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Quais as consequências de uma má administração de documentos?

consequências de uma má administração de documentos
27 Maio 2019
Arquivo Digital, Digitalização, Documentos, GED Acadêmico, Ged Contabil, Ged Contabilidade, GED Coopetativa de credito, GED Hospitais, Ged nas nuvens, GED/ECM, Gestão documental, Organização, Terceirização de documentos, Workflow
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A gestão documental em uma organização é indissociável do cumprimento das leis tributária, fiscal e trabalhista. Consequentemente, quanto maior o trânsito deste tipo de informação dentro da empresa, mais apurado deverá ser o seu controle. Neste texto apresentaremos quais as consequências de uma má administração de documentos.

Os resultados podem ser de ordem operacional, financeira e até mesmo legal. Quanto aos reflexos, eles têm potencial para se estenderem por um longo tempo. Algo do qual a organização pode não conseguir se recuperar por completo. Atenção aos problemas seguintes para evitar um resultado como este.

Desorganização e inconsistência

A administração ineficiente favorece a desorganização, especialmente quando trabalhamos com os documentos físicos. Um fator que em longo prazo tende a piorar exponencialmente. Afinal, os itens armazenados naturalmente vão aumentar. Da mesma forma, o manuseio por parte dos colaboradores será constante.

É inevitável que a organização inicial se torne cada vez mais inconsistente. Assim, inúmeros documentos serão armazenados de forma incorreta. Quando forem necessários não poderão ser encontrados. A confusão resulta em desperdício de tempo e capital. Seja por se perderem oportunidades de negócio, ou pelo risco latente de multas.

Perda de documentos

Uma situação como a descrita acima em algum momento irá levar à perda de documentação. Este é o erro mais grave que pode decorrer de uma gestão ineficiente do setor. É preciso trabalhar com parâmetros que alimentem segurança e confiabilidade para evitar este risco.

Ressaltamos que as consequências mais graves da má administração resultam justamente do extravio. Uma fiscalização em tais circunstâncias terá resultado desastroso. E mesmo não chegando a este ponto, é muito provável que gastos não contabilizados surjam. Pior: é comum que os gestores não percebam o problema até o momento em que as contas já estão desequilibradas.

Aumento de custos

Já que tocamos nos gastos não contabilizados, é preciso ir adiante nesta que é uma das consequências de uma má administração de documentos. O aumento de custos pode estar relacionado à diversos fatores, como a necessidade de compra de materiais. Em um ambiente mal gerido eles podem ser adquiridos em demasia ou falta.

Além de tudo, há os gastos naturais com o ambiente de armazenamento, que só vão aumentar se ele for desorganizado. Por fim, de modo indireto o negócio estará deixando de lucrar. Afinal, os seus colaboradores gastarão um tempo precioso atrás de documentos que não conseguem encontrar. A queda na produtividade é certeira.

Mais burocracia, menos eficiência

Outro fator que afeta a produtividade, assim como a eficiência, é a burocracia. Ela estará presente de forma acentuada na dificuldade de acesso aos arquivos. A empresa pode chegar ao ponto de não saber quais critérios utilizar para conceder acessos.

Esta situação, ao mesmo tempo em que diminui a eficiência do negócio, pode causar insegurança. Com isto, favorece o vazamento de informações confidenciais. Mais uma vez, as consequências desta situação podem ser graves para a organização.

 

 

Experimente um GED para resolver estes problemas

Estas são as principais consequências de uma má administração de documentos. A boa notícia é que um GED pode resolver muitas destas questões. Para saber um pouco mais sobre o assunto, visite o nosso site e confira o software que oferecemos. Tenha um diferencial na sua empresa, entre em contato conosco agora mesmo e confira nossas soluções. Gerenciar, a inteligência documental que a sua empresa precisa.

Continue lendo:

  • WORKFLOW: SAIBA COMO UM SISTEMA GED TE AJUDA NA ORGANIZAÇÃO
  • GED PARA CONSTRUTORAS – MELHOR ORGANIZAÇÃO, SEGURANÇA E AGILIDADE NOS NEGÓCIOS

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