, o que gerava uma lentidão no trabalho.

Felizmente hoje, vivemos na era digital e devemos acompanhar a evolução da tecnologia a fim de tornar nossos trabalhos mais rápidos, mais eficientes, compartilhar as informações com todos departamentos e melhor sem sair da mesa, focando no seu principal objetivo.

Vamos refletir melhor sobre a digitalização

Os escritórios de contabilidade têm um grande fluxo de trabalho, e recebem diariamente uma grande quantidade de documentos financeiros de seus clientes, recibos, notas fiscais de entrada e saída, extratos bancários, enfim inúmeros tipos de documentos.

Em pouco tempo o escritório estará com um grande acumulo de documentos financeiros confidenciais e arquivos que podem ser difíceis de gerir.

A digitalização de documentos para escritórios de contabilidade, não elimina o fluxo constante de papel, mas acelera o processamento de dados financeiros, poupando-lhe tempo e dinheiro.

Terceirizar o serviço de digitalização, você terá todos os documentos de seus clientes digitalizados em um sistema de GED Gerenciar, onde todas as informações estarão organizadas de forma personalizada para atender as necessidades especificas.

Os serviços de digitalização de documentos em escritórios de contabilidade oferecem:

• Partilha de documentos eletronicamente entre departamentos e gabinetes externos.
• Não há mais procura por arquivos físicos de documento, ao utilizar um sistema de texto pesquisável, você não terá que se deslocar de sua mesa.
• Indexação, organização e arquivamento de todos os documentos e arquivos.
• O acesso a qualquer documento em qualquer local usando de hospedagem on-line seguro.
• Redução de custos de postagem, fax, cópia e armazenamento de documentos.

Como a digitalização de documentos e arquivo eletrônico pode beneficiar os escritórios de contabilidade?

Um cliente muitas vezes, entrega uma pilha volumosa de documentos financeiros e recibos para seu contador, esperando que ele irá resolver os detalhes e extrair todas as informações relevantes para os seus cálculos.

Por ter esses arquivos enviados para digitalização podemos ter todos os documentos indexados pelo título da página, nome do cliente, data ou qualquer campo que você precisa estes também podem ser indexados corretamente às necessidades específicas e como se isso não fosse suficiente, podemos ter os documentos de terceiros para o cálculo detalhado.

Eles são devolvidos para você em formato pesquisável texto eletrônico com todos os cálculos necessários e trabalho estatísticos já realizados para você, tornando a vida muito mais fácil.

Como temos trabalhado com inúmeros contadores ao longo dos anos temos consciência de suas dificuldades de trabalho, suas necessidades e exigências, que é por isso que estamos sempre atualizando nossos métodos para melhor atender o cliente.

Por ter todos os documentos financeiros relevantes hospedados on-line em uma área segura, garante aos clientes localizar estes documentos em qualquer local com conexão à internet. Isso significa que os dados se tornam mais flexível e não se limita apenas ao escritório

Esta solução já salvou inúmeros escritórios de contabilidade, sem mencionar a redução drástica de tempo e os custos gastos na gestão de documentos manual que é muito subestimado.

Ele também garante que não há mais necessidade de contratar pessoal adicional para resolver questões de arquivamento, entrada de dados e documentos.

Vamos citar alguns benefícios que a digitalização de documentos fará ao seu escritório:

• Documentos digitalizados economizam espaço e dinheiro, como documentos em papel físico toma espaço e espaço custa dinheiro – até 15.000 imagens (equivalente a um armário de arquivo de 4 gavetas) podem caber em um único CD.
• Reduz o tempo administrativo na busca de documentos, você poderá localizar um documento apenas com um clique.
• Os documentos eletrônicos são fáceis de transmitir via e-mail.
• Acesso simultâneo e múltiplo, ou seja, mais de uma pessoa pode visualizar o mesmo documento.
• Os arquivos eletrônicos podem ser hospedados em um servidor e poderá ser acessado de forma segura usando a internet.
• A digitalização protege dados valiosos para as pequenas empresas a grandes corporações.
• Os documentos digitalizados são facilmente recuperáveis através do armazenamento de dados.
• Documentos eletrônicos digitalizados são preservados para sempre. Quando o papel se deteriora com o tempo.
• Sua empresa não precisará investir o seu capital em software, hardware ou até mesmo na contratação de funcionários especializados em digitalização e gestão da informação.

O Grupo Gerenciar é uma empresa especializada em digitalização de documentos e no Software GED Gerenciar, bem como no processo de gerenciamento, organização, arquivamento e guarda documental da sua empresa.

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