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Gestão de Notas Fiscais: 4 motivos para automatizar hoje mesmo!

Gestão de Notas Fiscais: 4 motivos para automatizar hoje mesmo!
23 abr 2019
Arquivar, Arquivo Digital, Digitalização, Ged Contabil, Ged Contabilidade, Ged nas nuvens, GED/ECM, Gestão documental
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As notas fiscais possuem funções que atendem tanto às empresas, quanto aos clientes. Para os últimos, ela é parte de um relacionamento de confiança e respeito. Já no caso da própria organização estes documentos comprovam, entre outras coisas, que não houve evasão fiscal. Neste sentido, recomenda-se que a Gestão de Notas Fiscais aconteça de forma automatizada. Lidar com o grande volume de notas que costumam ser emitidas diariamente pode se tornar um problema nos modelos tradicionais.

A este montante devemos somar ainda as notas recebidas que tornam a gestão ainda mais complexa. Dentre os caminhos para facilitar este trato está a instituição das Notas Fiscais Eletrônicas (NFe). Este é um recurso que trouxe muitos benefícios para as empresas, assim como a automatização. É por isso que detalharemos a seguir 4 motivos para automatizar hoje mesmo a sua gestão!

1. Consulta rápida e fácil

Quanto maior for o volume de documentos gerados e recebidos no cotidiano da empresa, tanto maior será a dificuldade de gestão. Nos métodos convencionais o primeiro empecilho que surge é a dificuldade de encontrar certos registros individualmente. Agora, se trabalhar com arquivos digitais é uma facilitação, automatizar potencializa os benefícios.

Pois mesmo que uma gestão eletrônica seja facilitadora, as buscas específicas ainda podem ser complexas. Ao automatizar o processo, bastam alguns comandos para que em segundos uma resposta surja em tela. É por isso que se ganha muito em tempo e eficiência com estas ferramentas.

2. Facilidade de armazenamento e centralização de dados

Armazenar digitalmente as NFes em um sistema é um dos fatores que permite um acesso rápido sempre que necessário. Como na maioria dos casos as soluções funcionam através da web, há a possibilidade de acesso a partir de dispositivos variados. A praticidade chega a tal ponto que até mesmo os dispositivos móveis podem ser utilizados.

Outra vantagem de investir na automatização decorre do fato de que as informações estarão centralizadas. Ou seja, um único lugar concentrará tudo o que é necessário para a Gestão de Notas Fiscais. Controle, monitoramento e partilha de informações entre setores são a consequência desta vantagem.

3. Validação garantida e economia

Possuir um software para lidar com as NFes mantém as coisas organizadas para quando for necessário prestar informações ao fisco. Lembrando que os documentos possuem assinatura digital que certifica a sua autenticidade. E os softwares para lidar com estes registros não fornecem apenas maior segurança fiscal e contra fraudes, pois um dos maiores benefícios reside na economia de recursos. Acontece que o modo de funcionamento desta tecnologia, através do armazenamento em nuvem, reduz a necessidade de investimentos em infraestrutura. Principalmente no caso das empresas que recebem grande volume de notas, este é um grande diferencial. A economia também se relaciona com a menor necessidade de manutenção de equipamentos e contratação de pessoal.

4. Integração na Gestão de Notas Fiscais

Para finalizar, as ferramentas que fazem a gestão das suas notas fiscais possuem quase sempre função de integração. Há boa compatibilidade, por exemplo, com os ERPS. Deste modo o compartilhamento de arquivos é facilitado, não importando o formato: XMLs, DANFes, arquivos compactados ou planilhas do Excel. Trata-se de fator que colabora para maior transparência e eficiência no trato de informações fiscais.

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