Os benefícios da digitalização de documentos via sistema GED.

A digitalização oferece às empresas maior segurança e controle na gestão de documentos. Neste processo é comum ainda que se incorra economia de tempo para a localização e manuseio dos documentos físicos. Neste contexto há práticas que podem facilitar ainda mais estas atividades. Se você não sabe qual a vantagem de digitalização de documentos diretamente no sistema GED, apresentamos as razões para tanto.

De cara, as facilidades da conversão de material físico para digital são fáceis de compreender. Além dos fatores já mencionados, há evidentemente benefícios em termos de organização, acesso e capacidade de preservar a documentação. Com o suporte eletrônico problemas como extravios e deterioração dos papéis são evitados. Na digitalização de documentos direto para o sistema GED ganha-se especialmente em termos de rapidez e confiabilidade.

Depender de mídias físicas reduz a praticidade

Se a digitalização não é feita diretamente por um sistema GED, pode ser necessário acessar os documentos através de algum dispositivo. Esta dependência de mídias físicas não é cômoda e pode acabar tomando tempo. O que faz com que as vantagens de digitalizar os papéis sejam reduzidas em termos de eficiência.

Outro problema é que mídias físicas não são portáteis em todas as circunstâncias. Embora possam até ocupar pouco espaço e caber em qualquer lugar, não é seguro carregá-las para fora da empresa. Ademais, levar uma destas mídias com você não quer dizer que o acesso aos arquivos esteja garantido.

Os sistemas favorecem a portabilidade

Por outro lado, os sistemas com frequência oferecem real portabilidade. Basta uma conexão com a internet para que se possa ter acesso aos documentos. Para gestores em viagens de negócios, isto pode representar uma grande vantagem. Ou seja, um documento recém-digitalizado na empresa poderá ser acessado mesmo à distância. Este tipo de solução também minimiza os riscos de danos e perda de dados. A razão é que os sistemas costumam apresentar soluções de segurança com backup.

A vantagem de digitalização de documentos diretamente no sistema GED: produtividade e agilização de tarefas

Além de segurança, as suas operações ganham em agilidade. Uma das vantagens que os gestores mais buscam ao investir na digitalização, reduzindo a necessidade de manuseio e busca prolongada. Sendo os sistemas um recurso que pode ser acessado por várias pessoas, os colaboradores são diretamente impactados. Consequentemente a produtividade na sua empresa aumenta.

Imagine quão fácil é redigir um relatório acessando os documentos a partir de qualquer computador na organização. A vantagem de digitalização de documentos diretamente no sistema está nesses detalhes operacionais. Imagine como seria se os colaboradores tivessem de procurar manualmente. Ou então se tivesse de requisitar uma mídia física para ter acesso às informações.

Sistemas e integração

Por fim, vale mencionar a grande integração que estas ferramentas proporcionam. Os diferentes setores da organização poderão trocar relatórios e registros com facilidade. Em caso de digitalização feita longe do sistema, a comunicação talvez não fosse tão simples. Outro fator a se considerar é que a integridade dos arquivos tende a ser maior. E isto porque a transição a partir de outras mídias sempre estará sujeita à corrupção de dados.

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