Quais as consequências de uma má administração de documentos?
Grupo GerenciarA gestão documental em uma organização é indissociável do cumprimento das leis tributária, fiscal e trabalhista. Consequentemente, quanto maior o trânsito deste tipo de informação dentro da empresa, mais apurado deverá ser o seu controle. Neste texto apresentaremos quais as consequências de uma má administração de documentos.
Os resultados podem ser de ordem operacional, financeira e até mesmo legal. Quanto aos reflexos, eles têm potencial para se estenderem por um longo tempo. Algo do qual a organização pode não conseguir se recuperar por completo. Atenção aos problemas seguintes para evitar um resultado como este.
Desorganização e inconsistência
A administração ineficiente favorece a desorganização, especialmente quando trabalhamos com os documentos físicos. Um fator que em longo prazo tende a piorar exponencialmente. Afinal, os itens armazenados naturalmente vão aumentar. Da mesma forma, o manuseio por parte dos colaboradores será constante.
É inevitável que a organização inicial se torne cada vez mais inconsistente. Assim, inúmeros documentos serão armazenados de forma incorreta. Quando forem necessários não poderão ser encontrados. A confusão resulta em desperdício de tempo e capital. Seja por se perderem oportunidades de negócio, ou pelo risco latente de multas.
Perda de documentos
Uma situação como a descrita acima em algum momento irá levar à perda de documentação. Este é o erro mais grave que pode decorrer de uma gestão ineficiente do setor. É preciso trabalhar com parâmetros que alimentem segurança e confiabilidade para evitar este risco.
Ressaltamos que as consequências mais graves da má administração resultam justamente do extravio. Uma fiscalização em tais circunstâncias terá resultado desastroso. E mesmo não chegando a este ponto, é muito provável que gastos não contabilizados surjam. Pior: é comum que os gestores não percebam o problema até o momento em que as contas já estão desequilibradas.
Aumento de custos
Já que tocamos nos gastos não contabilizados, é preciso ir adiante nesta que é uma das consequências de uma má administração de documentos. O aumento de custos pode estar relacionado à diversos fatores, como a necessidade de compra de materiais. Em um ambiente mal gerido eles podem ser adquiridos em demasia ou falta.
Além de tudo, há os gastos naturais com o ambiente de armazenamento, que só vão aumentar se ele for desorganizado. Por fim, de modo indireto o negócio estará deixando de lucrar. Afinal, os seus colaboradores gastarão um tempo precioso atrás de documentos que não conseguem encontrar. A queda na produtividade é certeira.
Mais burocracia, menos eficiência
Outro fator que afeta a produtividade, assim como a eficiência, é a burocracia. Ela estará presente de forma acentuada na dificuldade de acesso aos arquivos. A empresa pode chegar ao ponto de não saber quais critérios utilizar para conceder acessos.
Esta situação, ao mesmo tempo em que diminui a eficiência do negócio, pode causar insegurança. Com isto, favorece o vazamento de informações confidenciais. Mais uma vez, as consequências desta situação podem ser graves para a organização.
Experimente um GED para resolver estes problemas
Estas são as principais consequências de uma má administração de documentos. A boa notícia é que um GED pode resolver muitas destas questões. Para saber um pouco mais sobre o assunto, visite o nosso site e confira o software que oferecemos. Tenha um diferencial na sua empresa, entre em contato conosco agora mesmo e confira nossas soluções. Gerenciar, a inteligência documental que a sua empresa precisa.
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