A importância de uma gestão documental eficaz na sua empresa

Produzir e receber diversos tipos de documentos faz parte da rotina diária de qualquer organização. Esses arquivos, no entanto, muitas vezes não recebem a devida atenção dos gestores e empreendedores, os quais acabam por ignorar a importância de uma gestão documental eficaz na sua empresa.

Ignorar a gestão dos documentos pode gerar uma série de problemas para a empresa, inclusive financeiros. Além disso, de nada adianta reunir tantas informações se elas não estiverem devidamente organizadas e seguras.

Para que você entenda a importância de uma gestão documental eficaz na sua empresa, preparamos esse artigo com as principais informações sobre o assunto. Confira a seguir!

O que é gestão documental?

Quando falamos em gestão documental, estamos nos referindo a diversos procedimentos que possibilitam a organização e o armazenamento seguro dos arquivos de uma empresa. Além de ser uma forma prática de conservar a integridade física dos documentos, é uma ferramenta administrativa eficiente e inteligente que pode agilizar os processos organizacionais.

Qual a importância de uma gestão documental eficaz?

O gerenciamento de documentos de uma empresa é extremamente importante, desde que o serviço seja feito corretamente. Medidas e atitudes equivocadas, como armazenamento incorreto e desorganização, podem comprometer a segurança, a busca por informações específicas e, por vezes, a confidencialidade dos arquivos.

Por isso, a melhor maneira de garantir que a gestão de documentos seja eficaz é investir em consultoria especializada, e em uma GED (Gestão Eletrônica de Documentos), uma solução eletrônica que permite o correto gerenciamento dos arquivos de uma empresa.

Uma gestão de documentos eficaz pode causar um impacto bastante positivo na sua empresa, evitando, inclusive, problemas perante a lei. Isso porque é obrigação de toda organização guardar documentos fiscais e trabalhistas por um determinado período, sendo passível de multa caso descumpra essa regra.

Além do mais, investir no gerenciamento de documentos garante a conservação dos seus arquivos e, consequentemente, das informações valiosas que eles contêm. Os papeis ficam armazenados em um local adequado, o que evita sua exposição a problemas como mofo, umidade, ataque de pragas, incêndios, enchentes e até perda de partes do documento.

Quais os benefícios da gestão de documentos?

Para que você se convença de uma vez por todas sobre a importância de uma gestão documental eficaz na sua empresa, listaremos os principais benefícios que esse investimento pode trazer:

– Libera o espaço físico destinado ao armazenamento dos arquivos;
– Garante maior eficiência no desenvolvimento e controle de documentos;
– Melhora a produtividade;
– Restringe o acesso a funcionários autorizados;
– Elimina o risco de perdas e extravios;
– Facilita o processo de busca por informações;
– Mantém seguros arquivos confidenciais e sigilosos;
– Assegura o descarte correto de arquivos obsoletos;
– Auxilia no gerenciamento do negócio e reduz os custos.

Afinal, por que investir na gestão documental?

Sem uma gestão documental correta e eficiente, sua empresa corre o risco de não apresentar resultados satisfatórios. Perda de tempo, informações sigilosas em mãos erradas, extravio de arquivos e multas exorbitantes são apenas alguns dos problemas que a sua organização pode enfrentar se ignorar essa importante ferramenta administrativa.

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