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Gestão de documentos: como uma consultoria pode ajudar sua empresa?

consultoria de gestão de documentos: como isso pode ajudar a sua empresa?
02 nov 2018
Documentos, GED/ECM, Gestão documental, Organização
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Organizar documentos nem sempre é uma tarefa fácil: é necessário conhecimento e experiência para realizar a organização de forma a tornar a gestão de documentos simples e eficaz. Por isso, contar com uma consultoria de gestão de documentos durante esse processo não é uma opção, mas uma necessidade.

Quando mal executada, uma organização pode causar muitos transtornos no mundo empresarial, podendo ocasionar perda de documentos, atraso no cumprimento de demandas e até mesmo redução na produtividade.

Quando procurar uma consultoria de gestão de documentos?

Várias razões levam as empresas a buscarem uma consultoria de gestão de documentos. Às vezes, é o simples fato de estarem buscando mais organização a fim de melhorar seus processos.

Já em outros casos, essa busca pode ser motivada para atender exigências legais, como é o caso das instituições de ensino superior, que por determinação de uma portaria do Ministério da Educação (MEC), terão que transpor todos os arquivos acadêmicos para o meio digital até 2020.

Entretanto, não importa qual for a motivação, o melhor é procurar uma consultoria de gerenciamento de documentos o quanto antes e não esperar o caos tomar conta de tudo, para só então resolver se organizar. Isso vale tanto para grandes, quanto para pequenas empresas.

Quem precisa de consultoria de gestão de documentos?

É mito pensar que existam áreas que não precisam de gestão de documentos. Qualquer empresa, não importa o ramo de atuação, pode se beneficiar com uma consultoria de documentos.

Mesmo empresas que estão começando devem considerar contratar uma consultoria de gerenciamento de documentos, pois começando a organização da maneira correta e sabendo como mantê-la, é mais fácil não se perder e deixar a bagunça tomar conta.

Quais áreas de atuação mais demandam de consultoria?

Existem áreas que precisam muito mais do que outras contar com uma consultoria de gestão de documentos para se organizar. São elas: contabilidade, administração, tecnologia da informação, recursos humanos, advocacia, educação e saúde.

O que esperar de uma consultoria de gestão de documentos?

Devido à atenção necessária à atividade-fim de uma empresa, muitas vezes não sobra tempo para pensar a gestão de documentos de forma inteligente e eficiente; então, a organização acaba ficando por conta de cada setor e também de cada colaborador.

O resultado disso é o caos. Uma organização precisa ter um padrão, ser uniforme, toda a empresa precisa adotar o mesmo sistema, para que qualquer um seja capaz de encontrar um documento sem grandes dificuldades, por exemplo.

A criação desse padrão de organização, de forma eficiente e totalmente adequada à área de atuação da empresa e suas demandas, é o que se pode esperar de uma consultoria de documentos.

Quais os benefícios de contratar uma consultoria de documentos?

O principal benefício de contratar uma consultoria de gerenciamento de documentos é a organização. Mas vai muito além disso, porque a consultoria de gestão de documentos atua também na manutenção dessa organização, padronizando a gestão de documentos.

Além disso, uma consultoria poderá fornecer ou indicar outros serviços necessários para efetivar a organização de uma empresa como: digitalização de documentos, guarda de documentos, implementação de softwares de gerenciamentos de documentos, entre outros.

Tenha um diferencial na sua empresa, entre em contato conosco agora mesmo e confira nossas soluções.

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