Como a digitalização de documentos influencia na produtividade da sua empresa?

A digitalização de documentos é um processo que mais empresas aderem por seus inúmeros benefícios. Entre as principais vantagens neste sentido está a produtividade interna do seu negócio: fica mais fácil organizar, buscar e compartilhar conteúdos digitais corporativos, abrangendo todos os setores.

Entender como a digitalização de documentos influencia na produtividade da sua empresa permite um diferencial competitivo, pois trará economia de tempo, papéis e infraestrutura de armazenagem.

Além disso, é preciso conhecer outros fatores que tornam essa atividade indispensável no mundo moderno empresarial.

Tecnologia à disposição da produtividade

É importante destacar que para fazer a digitalização de documentos da sua empresa e, assim, extrair a melhor produtividade possível, necessita-se de ferramentas – como softwares de gestão como a GED Gerenciar – que possibilitem esse trabalho de maneira rápida, fácil, integrada e que seja de fácil acesso a todos os colaboradores.

E softwares que se adéquem as rotinas produtivas da sua empresa ampliam ainda mais a produtividade. Isto porque os colaboradores terão uma interface simples e intuitiva, aprendendo rapidamente a mexer com a ferramenta de gestão – e, assim, ganhando tempo precioso para sua empresa.

E como a digitalização de documentos beneficiará meu negócio

São alguns pontos que devem ser destacados quando falamos da produtividade ganha pela digitalização de documentos. As principais características que você verá no seu negócio são:

Integração. Setores não precisam mais trocar figurinhas, levando o documento de um lado para o outro: a digitalização de documentos permite que, dentro do próprio sistema, eles possam enviar e indicar onde estão as informações necessárias.

Envio de documentos. Os documentos relacionados aos clientes e fornecedores, por exemplo, não precisam mais ser enviados de forma física, trazendo uma rotina mais automatizada e dinâmica.

Retrabalho. Elimina-se a necessidade de refazer documentos perdidos ou extraviados, que precisam ser autenticados e assinados. De forma digitalizada, como a solução da GED, tudo estará a poucos cliques.

Acesso remoto. Quando estiver fora da empresa, esqueça a necessidade de buscar o documento físico – com o acesso remoto é possível acessar o banco de dados empresarial e, assim, fazer o envio do conteúdo digitalizado.

Análise. Os documentos digitalizados permitem uma análise mais rápida e fácil, principalmente se ordenados por setor, data, função, entre outras características – trazendo uma produtividade muito acima do oneroso trabalho de analisar componentes físicos.

Além dos pontos produtivos que a digitalização de documentos traz para sua empresa, há outro ganho indispensável: a segurança de armazenagem. Diferente de documentos físicos que podem sofrer com perdas, extravios ou acidentes, como incêndios, os digitais são armazenados com backups e, caso haja problema em um dos servidores, podem ser resgatados posteriormente.

Facilidade de implementação

Ainda, vale destacar: a digitalização de documentos é fácil de ser implementado, principalmente com empresas como a Gerenciar que trabalham neste segmento – trazendo, novamente, produtividade ao deixar que profissionais cuidem desses componentes tão importantes para o seu negócio.

Em pouco tempo é possível que todos da empresa se adaptem ao sistema que irá integrar os documentos digitais e operem suas atividades de maneira automática, utilizando apenas dispositivos como computadores, tablets e smartphones para recebimento, gerenciamento e envio de documentos.

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