Consultoria em gestão de documentos: a solução indispensável para sua empresa

Hoje, qualquer tentativa de melhorar e garantir maior eficiência às operações de uma empresa se tornou bem-vinda. Por motivos claros, o mercado está cada vez mais concorrido, exigindo das organizações a adoção de atitudes que as tornem mais competitivas e diferenciadas. Em outras palavras, capazes de oferecer um serviço ou produto de qualidade aos seus clientes que as façam se destacar.

Uma solução simples, mas que pode fazer uma enorme diferença em sua empresa é contar com uma consultoria em gestão de documentos. A seguir, conheça melhor o que essa possibilidade pode fazer pelo seu negócio e, se ainda não a adotou, garantimos que até o final deste texto você tomará uma decisão nesse sentido. Acompanhe!

Qual é o papel de uma consultoria de gestão de documentos?

Uma consultoria especializada na gestão de documentos oferece uma solução completa e integrada em gestão de documentos e arquivos, que pode garantir à sua empresa eficiência e rapidez no processo de recuperação de informações.

Para prestar tal serviço com eficiência, os especialistas se valem de técnicas consolidadas e científicas, que são capazes de não só facilitar o processo de recuperação, mas também de garantir segurança aos seus dados.

Ela atua, geralmente, oferecendo os seguintes serviços:

• Criação de critérios ou diretrizes para a guarda ou arquivamento de arquivos em todos os setores de uma organização;
• Orientação em relação ao desenvolvimento ou aquisição de tecnologia que possa otimizar a gestão de documentos e arquivos, trazendo assim maior eficiência e produtividade para o dia a dia;
• Elaboração de estratégia ou planejamento para tratar documentos e arquivos, e destiná-los ao local adequado;
• Formulação de código de classificação de documentos e arquivos, pretendendo com isso garantir agilidade ao processo de recuperação;
• Criação de tabela de temporalidade, que oriente os gestores de uma empresa em relação ao prazo que um documento deve permanecer guardado;
• Elaboração de manual de gestão de documentos que possa ser consultado pelos funcionários de uma organização;
• Diagnóstico em relação à segurança, conservação e a organização do acervo de uma empresa com a finalidade de utilizar os resultados como fundamento para propor soluções mais eficientes e assertivas;
• Elaboração de programas de treinamento destinados à qualificação de funcionários de uma empresa para a gestão eficiente de documentos;
• Eliminação segura de documentos com temporalidade vencida, oferecendo assim maior segurança à sua empresa, bem como sigilo de dados.

Uma consultoria especializada em gestão de documentos pode desenvolver outras tarefas, além dessas, vale dizer. Tudo vai depender da realidade e do perfil de sua empresa.

Qual a importância da consultoria em gestão de documentos para uma empresa?

Para começar este subtópico, vale a pena citar uma pesquisa realizada pela Associação Brasileira das Empresas de Gestão de Documentos (ABGD), a qual demonstra com clareza a importância de uma consultoria de gestão documentos para uma empresa.

Segundo a ABGD, duas horas é o tempo médio diário que colaboradores gastam procurando informações ou documentos não digitalizados em uma empresa. Já pensou, por exemplo, como seria prejudicial para o seu negócio fazer o seu cliente esperar cerca de duas horas porque os seus funcionários estão procurando um documento que ele solicitou? Pior ainda, ressalte-se, é a procura não dar em nada.

Esse tipo de situação pode causar grande insatisfação no cliente e dificilmente, caso passe por isso, ele voltará a fazer negócio com a sua empresa, por uma razão muito óbvia: ninguém gosta de perder tempo. O tempo, como dizem os economistas e empresários, é dinheiro.

Por ano, conforme a ABGD, os gestores gastam quatro semanas (um mês) procurando informações ou documentos. Tempo este que poderia ser utilizado para pensar em soluções que fizessem a sua organização crescer ainda mais. Concorda?

O estudo ainda revelou que a cada 12 segundos um documento é perdido em uma empresa pelos seus funcionários. Por motivos como guarda inadequada ou desorganização, inexistência de critérios de arquivamento e falta de qualificação dos colaboradores em relação à gestão de documentos.

Vale salientar que a perda de documentos, como prontuários médicos, por exemplo, pode não só prejudicar a reputação da instituição médica perante os seus públicos, mas também causar danos à sua saúde financeira. Já existe entendimento jurídico que a perda de prontuários médicos pode gerar indenização por danos morais.

Uma consultoria em gestão de documentos, como destacado, é capaz de garantir eficiente e imediata organização dos documentos, de modo a evitar esse tipo de ocorrência.

Quais os principais benefícios de uma consultoria?

Resumidamente, uma consultoria em gestão de documentos oferece a uma empresa os seguintes benefícios, além dos que já foram destacados neste texto, tacitamente:

• Economia de custos com relação ao espaço, através de soluções como a terceirização da guarda, digitalização e eliminação segura de documentos com temporalidade vencida. Solução ideal para empresas modernas. Além disso, gera economia de matéria-prima e promove a sustentabilidade ambiental;
• Racionalização e organização dos documentos, o que leva a empresa a ser mais eficiente e produtiva, obtendo assim melhores resultados;
• Otimização com relação às atividades de gestão de documentos, visto que pode indicar a implantação de sistemas de gestão de documentos inteligentes, como é o caso do GED;
• Armazenamento adequado de documentos, garantindo assim a eles maior vida útil;
• Redução do volume impresso de documentos, a partir da adoção de soluções modernas, como a produção de documentos digitais, substituição de cópias pela digitalização e o gerenciamento eletrônico de documentos;
• Garante que os gestores de sua empresa trabalhem com total foco no crescimento de seu negócio, não perdendo tempo, como apontou a pesquisa desenvolvida pela ABGD, com a procura de documentos e arquivos;
• Por fim, possibilita que a sua organização possa prestar um atendimento rápido e de qualidade aos seus clientes, não os fazendo esperar.

Tenha uma gestão de documentos eficiente

Como pudemos ver, uma consultoria em gestão de documentos é essencial para a marca que deseja maior organização e total foco em seu negócio. Quando a empresa está funcionando direitinho, ou seja, dentro dos padrões esperados, ela pode crescer muito mais. Pense nisso!

Mas, e então, está precisando de uma consultoria em gestão de documentos? Caso sim, podemos fornecer as soluções que o seu negócio precisa para ser mais eficiente e produtivo e, assim, focar plenamente em seu desenvolvimento!

Tenha um diferencial na sua empresa, entre em contato conosco agora mesmo e confira nossas soluções.

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