Por que a sua empresa precisa da tecnologia GED?

O principal fator de efetividade nas operações de todo empreendimento é a sua organização e facilidade de acesso às informações, afinal, a organização é um dos quatro pilares fundamentais da administração. Nesse contexto o Gerenciamento Eletrônico de Documentos — GED é uma ferramenta essencial para ajudar gestores e equipes a terem melhor organização e controle sobre seus documentos e, desse modo, ter uma estruturação mais fluída.

Por percebermos a grande importância desta ferramenta para os negócios da sua empresa, nós do Grupo Gerenciar elaboramos este artigo onde esclareceremos os motivos que levam o seu empreendimento a necessitar da tecnologia GED.

Caso esteja se perguntando se esta é uma boa alternativa para o seu negócio, recomendamos que leia também este outro artigo.

Controle efetivo das informações

A empresa que não souber gerenciar as suas informações de forma efetiva está condicionada a ter subutilização dos seus recursos e aproveitamento do seu potencial produtivo, dado que, todas as operações realizadas no seu dia a dia têm como base os dados e informações documentais. Com uma plataforma GED o fluxo de documentos e informações na sua empresa se torna efetivo e com maior agilidade de tramitação entre as diversas áreas.

O GED Gerenciar é um software de gerenciamento de documentos que irá facilitar o dia a dia da sua empresa, com um fluxo inteligente de informações e acesso ao que necessita em tempo real.

Indexação e busca avançada de informações

Certamente sua empresa precisa da tecnologia GED pela facilidade que esta poderosa ferramenta apresenta no tocante da indexação e busca avançada das informações. De nada adianta ter um arquivo (físico ou digital) se o processo de classificação e busca das informações é desestruturado. Ao adotar a tecnologia de Gerenciamento Eletrônico de Documentos na sua empresa você terá maior produtividade no acesso aos seus documentos e informações disponíveis em tempo real.

Por esse motivo, a Gerenciar realiza uma consultoria personalizada em sua empresa para estabelecer a melhor metodologia de indexação e arquivamento dos seus documentos, para assim, alinhar as práticas com o Manual de Gestão Documental — MGD, dado que, cada empresa possui o seu perfil e características específicas.

Facilita processos de fiscalização de órgãos governamentais

Toda empresa em algum momento passará por algum tipo de fiscalização proveniente dos órgãos governamentais fiscalizadores daquela área de atuação e, nesse momento, muitos se veem numa posição de preocupação em ter tempo hábil para reunir todos os documentos solicitados.

Com a tecnologia oferecida pelo GED, certamente, sua empresa passará pelo processo de fiscalização de forma tranquila, pois, todos os documentos estarão disponíveis em tempo real e compartilhado de forma fácil e rápida com os executores da fiscalização.

Controle de acesso avançado

Em um arquivo físico fica difícil gerenciar o acesso e controle das pessoas que podem visualizar os documentos e informações da sua empresa, pois, na maioria dos casos, não há um controle personalizado do que cada pessoa pode ter acesso. No entanto, quando os documentos da sua empresa estão inseridos em uma plataforma GED, você poderá estabelecer níveis de acesso para determinados setores e/ou pessoas.

Além disso, terá o registro de todos os acessos e consultas, um fator essencial no processo de auditorias e inspeções.

Otimização do espaço físico

Com a digitalização e o Gerenciamento Eletrônico de Documentos sua empresa terá melhor otimização do espaço físico, pois, após sua inserção na plataforma você poderá realizar a guarda dos documentos físicos em um storage de documentos.

Espaço é um dos principais ativos de qualquer organização, então, não deixe de adotar esta estratégia em seus negócios.

A Gerenciar oferece o serviço de digitalização e, após este processo, você poderá ter acesso a todo o conteúdo digitalizado e arquivado no software GED Gerenciar, uma plataforma de uso fácil e que utiliza a tecnologia de acesso às informações em nuvem.

Sustentabilidade

Além de todos os benefícios para sua empresa citados nos tópicos anteriores, o último que abordaremos é um excelente motivo para seu empreendimento adotar o Gerenciamento Eletrônico de Documentos, que é a sustentabilidade.

Este é um tema que diz respeito não apenas à organização em si, mas envolve toda uma sociedade em que está inserida, promovendo melhorias para pessoas e o meio ambiente.

Com a tecnologia GED sua empresa terá menos impressões, ou seja, começará a gerar e armazenar documentos de forma eletrônica, onde o conceito de sustentabilidade e responsabilidade social será empregado de forma consistente e contínua.

Ficou interessado nos benefícios da Tecnologia GED? Então acesse agora mesmo o nosso site e saiba mais. E caso tenha alguma dúvida, não deixe de entrar em contato conosco.

Gerenciar, a inteligência documental que a sua empresa precisa.