Workflow: Saiba como um sistema GED te ajuda na organização

Para que o ambiente de trabalho passe a ter mais rendimento e tudo funcione da melhor maneira, o que muitas empresas estão fazendo nos dias atuais é adotar o sistema GED para automatizar alguns processos e contribuir com o fluxo de trabalho de seus próprios funcionários. Mas além disso, o GED auxilia muito o workflow. Conheça mais sobre esses dois conceitos e como eles trabalham juntos.

O que é GED?

GED é a sigla para Gestão Eletrônica de Documentos. Com a utilização de um software apropriado, ele ajuda a captação, distribuição e armazenamento de documentos que podem ser acessados com muito mais facilidade e segurança.

Vem ganhando popularidade nas empresas por apresentar inúmeras vantagens, que vão desde a facilidade de acesso para a redução de custos e a segurança de ter sempre um backup caso venha a acontecer alguma coisa com os documentos físicos, chegando até mesmo no aumento da produtividade pela economia de tempo que geralmente ocupa o processo de procurar um documento em específico.

O que é Workflow?

Workflow é um termo em inglês que significa fluxo de trabalho. Em um âmbito empresarial, ele pode significar fluxo dos processos empresariais. Seu objetivo é a aplicação de uma sequência de passos necessários para automatizar processos de acordo com um conjunto de regras. Ele busca representar uma relação e um equilíbrio entre a tecnologia e a empresa, conectando às pessoas aos processos da organização de maneira mais rápida e fácil.

Como unir essas duas ferramentas?

Como tanto o GED quanto o Workflow possuem objetivos e métodos similares, eles podem funcionar muito bem juntos, podendo até mesmo completar um ao outro. O sistema de gerenciamento eletrônicos de documentos é feito para se adequar às necessidades da sua empresa e organizar os documentos da melhor maneira possível, portanto, é muito fácil adequar essa organização ao tipo de workflow que a empresa decidir adotar.

Sistema de Gerenciamento de Workflow

A união desses dois processos geralmente recebe o nome de Sistema de Gerenciamento de Workflow, ou identificado pela sigla SGWF. Através da colaboração, do compartilhamento de informação e da coordenação do trabalho, a automatização das tarefas pode fazer com que o trabalho seja muito mais eficaz e criativo.

Por isso, existem alguns tipos diferentes que surgem da combinação entre GED e workflow que são: workflow de aprovação, onde cada processo ou documento deve passar por um aprovador; workflow de alteração, é possível estabelecer que uma alteração aconteça sempre que determinada coisa acontecer; e workflow de exclusão, onde itens pré-estabelecidos podem ser excluídos automaticamente do sistema.

Tudo fica organizado!

Com a combinação entre GED e Workflow, tudo fica muito mais fácil e organizado. Aplique a workflow que melhor se adapta no seu caso e combine com a gestão de documentos que melhor se adapta a sua workflow, aumentando os rendimentos e produtividade da sua empresa que, consequentemente, aumentará seus lucros.

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