Acervo Acadêmico Digital: Por que ele é importante para as IES?

Com o desenvolvimento tecnológico e o avanço da informática, tudo ou quase tudo se tornou digital, por dois motivos básicos: o primeiro é que as pessoas estão cada vez mais buscando conteúdo digital em vez de registros em papel; segundo pelo motivo de que é mais seguro, considerando que fatores como agentes químicos, físicos e biológicos podem prejudicar a vida útil de documentos.

Por falar nisso, você já adota em sua instituição de ensino (IES) algum acervo acadêmico digital ou sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (GED)?

Não? Saiba, então, que com isso está comprometendo não só os seus documentos, mas também está deixando de reduzir custos e oferecer um atendimento ágil e eficiente aos seus alunos e professores. Continue a leitura e conheça melhor a importância dessa solução para a sua IES!

Mais segurança para os documentos de sua IES

Um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos é bem mais seguro do que a guarda física, porque não sofre o risco de ter a sua vida útil minimizada em razão de fatores diversos, como já sinalizamos. Incêndios, inundações, infiltrações, umidade, fungos e insetos são alguns exemplos.

Já imaginou a sua instituição perder toda a sua documentação física por conta de algum desses elementos? Prejuízo na certa, tanto para o seu negócio como para a comunidade acadêmica.

Redução de custo

Para a instituição de ensino que deseja reduzir custos, um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos é a melhor alternativa. Com ele, é possível dispensar espaço físico, recursos humanos e utensílios como caixa de documentos, prateleiras e ar-condicionado. Conjunto de objetos que, se formos para a ponta do lápis, soma um alto valor. Pense nisso!

Maior aproximação com a geração Y

Hoje, as pessoas estão cada vez mais conectadas ao digital. Trata-se de um comportamento dessa nova geração, a chamada geração Y, que se refere aos que nasceram a partir dos anos de 1990, época em que a web se popularizou.

Buscam informações digitais não só por uma questão de facilidade e agilidade, mas também por se preocupar com o meio ambiente. Sabem que a impressão de papéis prejudica a todos, sobretudo a natureza, uma vez que causa, quando as indústrias de celulose não desenvolvem o reflorestamento, desequilíbrio ecológico.

Agilidade no atendimento à comunidade acadêmica

Se há uma coisa que ninguém gosta é esperar. Concorda? Pois então, um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos pode tornar o atendimento à comunidade acadêmica ágil, prático e eficiente.

É simples chegar a tal conclusão, basta fazer uma comparação com a guarda física de documentos. Enquanto no primeiro é possível consultar facilmente o sistema GED e acelerar processos de matrícula, requisição de transferência de curso, emissão de certificados, entre outras demandas, no segundo é necessário visitar o espaço físico onde se encontram os documentos. Com isso, perde-se tempo e pode causar a insatisfação dos discentes.

Torna a sua IES competitiva

Um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos não é mais uma simples questão de opção, muito pelo contrário. É fundamental para a IES que deseja garantir aos seus processos maior eficiência e produtividade. Fatores que podem levá-la a se tornar ainda mais competitiva no mercado.

Um acervo acadêmico digital é como podemos ver, essencial para uma IES, pois possibilita que ela possa não só proteger os seus documentos, mas também garante um atendimento rápido e eficiente, fazendo assim com que seu público fique satisfeito.

Então, está pensando em adotar um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos para a sua IES? Entre em contato conosco! O Grupo Gerenciar, pode tornar o seu centro de ensino ainda mais produtivo, seguro e eficiente!