Guarda física de documentos – posso eliminar depois de digitalizar?

Uma empresa gera centenas, ou talvez milhares, de documentos durante diferentes períodos de sua operação. Por isso, a opção pela digitalização desses documentos é uma solução que ajuda a economizar no espaço e nos recursos físicos, e facilita a visualização e a procura por esses documentos. Porém, após a digitalização costuma surgir uma dúvida: É possível se desfazer de todos os papéis físicos após digitalizar?

Apesar de a digitalização ter inúmeros benefícios, em certos casos ela não é um substituto definitivo para a cópia física. Especialmente no caso de documentos mais importantes, é muitas vezes obrigatório resguardar o documento físico.

O que fazer com os documentos oficiais?

Esse é o caso dos documentos oficiais. De acordo com o que diz a Lei Nº 5.433, de 8 de maio de 1968, que regula o processo de microfilmagem de documentos oficiais, estes só podem ser descartados se passarem pelo processo discutido nesse documento, e de acordo com as normas explicitadas nele.

Uma vez que esse processo seja feito, os documentos oficiais podem ser destruídos por qualquer forma que assegure a sua eliminação completa, como a incineração ou algum outro processo mecânico.

Certos documentos, especialmente de valor histórico, não podem ser eliminados e devem ser encaminhados para arquivo por alguma entidade competente.

Portanto, é importante antes de fazer o descarte é consultar uma tabela de temporalidade documental, que vai garantir que nenhum papel seja destruído fora do tempo correto.

A certificação digital

Através da certificação digital, o descarte de determinados documentos oficiais, após longas discussões se tornou aceitável no âmbito judiciário (como prova documental), igualando os documentos digitais certificados ao mesmo peso dos documentos físicos originais.

Isso quer dizer que eles podem até mesmo ser usados para fins judiciais, e o Código de Processo Civil também os reconhece.

Apesar disso, ainda não existe um consenso, ou uma lei que valide completamente os documentos digitais. Portanto, a melhor opção com os documentos oficiais é guardá-los pelo tempo necessário, durante o seu ciclo de vida. O melhor é garantir.

Os documentos não essenciais

Por outro lado, qualquer outro documento não oficial e não essencial pode ser descartado após digitalizar.

Afinal, todo o objetivo desse processo é gerar melhoria no uso do espaço, e garantir uma aplicação melhor dos recursos físicos, além de inúmeras melhorias no seu manuseio e gerenciamento, como a facilidade da portabilidade e uma maior rapidez no momento de encontrar tais documentos.

A reciclagem e o descarte

Após decidir os documentos que irão ser descartados ou não, o momento de destruí-los apresenta uma possibilidade de ser mais sustentável. Afinal, o descarte não é apenas uma oportunidade para otimizar os recursos da sua empresa, mas sim de toda a sociedade.

Como dito acima, até certo tempo atrás, a incineração era o modo mais garantido e usado para o descarte de documentos. É um processo extremamente confiável e definitivo.

Porém, com a preocupação cada vez maior com o meio ambiente, foi percebido que esse processo é bem ineficiente. Primeiramente, ele gera resíduos poluentes e, além disso, os recursos destruídos não são aproveitados.

Por isso, a reciclagem é uma ótima opção.

Digitalizar a guarda física de documentos

Digitalizar os documentos é um processo que visa gerar economia e aumentar a eficiência de uma empresa de diversas formas.

Uma delas é garantindo que os documentos que não são oficiais e essenciais, e que já completaram seu ciclo de vida, podem ser descartados com segurança e de uma maneira sustentável, reduzindo a necessidade de manter uma guarda física de documentos.

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