5 passos para armazenar documentos da sua empresa

A gestão documental é um dos processos internos mais importantes de uma empresa. Por isso é fundamental contar com sistemas, equipamentos e pessoal especializado para lidar com as instalações do arquivo.

Esse é um fator que ajuda a empresa a desempenhar suas atividades com eficiência e permitindo o controle do andamento da operação. Para conhecer como colocar a armazenagem em prática, continue com a leitura deste texto.

1. Identifique a natureza dos documentos

Em seu cotidiano um negócio produz diversas categorias de documentos que devem ser separados adequadamente para a sua guarda. Os principais tipos encontrados são:

• propostas;
• formulários;
• atas de reunião;
• documentos fiscais;
• ordens de compra e venda.

Desse modo, as versões em papel podem ser organizadas para manter a sua integridade e facilitar a sua consulta sempre que houver necessidade.

2. Organize o espaço do arquivo

Para uma empresa que mantém um arquivo físico é fundamental designar um espaço apropriado para a alocação dos documentos. Por esse motivo, a sua limpeza e organização devem ser planejadas para viabilizar a sua guarda e circulação de pessoas nesse local.

A separação deve ser feita em caixas com a respectiva identificação de quais arquivos estão contidos. A adoção de um critério de rotulação facilita na busca e separação nas prateleiras. Como resultado, o profissional responsável pelo gerenciamento do arquivo obtém a padronização do método de arquivamento e otimiza a consulta.

3. Crie um fluxo de documentos

Também chamado de Workflow, esse termo representa a criação de uma ordem racional pela qual os documentos passam dentro do negócio. Em outras palavras, esse é um processo que busca identificar a melhor forma de desempenhar as atividades com o intuito de ganhar eficiência e produtividade.

Dessa forma, todo o acervo pode ser organizado pensando em viabilizar o compartilhamento de informações relevantes. Além disso, é possível segregar o acesso de acordo com o nível hierárquico mantendo, assim, informações estratégicas restritas aos cargos gerenciais.

4. Siga os prazos obrigatórios para a guarda de documentos

Cada tipo de documento produzido por uma empresa possui um prazo específico no qual a sua guarda é obrigatória. Esse é o caso de boletim de notas e frequência de alunos que devem ser mantidos pelas instituições de ensino permanentemente.

Já outras categorias estão restritas a um prazo de 10 anos, como:

• livros contábeis;
• folha de pagamento;
• registros previdenciários.

5. Invista na digitalização de documentos

Com o tempo, os arquivos em papel crescem de forma exponencial, o que aumenta os custos para a sua manutenção. Quando essa situação está ocorrendo, o gestor pode optar por buscar soluções para esse obstáculo.

Esse é um dos cenários em que a automação e a digitalização dos arquivos requerem a implementação de um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED). Existem diversas empresas no mercado que oferecem serviços completas para a gestão de documentos corporativos.

Porém, a adoção de um arquivo digital é a opção mais comum e, ao mesmo tempo, mais econômica. Por isso, avalie as suas opções com cuidado para selecionar o prestador de serviço mais adequado.

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