Sistema GED: como ele pode ajudar a otimizar o tempo na sua empresa?

Há 270 anos, Benjamin Franklin dizia que “tempo é dinheiro”. A máxima continua e está cada vez mais atual. A transformação digital é a base da revolução nas empresas e o seu preceito é muito simples: facilitar a maior produção em menos tempo.

Mas, em pleno 2019, empresas que trabalham com procedimentos de pesquisa e checagem de informações continuam perdendo tempo – e, consequentemente, dinheiro também. Aqui falamos de escritórios de contabilidade e advocacia, financeiras, hospitais, imobiliárias, instituições de ensino, entre outros exemplos. A tecnologia que otimiza o tempo nestes ambientes de negócios tem nome: Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED).

Como o sistema GED otimiza as atividades?

O sistema GED armazena e preserva arquivos em um software específico, isto é, transfere os documentos físicos para o formato digital. Esse armazenamento pode acontecer de diversas formas: som, imagem, microfilme, arquivos de texto, planilhas eletrônicas, papel, entre outros recursos.

É possível perceber como a tecnologia pode otimizar as atividades da sua empresa. Sabe aquele tempo que você perde revirando uma pilha de documentos para fazer uma consulta urgente? Essa “mobilização” não cabe mais no fluxo atual de atividades.

Consulta prática

A tecnologia faz com que as horas perdidas em busca dessas informações se transformem em um acesso prático, ao alcance de alguns cliques – como uma palavra-chave ou mesmo o código de identificação do documento, seja pelo computador ou mesmo pelos dispositivos móveis, como smartphones e tablets. Os documentos ficam organizados em um único sistema, facilitando a busca e o atendimento ao cliente no prazo correto.

A chamada busca avançada é possibilitada através da indexação. Desta forma, as buscas são muito mais ágeis e simplificadas.

Foco nas atividades-chave

A lógica é simples: se o colaborador perdia tanto tempo apenas para a localização de informações, agora ele poderá se dedicar às atividades mais estratégicas, o chamado core business (a parte central do seu negócio). O que isso significa? Que a sua produção será convertida em receita, eliminando a barreira da burocracia.

A necessidade da gestão eletrônica

A modernização da administração de documentos deixou de ser um diferencial para se transformar em necessidade. O sistema GED comprovadamente diminui as ocorrências de erros e atrasos na formulação de relatórios e demais tipos de documentos, algo que rotineiramente costuma “travar” o processo produtivo.

Se falarmos de instituições de ensino superior, por exemplo, é pertinente pontuar que há um prazo até o ano de 2020 para que todas elas migrem os documentos do meio físico para o digital. Além de evitar sanções da lei, as universidades promovem eficiência na guarda dos documentos, afinal, manter a documentação de milhares de alunos definitivamente não é uma tarefa simples.

A solução para o seu negócio – sistema GED

Expert em gestão documental, a Gerenciar personaliza o sistema GED de acordo com a sua necessidade, por meio de estudos nas empresas que geram um Manual de Gestão Documental (MGD) único para cada negócio.

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