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Gestão de documentos: conceitos e procedimentos básicos

Conceitos de gestão de documentos
03 jun 2019
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A gestão de documentos cresce no Brasil e se torna um serviço de grande valia para milhares de empresas. Todo empreendimento, independentemente de seu porte ou área de atuação, gera uma grande quantidade de documentos que precisam ser armazenados e organizados, pois contêm informações importantes.

Gerir estes documentos com eficiência e praticidade é fundamental para qualquer empresa. O gerenciamento destes documentos com eficiência e praticidade pode ser implementado através de uma consultoria arquivística realizada por empresas especializadas como o Grupo Gerenciar ou profissionais arquivistas com expertise em Gestão de Documentos.

Conheça alguns procedimentos e conceitos básicos relativos à Gestão de Documentos:

Conceitos de Gestão de Documentos

Os conceitos de Gestão de Documentos são definidos pela Lei 8.159 de 1991, artigo 3º.

Segundo a lei, Gestão de Documentos é o conjunto de operações técnicas e procedimentos referentes à produção, tramitação, avaliação, uso e arquivamento em fase intermediária e corrente, com vista para sua eliminação ou guarda permanente.

Estes documentos são recebidos pela empresa gestora de documentos, que faz a recepção, a indexação e a digitalização destes documentos. Eles passam então a ter cópias digitais seguras com backup.
As principais etapas do fluxo de gestão de documentos são:

– Recepção – a empresa gestora recebe os documentos da contratante
– Indexação – os documentos são listados, definidos e organizados por índices
– Digitalização – o conteúdo dos documentos físicos torna-se um arquivo digital
– Guarda do documento físico – Por razões legais, documentos originais físicos só possuem validade se forem apresentados nesta forma. Caso seja necessária a apresentação em juízo, o documento físico fica mais acessível com um serviço de gestão de documentos para localizar as pastas e arquivos.
– Armazenamento de cópias digitais – Mesmo que a cópia digital não tenha valor legal, para verificação interna a cópia digital é acessível mais rapidamente, e não oferece risco de danos aos documentos físicos.

Emissão de documentos digitais

Porém, hoje em dia, boa parte dos documentos de uma empresa já pode ser emitido de maneira digital com plena validade legal, assinados digitalmente. Neste caso, quando o documento é impresso, a versão física é apenas uma cópia, pois o documento original é o digital.

Para estes casos, a gestão de documentos também é fundamental. A emissão de documentos digitais exige organização, indexação e um software específico para sistematizar, categorizar e acessar todos estes documentos rapidamente. Por isso, é um serviço fundamental a várias empresas.

Documentos têm ciclo de vida:

Todo documento tem um ciclo de vida. Ele é emitido, armazenado, publicado, aprovado, distribuído, encaminhado, expirado, eliminado ou recolhido para a guarda permanente (conforme a natureza do documento). A gestão de documentos também ajuda neste sentido, a fim de fazer com que a empresa guarde apenas os documentos realmente necessários para sua operação, economizando custos, espaço e armazenamento.

Alguns documentos precisam ser guardados por 5 anos. Outros, por 10, alguns, por 20 anos e assim sucessivamente. A gestão de documentos permite às empresas armazenar todos estes documentos pelo tempo necessário nas condições exigidas por lei, que pode ser melhor observado através da tabela de temporalidade, caso a empresa utilize uma.

Empresas públicas, por exemplo, precisam disponibilizar as informações de acordo com a Lei de Transparência e Acesso à Informação. Empresas privadas podem ter que disponibilizar documentos a clientes, fornecedores ou acionistas em tempo hábil.

Gestão de documentos economiza tempo e dinheiro

Em um arquivo físico, podem ser necessários vários funcionários e bastante tempo para que sejam encontrados todos os documentos solicitados, dado o volume de pastas, arquivos e papéis que precisam ser manuseados, com o risco de ainda danificar os documentos.

Com a gestão de documentos, o tempo, o dinheiro e o esforço manual gastos, são quase desconsiderados. Tudo é feito de forma rápida e eficiente com o software criado por nossa própria empresa.

Tenha gestão documental em sua empresa

A gestão documental é um investimento que  trará um grande retorno financeiro e operacional. Por isso, não deixe de investir, acabar com burocracias e agilizar os processos do seu negócio.

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Você pode acessar tutoriais sobre o tema diretamente nos links abaixo: 

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