Como escolher a melhor empresa de digitalização de documentos?

Na era dos sistemas de informação e das mídias digitais, a necessidade de se manter certos recursos analógicos nas empresas é cada vez menor. No caso de gerenciamento de documentos, o processo de digitalização dos arquivos tende a tornar a organização e a pesquisa mais fáceis e ágeis, o que resulta na economia de tempo para outras atividades.

Mas para que esse processo seja realmente eficaz, seguro e traga resultados positivos, é essencial contar com o apoio de uma empresa de digitalização de documentos competente, que seja capaz de criar uma cópia digital de documentos originais físicos com qualidade e também gerenciá-los da maneira mais adequada. Se você acredita que sua companhia precisa disso, veja quais pontos deve levar em consideração na hora de escolher a melhor opção.

Atendimento ao cliente

O ditado diz que a primeira impressão é a que fica, e isso pode ser fundamental na escolha de uma empresa de digitalização de documentos. O atendimento é o início da relação entre a prestadora de serviços e seu potencial comprador/usuário, e isso pode acabar em pouco tempo, caso perceba que as possibilidades de negócios entre as partes não sejam boas.

Para isso, faça uma avaliação dos diferentes canais de atendimento que a empresa dispõe para clientes, solicite orçamentos e observe a maneira como eles tratam essa questão e conheça o local de trabalho e seus colaboradores. O serviço de gerenciamento tende a ser muito mais eficiente com uma prestadora que saiba como lidar com seu público.

Credibilidade da empresa

A opinião de pessoas e companhias que já utilizaram o serviço de uma empresa de digitalização de documentos pode ser fundamental na escolha ideal para a sua demanda. A internet também é uma ótima ferramenta para consultar a credibilidade, por meio das opiniões em redes sociais e fóruns.

Sistemas de gerenciamento e tecnologias utilizadas

Mesmo que você não entenda muito sobre os métodos utilizados na digitalização e no gerenciamento dos documentos, é importante que eles sejam adequados às demandas da sua empresa. Para isso, tire todas as suas dúvidas no primeiro atendimento e faça pesquisas na internet para saber se a prestadora de serviço em questão consegue aliar o uso de métodos modernos e eficientes com qualidade e segurança.

Diferenciais oferecidos

Alguns diferenciais podem agregar ainda mais valor à sua escolha e tornar os processos mais ágeis e práticos para sua empresa. Para isso, procure se informar sobre os serviços oferecidos, os sistemas de armazenamento e seus níveis de segurança, nível de qualificação dos profissionais envolvidos e suporte oferecido em casos urgentes, entre outros pontos.

Presença da guarda diferenciada

É importante salientar que a guarda diferenciada pode incluir a digitalização de documentos. Esse serviço, oferecido por algumas empresas do setor, consiste na identificação de cada arquivo recepcionado – geralmente, um código de barras registrado em sistemas eletrônicos. Quando houver a necessidade de utilizar esse documento, ele é encontrado de forma mais rápida e fácil.

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