6 coisas que todo contador deveria saber sobre gestão de documentos

A gestão documental se aplica a diversos setores de uma empresa. Para os contadores, essa preocupação é fundamental, já que não somente os documentos são necessários para os profissionais fazerem seu trabalho, mas também sua importância legal, evitando que a empresa tenha problemas com a fiscalização. Portanto, para garantir que os documentos estejam sempre bem gerenciados, confira 6 coisas que todo contador deveria saber sobre essa gestão.

1 – Fazer da gestão documental uma rotina

Para muitos contadores isso é bem natural, mas o ideal é procurar estabelecer uma rotina de armazenamento dos documentos em toda a equipe. Os procedimentos devem ser claros, e os responsáveis por essa tarefa precisam estar perfeitamente cientes de suas obrigações, sem a necessidade de receber ordens constantemente.

Ao chegar um novo documento, o encarregado já deve saber o que e como fazer a operação de imediato, para que não se perca tempo. Deixar para depois pode atrasar o trabalho ou, pior, fazer com que o documento deixe de ser armazenado e registrado.

2 – Crie um procedimento padrão

O procedimento é tão importante que criar uma norma de gestão documental ajuda a poupar muito mais tempo em diversas frentes. O padrão ajuda o processo de organização a ser bem mais rápido na entrada de um novo documento. Além disso, ele permite que o mesmo seja encontrado mais facilmente quando for necessário para algum procedimento.

Criar uma espécie de Manual de Gestão Documental irá ajudar a garantir que cada documento será bem tratado desde a sua criação, passando pela sua manutenção, até o destino.

3 – Seja mais eficiente com documentos físicos

As NF-e, os Guias, Boletos, Negativos e quaisquer outros que precisem de cópias físicas podem ser armazenados de maneira muito mais segura e eficaz. Um software de gestão documental ajuda a catalogar os documentos, com uma indexação, para ser mais fácil rastreá-los.

Acessar esses documentos digitalmente é uma forma de deixá-los ainda mais seguros. Eles irão ser acessados fisicamente apenas quando estritamente necessário, garantindo um custo muito menor na sua manutenção e mais tempo ganho quando for preciso encontrá-los.

4 – Tenha atenção extra à temporalidade dos documentos

Todo contador sabe que os documentos têm certa temporalidade pela qual eles precisam ser armazenados, de acordo com a Lei. E, isso deve ser aplicado à gestão documental. Podem ser estabelecidos lembretes no calendário a partir de quando não é mais necessário guardar certo documento. Manter um documento não necessário custa dinheiro e espaço.

5 – Conscientize toda a equipe

Assim como qualquer aspecto da sua empresa, a gestão documental também é uma responsabilidade coletiva. Por isso, é fundamental conscientizar os funcionários de que o tempo e esforço investido na gestão de documentos irão retornar no futuro, evitando trabalho extra para localizar ou gerenciar estes arquivos.

6 – O GED Contador do Grupo Gerenciar

Todo contador certamente deveria conhecer o GED Contador Gerenciar. Essa ferramenta de gestão documental é pensada especificamente para contadores e escritórios de contabilidade, em que o fluxo de documentos é enorme. Com o sistema, é possível gerenciar e organizá-los, de modo que seja mais fácil a sua procura.

Esse sistema permite todas as vantagens acima, e um rendimento maior para a sua empresa através de mais controle de seus documentos. Conheça um pouco mais sobre essa ferramenta.

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