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Afinal, um sistema GED é realmente seguro?

Afinal, um sistema GED é realmente seguro?
10 abr 2019
Digitalização, Documentos, GED Acadêmico, GED/ECM, Gestão documental
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Cada vez mais os empreendimentos estão se dando conta da importância de ter um sistema GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos). Porém, apesar dos vários anos de uso, alguém sempre tem uma dúvida: afinal, um sistema GED é realmente seguro?

A resposta para esse questionamento é sim. A tecnologia já foi amplamente testada e já é utilizada, inclusive, em órgãos governamentais. Neste texto explicaremos quais os benefícios relativos à segurança o sistema oferece.

Segurança interna

A segurança interna de qualquer sistema GED é um de seus trunfos mais positivos. A instalação de softwares de gerenciamento eletrônico de documentos garante que colaboradores e gestores possam manipular os programas com a garantia de que qualquer erro poderá ser diagnosticado.

Internamente o programa também dá garantias porque permite a criação de backups, o que diminui os problemas hipotéticos de apagamentos de arquivos, por exemplo. Além disso, os sistemas possuem aberturas a auditorias e monitoramentos.

O GED possui, ainda, a possibilidade de garantir confirmação de autorias, revisões e versões de documentos salvos. Os registros de saídas e entradas também garante que qualquer movimento fora do normal possa ter sua origem detectada.

Segurança externa

O sistema GED é seguro contra fatores externos como ataques hackers, por exemplos. Os crimes são cometidos em sistemas que possuem várias vulnerabilidades ou que não têm um bom controle de acessos.

Este não é o caso dos sistemas de gerenciamento de eletrônicos de documentos. É claro que como qualquer software, existe uma possibilidade de invasão. Os especialistas neste tipo de ação estão sempre se atualizando e buscando formas de quebrar criptografias.

Contudo, o GED possui diversos módulos e uma auditoria interna que dificultam a ação dos criminosos e, consequentemente, tornam mais difícil a divulgação de dados sigilosos. Para deixar tudo dentro do controle é importante lembrar-se de manter os programas atualizados.

Segurança física

Além de tudo isso já citado, o GED também tem uma importante segurança contra danos físicos. Apesar de estarem diminuindo, os casos de pequenos incêndios em prédios comerciais, por exemplo, já foram comuns no país.

Como o sistema possibilita a inserção dos conjuntos dados na nuvem, a chance de desastres físicos promoverem uma perda incalculável diminui consideravelmente. Além do problema já citado, as informações da empresa também estarão protegidas em casos de:

  • Roubos e furtos de computadores;
  • Curtos circuitos na energia elétrica;
  • Queimas de placas-mãe e outros problemas técnicos nos PC’s.

Outros benefícios do GED

Além de todas essas garantias em relação à segurança, o GED possui várias outras qualidades. Sua comunicação e integração com outros sistemas, a possibilidade de acesso remoto e o controle da rotina produtiva interna.

Ademais, também é possível digitalizar documentos, indexá-los e armazená-los de acordo com o melhor método possível.

O GED vale a pena?

Não é à toa que o modelo de gerenciamento está se tornando tão popular e virando cada vez mais uma ferramenta corporativa obrigatória. São dezenas de vantagens oferecidas por quem adota o sistema, que acompanha o que há de mais tecnológico atualmente.

Tenha um diferencial na sua empresa – entre em contato conosco agora mesmo e confira nossas soluções.

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